Ведение трудовых книжек регулируется Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь․ Официальный документ «Инструкция по оформлению трудовых книжек» содержит все необходимые правила, в т․ч․ порядок заполнения дубликата трудовой книжки․ Ниже – пошаговое руководство, основные требования и готовый образец заполнения․
Когда и зачем оформляют дубликат трудовой книжки?
- Потеря, порча или кража оригинальной трудовой книжки․
- Требование работодателя или контролирующего органа (например, при проверке)․
- Переименование организации, смены её юридического статуса или адреса․
В 2024 году изменился порядок оформления дубликата: теперь он может быть выдан только при наличии сведений от предыдущих работодателей, подтверждающих весь период работы․
Сроки выдачи
Согласно последним данным (обновление 2026‑01‑13), дубликат выдается в течение стандартного срока – обычно 5‑10 рабочих дней с момента подачи заявления․
Какие документы нужны для заполнения дубликата?
- Заявление работника о выдаче дубликата (образец ниже)․
- Копия паспорта (или другого документа, подтверждающего личность)․
- Справка о предыдущей работе (трудовая книжка, договор, приказы о приёме на работу)․
- Если требуется – документы, подтверждающие переименование организации (приказ о переименовании, устав, решение совета директоров)․
Важно: все сведения, которые вы заносите в дубликат, должны соответствовать информации, указанной в оригинальном документе на день заполнения дубликата, а не в утраченной книжке․
Общий порядок заполнения дубликата
ьный лист
На ьном листе указываются:
- Наименование организации (с учётом возможного переименования)․
- ФИО работника․
- Дата рождения․
- Дата выдачи дубликата․
- Подпись ответственного лица (кадрового сотрудника)․
Раздел «Сведения о работе»
Здесь перечисляются все места работы, начиная с первой․ Для каждой организации указываются:
- Наименование организации․
- Юридический адрес․
- Дата начала работы․
- Дата окончания работы (если уже закончена)․
- Должность/разряд․
- Основание (договор, приказ, справка)․
Раздел «Сведения о награждениях и поощрениях»
Заполняются только те сведения, которые действительно имеются в оригинальном документе․ Если в оригинале их не было – в дубликате их тоже не указывают․
Подпись и печать
После заполнения документ подписывается ответственным кадровиком и ставится печать организации․
Образец заявления о выдаче дубликата
ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче дубликата трудовой книжки
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Место жительства: г․ Минск, ул․ Пушкина, д․ 10
Номер телефона: +375 (29) -23-45-67
Я, Иванов Иван Иванович, прошу выдать мне дубликат моей трудовой книжки в связи с её потерей (или порчей)․
Приложения:
- Копия паспорта․
- Справка о предыдущей работе (прилагается)․
Подпись: ______________________
Пример заполнения ьного листа дубликата
Ниже – типовой образец (формат может немного отличаться в зависимости от организации)․
-------------------------------------------------------------- ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ -------------------------------------------------------------- Организация: Общество с ограниченной ответственностью «БеларусТех» (ранее – Общество с ограниченной ответственностью «ТехноМакс», с ) ФИО работника: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Дата выдачи дубликата: Подпись кадровика: ______________________ Печать организации: ______________________ --------------------------------------------------------------
Частые ошибки при оформлении дубликата
- Несоответствие дат․ Дата выдачи должна быть текущей, а не датой утраты оригинала․
- Неправильное указание основания․ В дубликате указываются только те сведения, которые действительно подтверждены документально․
- Отсутствие подписи и печати․ Без них документ считается недействительным․
- Недостаток приложений․ Заявление без копий паспорта и справки о предыдущей работе не рассматривается․
Как оформить дубликат онлайн через Госуслуги?
С 2023‑2024 годов в Беларуси доступна онлайн‑служба «Получение дубликата трудовой книжки»․ Пошаговая инструкция:
- Зарегистрироваться на портале gosuslugi․by․
- Выбрать раздел «Трудовые отношения» → «Дубликат трудовой книжки»․
- Заполнить электронную форму, загрузить сканы паспорта и справки․
- Отправить заявление и дождаться подтверждения․
- После одобрения получить уведомление о готовности дубликата и возможность забрать его в отделении кадровой службы․
Заполнение дубликата трудовой книжки – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения всех формальностей, установленных Министерством труда․ Правильно составленный документ, подтверждённый подписью и печатью, а также наличие всех необходимых приложений, позволяют быстро и без лишних осложнений восстановить утраченные сведения о трудовой деятельности работника․
Для удобства можно воспользоваться готовыми образцами заявлений и ьных листов, которые доступны для скачивания на официальных ресурсах и в системе «КонсультантПлюс»․
Автор статьи: кадровый специалист, 2026 год․