В современном бизнесе охрана труда — это не просто формальность, а фундамент безопасной, продуктивной и законопослушной работы. Особенно важно грамотно организовать охрану труда в отделе персонала (кадров), поскольку именно кадровики обеспечивают соблюдение норм Трудового кодекса РФ, взаимодействуют со службой охраны труда, проводят инструктажи и контролируют документацию. Несмотря на то, что работа кадровика часто ассоциируется с офисом и «безопасной» деятельностью, риск для здоровья и жизни существует, и его необходимо минимизировать.

Общие положения

Настоящая инструкция по охране труда (ИОТ) разработана для сотрудников отдела персонала (кадрового отдела) организации и регламентирует их обязанности, права и ответственность в сфере охраны труда. Инструкция составлена в соответствии с:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 212, 214, 219)
• Приказом Минтруда России № 772н от «Об утверждении Правил по охране труда»
• Федеральным законом № 122-ФЗ от «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле»
• Типовыми инструкциями для офисного персонала (с учетом актуальных требований 2026 года)

Настоящая инструкция распространяется на всех работников отдела персонала: специалистов по кадрам, менеджеров по подбору, HR-ассистентов, руководителя отдела и других сотрудников, выполняющих функции управления персоналом.

Обязанности работника отдела персонала

Каждый сотрудник отдела персонала обязан:

1. Соблюдать требования охраны труда, внутреннего трудового распорядка и правил пожарной безопасности.
2. Использовать средства индивидуальной защиты (СИЗ), если они предусмотрены для офисной работы (например, ортопедические подставки для ног, подставки для мониторов, антистресс-мыши).
3. Своевременно сообщать руководителю отдела и специалисту по охране труда о неисправностях оборудования, повреждениях электропроводки, утечках воды, неисправных розетках, неисправных стульях или освещении.
4. Не допускать перегрузки электросетей (не использовать более двух удлинителей на одну розетку, не подключать мощные приборы без разрешения).
5. Соблюдать режим труда и отдыха: делать перерывы каждые 60–90 минут, выполнять гимнастику для глаз и шеи, не работать за компьютером более 6 часов подряд без перерыва.
6. Своевременно проходить обязательные медицинские осмотры и обучение по охране труда (вводный, первичный, повторный, целевой).
7. Участвовать в разработке и актуализации должностных инструкций по охране труда для других подразделений, обеспечивая их соответствие законодательству.
8. Контролировать наличие и актуальность инструкций по охране труда у всех сотрудников организации.
9. Обеспечивать хранение и учет документов по охране труда (журналы инструктажей, протоколы проверок, приказы, сертификаты обучения).
10. В случае возникновения чрезвычайной ситуации (пожар, утечка газа, авария электросети) немедленно сообщить об этом в службу охраны труда и/или в аварийные службы, отключить оборудование, если это безопасно, и эвакуировать сотрудников в соответствии с планом эвакуации.

Обязанности работодателя

Работодатель обязан обеспечить:

• Создание безопасных условий труда в офисе отдела персонала (освещение, вентиляция, температурный режим, шумоизоляция).
• Предоставление сотрудникам офисной мебели, соответствующей требованиям эргономики (регулируемые кресла, столы, подставки для мониторов).
• Проведение вводного, первичного, повторного и целевого инструктажей по охране труда.
• Организацию обучения и повышения квалификации сотрудников отдела персонала по вопросам охраны труда не реже одного раза в год.
• Проведение ежегодных проверок состояния рабочих мест (в т.ч. по результатам специальной оценки условий труда).
• Обеспечение доступа сотрудников к актуальным нормативным документам по охране труда (в электронном и печатном виде).
• Создание и поддержание в актуальном состоянии системы документации по охране труда, включая инструкции, журналы, приказы, планы эвакуации.
• Предоставление средств индивидуальной защиты (при необходимости): антистресс-мыши, подставки для рук, очки для работы с монитором, а также средства для ухода за глазами (капли, увлажняющие спреи).

Опасные и вредные факторы в офисе отдела персонала

Несмотря на отсутствие производственных рисков, сотрудники отдела персонала подвергаются следующим факторам:

• Эргономические риски: длительное сидение, неправильная посадка, монотонные движения — приводят к остеохондрозу, туннельному синдрому, нарушению зрения.
• Электромагнитное излучение: от компьютеров, принтеров, сканеров — при длительном воздействии может вызывать усталость, головные боли.
• Недостаточное или чрезмерное освещение: вызывает напряжение глаз, снижение концентрации.
• Нарушение микроклимата: пересушенный или влажный воздух, сквозняки, способствуют простудным заболеваниям.
• Психоэмоциональные нагрузки: работа с конфликтными ситуациями, сжатые сроки, высокая ответственность — риск выгорания.
• Пожароопасность: перегрузка розеток, использование неисправной оргтехники, хранение бумаг вблизи источников тепла.

