Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и влияющий на формирование пенсионных прав. Поэтому любые неточности в её записях должны устраняться строго в соответствии с нормативными актами. Ниже представлена подробная инструкция по исправлению ошибок в трудовой книжке, основанная на действующем приказе Минтруда России от № 320н и актуальной практике 2026 года.

Основные принципы исправления записей

• Запрещено зачёркивание ранее внесённых записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
• Ошибочная запись признаётся недействительной, после чего вносятся корректные сведения.
• Все исправления оформляются только работодателем, который внес оригинальную запись (или его правопреемником). Самостоятельное изменение трудовой книжки сотрудником считается подделкой документа.
• При исправлении указываются:
  • порядковый номер записи;
  • текущая дата (число, месяц, год);
  • указание, что предыдущая запись недействительна;
  • корректные сведения;
  • реквизиты документа (приказа, распоряжения, решения суда и т.п.), на основании которого внесено исправление.

Пошаговая инструкция по исправлению ошибки

1. Установить факт ошибки – сравнить запись в трудовой книжке с первичным документом (приказом о приёме/увольнении, трудовом договоре, выпиской из ЕГРЮЛ и т.д.).
2. Подготовить корректирующий документ – издать приказ (или распоряжение) о признании прежней записи недействительной и внесении новой записи. В приказе обязательно указать:
   • номер и датa приказа;
   • ФИО сотрудника;
   • какая именно запись ошибочна;
   • какие сведения должны быть внесены вместо ошибочных;
   • ссылка на первичный документ, подтверждающий правильность новых данных.
3. Внести исправление в трудовую книжку:
   1. В графе «№ п/п» указать следующий порядковый номер после последней действительной записи.
   2. В графе «Дата» поставить текущую дату (например, ).
   3. В графе «Сведения о работе» (или «Сведения о награждении») сначала записать фразу: «Запись № [номер ошибочной записи] признать недействительной».
   4. На следующей строке внести корректные сведения (должность, подразделение, дата приёма/увольнения и т.п.).
   5. В графе «Основание» указать реквизиты приказа, которым внесено исправление (например: «Приказ № 123 от »).
4. Подписать и заверить – запись подписывается уполномоченным лицом отдела кадров (или руководителем организации) и заверяется печатью организации (если она используется).
5. Уведомить сотрудника – выдать ему справку о внесении исправления либо ознакомить под подпись с изменённой записью.

Особенности исправления в различных ситуациях

Ошибка обнаружена во время работы на новом месте

Если неточность найдена после того, как сотрудник уже трудоустроен в другой организации, исправление производит первый работодатель (тот, кто внес ошибочную запись). Алгоритм:

• Запросить у бывшего работодателя копию приказа о приёме/увольнении.
• Подготовить корректирующий приказ в своей организации (если вы являетесь правопреемником) или направить запрос бывшему работодателю о внесении исправления.
• После получения подтверждения о внесении исправления в прежнюю трудовую книжку, сделать запись в своей книжке о продолжении работы (если требуется).

Ошибка обнаружена после восстановления на работе

В случае, когда сотрудник был незаконно уволен и позже восстановлен судом или соглашением сторон:

• Сначала признать недействительной запись об увольнении.
• Затем внести запись о восстановлении: «Работник восстановлен в прежней должности согласно решению суда № [номер] от [дата]».
• Указать основание – реквизиты судебного решения или соглашения о восстановлении.

Ошибка в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Для ЭТК порядок аналогичен, но исправление вносится через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через систему СФР:

• В разделе «Корректирующие сведения» выбрать тип ошибки (например, «Неверная дата приёма»).
• Загрузить скан приказа или иного документа, подтверждающего правильность данных.
• Система автоматически сформирует корректирующую запись и уведомит работника.

Организация ликвидирована или закрыта

Если работодатель, внесший ошибочную запись, больше не существует:

• Сотрудник может обратиться в территориальное отделение СФР с заявлением о внесении корректирующих сведений.
• К заявлению приложить копии документов, подтверждающих правильные сведения (трудовой договор, приказы, выписки из ЕГРЮЛ и т.д.).
• СФР проверит документы и внесёт исправление в электронную трудовую книжку, а также выдаст справку о внесении изменений.

Пример оформления исправления (образец 2026 года)

Примечание: В графе «Сведения о работе» сначала указывается фраза о недействительности предыдущей записи, затем – корректные сведения. Каждая часть может быть размещена на отдельной строке для лучшей читаемости.

Что нельзя делать при исправлении трудовой книжки

• Зачёркивать, стирать или использовать корректирующую жидкость.
• Вносить изменения без приказа или иного официального документа.
• Позволять сотруднику самостоятельно править свою трудовую книжку.
• Использовать неутверждённые аббревиатуры или сокращения, которые могут вызвать неоднозначность.

Ответственность за нарушение порядка исправления

Согласно ст. 14.13 КоАП РФ, незаконное изменение трудовой книжки (подделка документа) влечёт наложение штрафа на должностное лицо от 5 000 до 10 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет. Для организации – штраф от 50 000 до 100 000 рублей.

Полезные рекомендации для кадровых служб

1. Периодически (не реже одного раза в год) проводить внутренний аудит трудовых книжек на предмет ошибок.
2. Хранить копии всех приказов о приёме, переводе и увольнении минимум 75 лет (с учётом пенсионного обеспечения).
3. Обучать сотрудников отдела кадров правилам оформления и исправления записей, используя актуальные нормативные акты и методические рекомендации Минтруда.
4. При переходе на электронные трудовые книжки вести параллельное ведение бумажных версий до полной миграции, чтобы избежать потери данных.
5. В случае сомнений – запрашивать разъяснения в территориальном органе СФР или у юридического консультанта организации.

Соблюдение установленного порядка исправления записей в трудовой книжке гарантирует законность документооборота, защищает права работника и обеспечивает корректное формирование его страхового стажа. Следуйте представленной инструкции, и вы избежите штрафов и споров с контролирующими органами.