Актуальная редакция: Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 (в редакции от № 47).

Общие положения и объект ведения

Трудовая книжка ведётся на всех работников, с которыми наниматель заключил трудовой договор (контракт).

• Обязательно ведение для работников по трудовому договору, включая договор на испытательный срок.
• Исключение: При совместительстве, если эта работа не является для работника основной, запись в трудовую книжку не вносится. Сведения о совместительстве фиксируются только в штатном расписании и платёжной ведомости.
• Трудовая книжка выдаётся работнику при приёме на работу и хранится у нанимателя.

Нормативная база

Основной документ, регламентирующий все процессы, — Инструкция о порядке ведения трудовых книжек. Она утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты и регулярно обновляется.

• Первоначальное утверждение: Постановление Минтруда от № 40.
• Последние значимые изменения: Постановление Минтруда от № 47. Они касались, в первую очередь, порядка оформления дубликатов.

Важно: Старые бланки трудовых книжек (до 2014 г.) не подлежат обязательному обмену на новые. Ведутся и они, по общим правилам.

Порядок заполнения и внесения записей

При приёме на работу

1. Наниматель обязан получить у работника трудовую книжку (или её дубликат) и документы, подтверждающие образование, квалификацию (если они требуются для работы).
2. В первую страницу вносится запись о приёме:
   • Дата приёма.
   • Наименование нанимателя (организации, ИП).
   • Подразделение, должность (профессия) в соответствии со штатным расписанием.
   • Основание приёма (номер и дата приказа, трудового договора).
   • Подпись работника и руководителя (уполномоченного лица) нанимателя.
   • Печать нанимателя.

В течение трудовой деятельности

В трудовую книжку вносятся сведения о:

• Переводах на другую постоянную работу в той же или другой организации (с указанием нового подразделения, должности, тарифно-квалификационного разряда).
• Увольнении с указанием причины и основания (статья Трудового кодекса, пункт договора).
• Награждениях (почетными грамотами, знаками отличия и т.д.), если они предусмотрены локальными актами.
• Обучении с отрывом от работы, если оно ведётся за счёт нанимателя (с указанием учебного заведения, специальности, документа об образовании).

Запрещено: Вносить записи, не основанные на документах (приказы, договоры), а также вносить исправления и помарки. Все записи делаются чётким почерком, чернилами (шариковой ручкой синего или чёрного цвета).

При увольнении

Запись об увольнении вносится в день увольнения на основании изданного приказа (распоряжения) и заявления работника. В записи указывается:

• Дата увольнения.
• Наименование нанимателя.
• Статья Трудового кодекса РБ или пункт договора, на основании которого происходит увольнение (например, «п. 2 ст. 42 ТК РБ – истечение срока трудового договора»).
• Подпись руководителя (уполномоченного лица) и печать.

Работнику выдаётся трудовая книжка с внесённой записью об увольнении под расписку. Если работник не явился за книжкой, наниматель направляет её ему заказным письмом с уведомлением.

Порядок выдачи, учёта и хранения

• Выдача: Трудовая книжка выдаётся работнику при приёме на работу. При увольнении — в день увольнения или после (с оформлением соответствующей записи).
• Учёт: Наниматель ведёт журнал учёта выдачи трудовых книжек (и дубликатов), где фиксируются: номер книжки, ФИО работника, дата выдачи и получения, подписи.
• Хранение: В период работы сотрудника трудовая книжка хранится у нанимателя в кадровом подразделении (у кадровика, секретаря). Хранится в отдельном деле или сейфе, обеспечивающем сохранность.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат выдаётся в случае утраты (утраты, порчи, невозможности использования) оригинальной трудовой книжки.

Порядок оформления (актуальный с 2023 г.)

С 30 ноября 2023 года порядок был изменён. Теперь для оформления дубликата:

1. Работник подаёт заявление и документы (паспорт, документ об образовании и т.д.).
2. Наниматель (текущий или последний) обязан запросить сведения о трудовой деятельности работника у предыдущих нанимателей.
3. Запросы направляются письменно (по почте, через электронную почту) или через электронную услугу Фонда социальной защиты населения (код услуги 3.25.12).
4. На основании полученных сведений и документов наниматель заполняет дубликат по форме, установленной Инструкцией.
5. Дубликат выдаётся работнику. На его первой странице делается отметка: «Дубликат».

Важно: Работник не должен самостоятельно собирать справки с прошлых мест работы. Эта обязанность лежит на нанимателе, который оформляет дубликат.

Особые случаи

Иностранные граждане

Порядок ведения для иностранцев, работающих в РБ, регламентирован Главой 10 Инструкции. Они получают трудовую книжку по общим правилам. При увольнении и выезде из РБ книжка выдаётся под расписку. Если иностранный гражданин продолжает работать у другого нанимателя в РБ, трудовая книжка передаётся новому нанимателю.

Работники-индивидуальные предприниматели (физлица)

Индивидуальные предприниматели (ИП), нанимающие работников, также обязаны вести трудовые книжки. Инструкция была скорректирована для упрощения кадрового делопроизводства для малого бизнеса.

Ответственность

Нарушение порядка ведения трудовых книжек (невыдача, несвоевременное внесение записей, искажение сведений) влечёт административную ответственность по ст. 9.27 Кодекса РБ об административных правонарушениях (предупреждение или штраф).

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Внесение записи об увольнении без указания конкретного основания (статьи ТК).
  Решение: Всегда ссылаться на пункт статьи Трудового кодекса или пункт договора.
• Ошибка: Исправление ошибок в уже внесённых записях (зачёркивание, подчистка).
  Решение: Ошибочную запись не исправлять! Вносить новую, правильную запись, с указанием «Внесена взамен записи от …» и подписями.
• Ошибка: Отсутствие печати нанимателя на записях.
  Решение: Печать ставить на все записи, подписанные руководителем.
• Ошибка: Хранение трудовых книжек в ненадёжных условиях (открытые шкафы).
  Решение: Хранить в закрывающемся шкафу или сейфе, ограничив доступ.

Ведение трудовых книжек в Беларуси — строго регламентированный процесс. Ключевые документы: Трудовой кодекс РБ и Инструкция Минтруда от №40 (ред. от №47). Наниматель обязан:

1. Выдать книжку при приёме на работу.
2. Своевременно и точно вносить все сведения о трудовой деятельности на основании приказов и договоров.
3. Обеспечить надёжное хранение и учёт.
4. При утрате оформить дубликат, запросив информацию у предыдущих работодателей.

Соблюдение этих правил защищает и интересы работника (подтверждает его стаж и опыт), и интересы нанимателя (избежание штрафов).

Примечание: Для получения самой актуальной версии Инструкции рекомендуется обращаться к официальному сайту Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (mintrud.gov.by).