Требования безопасности при выполнении работ

При работе с компьютером

• Расстояние от глаз до экрана — не менее 50–70 см.
• Экран должен быть на уровне глаз или немного ниже.
• При работе более 1 часа — обязательный перерыв на 10–15 минут.
• Использовать фильтры для экрана при ярком освещении.
• Не использовать ноутбук на коленях — всегда использовать подставку.

При работе с оргтехникой (принтеры, сканеры, ксероксы)

• Не вмешиваться в ремонт оборудования без разрешения технического персонала.
• Не оставлять включенные устройства без присмотра на длительное время.
• При появлении запаха гари, дыма или искр — немедленно отключить устройство от сети и сообщить о неисправности.

При работе с документами и архивами

• Не перегружать стеллажи — тяжелые папки хранить на нижних полках.
• При подъеме тяжестей — сгибать колени, а не спину.
• Не хранить бумаги рядом с обогревателями, лампами, розетками.

При эвакуации

• Знать расположение ближайших выходов и эвакуационных маршрутов.
• При срабатывании пожарной сигнализации — немедленно прекратить работу, отключить компьютеры и другое оборудование, выключить свет, покинуть помещение по плану эвакуации.
• Не пользоваться лифтом при пожаре!
• Собрать и передать ответственному лицу ключи от кабинета и архивов, если это предусмотрено планом.

Инструктажи по охране труда

Сотрудники отдела персонала обязаны проходить следующие виды инструктажей:

1. Вводный инструктаж — проводится при приеме на работу специалистом по охране труда или руководителем отдела.
2. Первичный инструктаж на рабочем месте, проводится непосредственно перед началом работы, включает ознакомление с ИОТ, планом эвакуации, местом хранения СИЗ и аптечки.
3. Повторный инструктаж, проводится не реже 1 раза в 6 месяцев.
4. Внеплановый инструктаж — при изменении технологий, оборудования, после аварии или нарушения правил.
5. Целевой инструктаж — при выполнении разовых работ (например, перенос архивов, ремонт офиса).

Все инструктажи фиксируются в Журнале регистрации инструктажей по охране труда (форма по приложению к Приказу Минтруда № 772н).

Ответственность

Сотрудники отдела персонала несут ответственность за:

• Несоблюдение требований охраны труда, дисциплинарная (предупреждение, выговор) и материальная (если причинен ущерб).
• Невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением ИОТ другими подразделениями — административная и репутационная ответственность.
• Несвоевременное оформление или утеря документов по охране труда — штрафы со стороны Государственной инспекции труда.

Руководитель отдела персонала несет персональную ответственность за:

• Своевременное прохождение сотрудниками инструктажей.
• Соответствие должностных инструкций требованиям охраны труда.
• Контроль за хранением и актуальностью всех документов по ОТ в отделе.

Документы, регулирующие деятельность отдела персонала в сфере охраны труда

В отделе персонала должны быть в наличии и постоянно обновляться:

• Должностные инструкции сотрудников с разделом «Требования охраны труда»
• Инструкция по охране труда для офисного персонала (данная)
• Журналы регистрации инструктажей
• План эвакуации и схемы выходов
• Перечень средств индивидуальной защиты
• Акты проверки состояния рабочих мест
• Сертификаты обучения сотрудников по охране труда
• Приказы о назначении ответственных за ОТ

Отдел персонала — это не просто «бюрократическая» структура, а ключевой элемент системы управления охраной труда в организации. Кадровики не только соблюдают правила, но и формируют культуру безопасности у всех сотрудников. Поэтому их знания, дисциплина и ответственность напрямую влияют на уровень безопасности во всей компании.

Важно помнить: безопасность начинается с документа — но живет в привычке. Не игнорируйте мелочи: неисправная розетка, неудобный стул, забытый перерыв, всё это может привести к серьёзным последствиям. Будьте внимательны — к себе, к коллегам и к закону.

Инструкция разработана в соответствии с требованиями законодательства РФ на 2026 год. Рекомендуется пересматривать не реже одного раза в год или при внесении изменений в законодательство.

Утверждено:
Руководитель отдела персонала ______________ /________________/
Специалист по охране труда ______________ /________________/
Дата введения: _______________