С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс регулируется Федеральным законом № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» и рядом нормативных актов Минтруда. Ниже представлена подробная пошаговая инструкция‚ которая поможет работодателю и сотруднику корректно перенести сведения из бумажной трудовой книжки в электронный формат.

Нормативная база

• ФЗ‑439 от «О трудовой книжке» – основной закон‚ определяющий порядок ведения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».
• Постановление Правительства РФ № 1476 от о переходе на электронный формат трудовых книжек.
• ФЗ‑125 «О пенсионном обеспечении в Российской Федерации» – регламентирует взаимодействие с Пенсионным фондом РФ (ПФР) при подаче сведений.

Кто может перейти на ЭТК?

Переход на электронную трудовую книжку является добровольным для всех работающих граждан. Работник подаёт заявление работодателю‚ а работодатель обязан обеспечить внесение сведений в ЭТК в течение пяти рабочих дней с момента получения заявления.

Подготовка документов

Прежде чем приступать к переносу записей‚ необходимо собрать следующий пакет документов:

• Бумажная трудовая книжка сотрудника (оригинал).
• Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец можно скачать на портале Госуслуги или в разделе «Документы» на сайте ПФР).
• СНИЛС сотрудника (копия).
• Паспорт гражданина РФ (копия первой страницы и страницы с регистрацией).
• При наличии – трудовые договоры‚ приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении (для сверки данных).
• Справка о доходах за последний календарный год (по требованию работодателя).

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Получение заявления – сотрудник подаёт письменное заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде.
2. Проверка данных – кадровик сверяет сведения из бумажной трудовой книжки с данными в личном деле и трудовом договоре.
3. Внесение записи в бумажную трудовую книжку – делается отметка о переходе на ЭТК (см. образец ниже). После этого книжка выдаётся сотруднику на руки.
4. Формирование электронной трудовой книжки – через личный кабинет работодателя на портале Госуслуги или в системе ПФР создаётся запись о трудовой деятельности за весь период‚ указанный в бумажной книжке.
5. Загрузка сканов или ручной ввод – есть два способа:
   • Загрузить сканированную копию каждой страницы бумажной трудовой книжки (рекомендуется для полной точности).
   • Вручную внести сведения о каждании месте работы: дата приёма‚ дата увольнения‚ наименование организации‚ должность‚ основание (приказ/трудовой договор).
6. Отправка в ПФР – после завершения формирования ЭТК работодатель направляет сведения в Пенсионный фонд РФ через электронный документооборот (ЭДО) или загружает их в личный кабинет на сайте ПФР.
7. Подтверждение получения – ПФР присылает уведомление о принятии сведений. Работник может проверить статус своей электронной трудовой книжки в личном кабинете на Госуслугах.

Образец записи в бумажной трудовой книжке о переходе на ЭТК

Запись делается в разделе «Сведения о работе» после последней записи о трудовой деятельности:

2026 г. Переведён на электронную трудовую книжку в соответствии с заявлением работника от № 12‑К.

Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров) и печатью организации.
Как сотрудник может самостоятельно завести ЭТК через Госуслуги

Войти на портал Госуслуги (https://www.gosuslugi.ru) под своей учётной записью.
Выбрать раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
Нажать «Создать заявление о переходе на электронную трудовую книжку».
Заполнить поля: ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения‚ контактные данные.
Прикрепить скан первой и последней страниц бумажной трудовой книжки (или загрузить полную копию).
Отправить заявление. После обработки (обычно 1‑3 рабочих дня) в личном кабинете появится электронная трудовая книжка.
Уведомить работодателя о готовности ЭТК‚ предоставив ему выписку из личного кабинета (можно распечатать или передать электронно).

Важные нюансы и часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?
Согласно п. 4 ст. 66 ТК РФ‚ обратный переход с электронной на бумажную трудовую книжку не предусмотрен. После внесения записи о переходе на ЭТК бумажная книжка считается архивным документом и больше не ведётся.
Что делать‚ если в бумажной книжке есть ошибки?
Перед переносом необходимо исправить неточности в бумажной трудовой книжке (сделать исправление согласно Приказу Минтруда № 320н‚ оформив соответствующую запись и заверив её подписью и печатью). Только после этого данные переносятся в ЭТК.
Сроки хранения бумажной трудовой книжки после перехода
Бумажная трудовая книжка хранится в организации в течение 50 лет после увольнения сотрудника (ст. 66 ТК РФ). После этого её можно уничтожить по акту.
Нужно ли нотариально заверять сканы?
Нет. Для подачи в ПФР достаточно чёткого сканированного изображения или фотографии хорошего качества. Нотариальное заверение требуется только в случае спора в суде.
Что делать‚ если работник уволился до завершения переноса?
Работодатель обязан завершить перенос сведений в ЭТК в день увольнения и выдать сотруднику справку о состоянии электронной трудовой книжки (выписку из личного кабинета ПФР).
Перенос записей из бумажной трудовой книжки в электронную форму – это прозрачный и регламентированный процесс‚ который требует внимательности к документам и соблюдения установленных сроков. Следуя представленной инструкции‚ работодатель обеспечит корректное ведение электронной трудовой книжки своих сотрудников‚ а работник получит гарантированный доступ к своей трудовой истории в любое время через портал Госуслуг или личный кабинет Пенсионного фонда РФ.
Помните‚ что основной принцип – добровольность и точность. Чем аккуратнее будут перенесены сведения‚ тем меньше возникнет вопросов при назначении пенсии‚ подтверждении стажа и решении трудовых споров.