Дата публикации: 21 мая 2026 года | Обновлено: 21 мая 2026 года
является основным нормативным документом, регулирующим порядок ведения, заполнения и хранения трудовых книжек в Республике Беларусь.
С 1 января 2024 года вступили в силу новые редакции этой инструкции, которые продолжают действовать в 2026 году.
Общие положения об инструкции 40
Инструкция о трудовых книжках 40 определяет:
- Правила ведения трудовых книжек
- Порядок заполнения трудовых книжек
- Требования к хранению трудовых книжек
- Ответственность за нарушение правил ведения
Важно: Все записи в трудовой книжке должны вноситься на русском языке, четко, без помарок и исправлений. Использование сокращений допускается только в установленных случаях.
Кто отвечает за ведение трудовых книжек?
Ответственность за ведение трудовых книжек возложена на:
- Работодателя (организация или индивидуальный предприниматель)
- Специалиста кадровой службы, назначенного приказом
- Сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек (может быть совместителем)
Порядок заполнения трудовой книжки
Титульный лист
Титульный лист заполняется при первом оформлении трудовой книжки и содержит:
- Фамилию, имя, отчество работника
- Число, месяц и год рождения
- Образование
- Профессию или специальность
- Дата заполнения (число и год цифрами, месяц прописью)
Образец заполнения титульного листа:
Фамилия: Иванов
Имя: Петр
Отчество: Сергеевич
Дата рождения: 15 марта 1985 г.
Образование: высшее
Профессия: экономист
Дата заполнения: 21 мая 2026 г.
Подпись владельца: _____________ (Иванов П.С.)
Подпись ответственного лица: _____________ (Иванова М.И.)
Раздел «Сведения о работе»
Этот раздел является основным и содержит записи о:
- Приеме на работу
- Переводе на другую работу
- Увольнении
- Награждениях
Основные требования к записям:
- Сквозная нумерация записей (порядковый номер)
- Запись вносится в день издания приказа (распоряжения)
- Используются только официальные наименования профессий и должностей
- Записи делаются чернилами черного, синего или фиолетового цвета
- Не допускаются сокращения, кроме общепринятых
Пример записи о приеме на работу:
№ 5
принят на работу в ООО «Альфа» на должность экономиста планово-экономического отдела
Основание: Приказ № 45-к от
Раздел «Сведения о награждениях»
В этот раздел вносятся записи о:
- Поощрениях за успехи в работе
- Награждениях почетными грамотами
- Присвоении почетных званий
Пример записи о награждении:
№ 2
объявлена благодарность за добросовестное выполнение трудовых обязанностей
Основание: Приказ № 40-к от
Ведение книги учета движения трудовых книжек
Каждый работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек, которая содержит:
- Сведения о приеме трудовых книжек от работников
- Записи о выдаче новых книжек
- Информацию о выдаче вкладышей
- Записи о возврате книжек при увольнении
Форма книги учета:
| № п/п | Фамилия, имя, отчество | Дата рождения | Серия и номер трудовой книжки | Дата приема на работу | Дата выдачи трудовой книжки | Подпись работника |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Петр Сергеевич | АА 123456 | Иванов П.С. |
Хранение трудовых книжек
Основные правила хранения:
- Трудовые книжки хранятся у работодателя в сейфе или металлическом шкафу
- Доступ к трудовым книжкам имеют только ответственные лица
- Трудовые книжки выдаются работникам только при увольнении
- В случае ликвидации организации трудовые книжки передаются правопреемнику или в архив
- Срок хранения трудовых книжек ‒ 75 лет
⚠️ Нарушение правил хранения трудовых книжек может повлечь административную ответственность!
Исправление ошибок в трудовой книжке
Если в трудовой книжке допущена ошибка, необходимо:
- Зачеркнуть неправильную запись одной чертой
- Написать правильную запись на следующей строке
- Сделать запись «Запись №__ исправлена» с указанием основания
- Поставить подпись ответственного лица и печать организации
Пример исправления ошибки:
№ 3
принят на работу в ООО «Альфа» на должность менеджера экономиста
Запись №3 исправлена
Основание: Служебная записка от
Подпись: Иванов П.С., Иванова М.И.
Выдача трудовой книжки при увольнении
При увольнении работника работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении в трудовую книжку
- Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения
- Получить от работника расписку в получении трудовой книжки
Пример записи об увольнении:
№ 6
уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 40 Трудового кодекса Республики Беларусь
Основание: Приказ № 50-к от
Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек
За нарушение правил ведения, заполнения и хранения трудовых книжек предусмотрена ответственность:
- Административная: штраф от 4 до 20 базовых величин (ст. 9.19 КоАП РБ)
- Дисциплинарная: замечание, выговор, увольнение
- Материальная: возмещение ущерба, причиненного работнику
подтверждающим трудовой стаж работника. Неправильное ведение может привести к серьезным последствиям как для работника, так и для работодателя.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли вести трудовую книжку на иностранном языке?
Ответ: Нет, все записи в трудовой книжке должны вноситься на русском языке, как это предусмотрено Инструкцией 40.
Вопрос 2: Можно ли использовать электронную трудовую книжку?
Ответ: В Республике Беларусь пока не внедрена система электронных трудовых книжек. Все записи должны вноситься в бумажный вариант.
Вопрос 3: Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Ответ: Работник должен обратиться к последнему работодателю для восстановления записей. Если это невозможно, записи восстанавливаются на основании других документов (трудовых договоров, приказов и т.д.).
Вопрос 4: Можно ли вносить записи в трудовую книжку задним числом?
Ответ: Нет, все записи должны вноситься в день издания приказа (распоряжения), то есть своевременно.
Инструкция о трудовых книжках 40 является основополагающим документом, регулирующим ведение трудовых книжек в Республике Беларусь.
Соблюдение всех правил, установленных этой инструкцией, позволяет избежать ошибок и спорных ситуаций как для работника, так и для работодателя.
Помните, что трудовая книжка ⏤ это документ строгой отчетности, который должен храниться в надлежащих условиях и заполняться в соответствии с установленными правилами.
с учетом изменений, действующих в 2026 году. Для получения официальной информации рекомендуется обращаться к тексту нормативного акта;
Дата последнего обновления: 21 мая 2026 года