Увольнение сотрудника — это юридически значимый процесс‚ требующий строгого соблюдения норм Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Ошибки при оформлении трудовой книжки могут привести к спорам‚ штрафам со стороны трудовой инспекции и даже судебным разбирательствам. В этой статье вы найдете подробную‚ проверенную и актуальную на 2026 год инструкцию по правильному оформлению увольнения и внесению записей в трудовую книжку.
Основные правовые основания увольнения
Согласно статье 77 ТК РФ‚ трудовой договор может быть расторгнут по следующим основаниям:
- По инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), по собственному желанию
- По соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
- По инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ), сокращение‚ несоответствие должности‚ дисциплинарные взыскания и др;
- По иным основаниям (например‚ выход на пенсию‚ призыв на военную службу‚ признание недееспособным и т.д.)
Важно: В трудовой книжке обязательно указывается именно основание увольнения — не просто «уволен»‚ а с точной ссылкой на статью ТК РФ.
Пошаговая процедура увольнения
Шаг 1: Получение заявления от работника
Если работник увольняется по собственному желанию‚ он обязан подать письменное заявление не позднее чем за две недели до предполагаемой даты увольнения (ст. 80 ТК РФ). Исключения:
- Уход на пенсию
- Поступление в образовательное учреждение
- Переезд на другое место жительства
- Нарушение работодателем трудового законодательства
В таких случаях работник может уволиться в день подачи заявления.
Шаг 2: Издаётся приказ об увольнении
Работодатель издаёт приказ по форме № Т-8 (или унифицированной форме организации). В приказе обязательно указываются:
- ФИО работника
- Должность
- Основание увольнения (с ссылкой на статью ТК РФ)
- Дата увольнения
- Номер и дата приказа
Важно: Приказ должен быть подписан руководителем и ознакомлен с работником под подпись не позднее дня увольнения.
Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку
Запись об увольнении вносится в трудовую книжку в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Правила заполнения:
- Графа 1 — порядковый номер записи: продолжает нумерацию с предыдущей записи (например‚ если последняя была №15 — следующая будет №16).
- Графа 2 — дата увольнения: указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ. Это последний рабочий день сотрудника. Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением — указывается дата окончания отпуска.
- Графа 3 — основание увольнения: формулировка строго по ТК РФ. Примеры:
- «Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
- «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон‚ пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
- «Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации‚ пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»
- Графа 4 — ссылка на приказ: указывается номер и дата приказа об увольнении. Например: «Приказ № 45 от ».
Важно: Запись должна быть сделана четко‚ разборчиво‚ без помарок и исправлений. Использовать только шариковую ручку с синими или черными чернилами. Не допускается использование карандаша‚ корректора или печатной машинки.
Шаг 4: Выдача трудовой книжки
В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику под подпись (ст. 84.1 ТК РФ). Если работник отсутствует — книжка направляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
Если работник не явился за трудовой книжкой‚ работодатель обязан направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за ней. С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за хранение книжки.
Шаг 5: Закрытие личной карточки работника
После увольнения личная карточка работника (форма № Т-2) закрывается и хранится в архиве организации в течение 75 лет (согласно Постановлению Госкомстата РФ от № 1).
Шаг 6: Сдача сведений в Пенсионный фонд (ЕФС-1)
Согласно п. 4 Порядка заполнения формы ЕФС-1 и п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ‚ работодатель обязан сдать сведения об увольнении в СФР не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении.
В форме ЕФС-1 заполняется подраздел 1.1, «Сведения об увольнении». Ответственность за несвоевременную сдачу — штраф до 5 000 рублей для ИП и до 50 000 рублей для организации (ст. 19.7 КоАП РФ).
Что ещё должен выдать работодатель при увольнении?
В день увольнения работнику выдаются следующие документы:
- Трудовая книжка, основной документ о трудовой деятельности
- Справка о доходах за последние 2 года (2-НДФЛ)
- Справка о суммах начисленных и удержанных страховых взносов (СТД-Р)
- Справка о среднем заработке для расчета пособия по безработице (если работник встает на учет в ЦЗН)
- Справка о периоде работы для расчета больничного (если требуется)
- Копии приказов (по письменному запросу работника)
- Выписка из электронной трудовой книжки (если работник оформлял электронную трудовую)
Важно: Все документы выдаются бесплатно и в день увольнения. Задержка — нарушение ТК РФ.
Особенности увольнения при наличии электронной трудовой книжки
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Если работник выбрал электронный формат:
- Бумажная трудовая книжка не заполняется
- Все записи (прием‚ перевод‚ увольнение) вносятся в базу Пенсионного фонда
- Работник может получить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или в отделении ПФР
- Работодатель обязан направить сведения в ПФР в течение одного рабочего дня после увольнения
Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку‚ то при переходе на электронную — она остается у него‚ а новые записи ведутся только в электронном виде.
Частые ошибки при оформлении увольнения
- Нет ссылки на статью ТК РФ, запись считается недействительной.
- Неверная дата — указана дата приказа‚ а не последний рабочий день.
- Исправления в книжке — любые помарки‚ зачеркивания‚ корректоры недопустимы.
- Задержка выдачи книжки — даже на один день — влечет выплату среднего заработка за каждый день задержки (ст. 234 ТК РФ).
- Не сдана форма ЕФС-1 — штрафы от ПФР.
- Не выдана справка 2-НДФЛ — работник не сможет оформить налоговый вычет или пособие.
Ответственность работодателя
Нарушение правил оформления увольнения и трудовой книжки влечет:
- Штрафы от трудовой инспекции — до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ)
- Обязательство выплатить средний заработок за время задержки выдачи книжки
- Исковые требования работника о компенсации морального вреда
- Отказ в назначении пенсии или пособия по безработице из-за некорректной записи
Правильное оформление увольнения — это не формальность‚ а гарантия прав работника и защиты работодателя от юридических рисков. Ключевые принципы:
- Соблюдайте сроки — все действия в день увольнения
- Используйте точные формулировки — только по ТК РФ
- Не забывайте о ЕФС-1 — сдача в ПФР обязательна
- Выдавайте все документы — без исключений
- Документируйте всё — подписи‚ уведомления‚ копии
Помните: трудовая книжка — это история профессиональной жизни человека. Её нужно заполнять с уважением‚ точностью и ответственностью.
Совет: Регулярно проходите обучение по кадровому делопроизводству. Ошибки в трудовых книжках, одна из самых частых причин проверок трудовой инспекции.