В условиях повсеместного перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) многие работодатели и сотрудники кадровых служб задаются вопросом: актуальны ли бумажные носители и как правильно их вести? На текущую дату, май 2026 года, основным нормативным документом, регулирующим эту сферу, остается Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

Несмотр на цифровизацию, для работников, сохранивших бумажную трудовую книжку, и для ведения архивов, правила остаются строгими и требуют внимательного соблюдения. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем законодательстве.

Нормативная база и общие положения

Главным документом, которым должен руководствоваться работодатель, является упомянутый Приказ Минтруда № 320н. Он замени собой советскую инструкцию 1973 года и внес ясность в процессы ведения записей в новых реалиях.

Ключевые принципы:

• Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника.
• Все записи вносятся на основании приказов (распоряжений) работодателя.
• Записи должны вестись аккуратно, чернилами черного или синего цвета (либо с помощью печатающих устройств).

> Важно: С 2021 года новые трудовые книжки не выдаются. Они ведутся только для тех сотрудников, кто подал письменное заявление о сохранении бумажной версии до конца 2020 года, либо при утрате/порче документа (в случаях, предусмотренных законом).

Правила заполнения трудовых книжек

При внесении записей необходимо соблюдать следующие требования, чтобы документ имел юридическую силу:

Язык записей: Все записи вносятся на русском языке.
Даты: Дата указывается в числовом выражении (число, месяц, год). Например: .
Отсутствие сокращений:** В записях не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «приказ» как «пр.» или «собственному желанию» как «соб. жел.»).
Порядковый номер: Каждая запись должна иметь свой порядковый номер в рамках соответствующего раздела.
Подпись и печать: Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии). Сотрудник также должен заверить запись своей подписью.

Особенности записей при увольнении

Один из самых частых вопросов касается формулировки увольнения по собственному желанию. Согласно действующему порядку, запись должна звучать дословно со ссылкой на статью Трудового кодекса:
> «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Использование фразы «по собственному желанию» без ссылки на статью ТК РФ является ошибкой, хотя и сложившейся исторически, однако рекомендуется придерживаться полной юридической формулировки во избежание проблем при подсчете стажа.

Учет движения трудовых книжек: Журналы и книги

Работодатель обязан обеспечить строгий учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также учет движения самих книжек.

Книга учета движения трудовых книжек

Согласно пункту 40 Порядка, утвержденного Приказом № 320н, работодатель обязан вести книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек.
Требования к ведению книги:

• Формат: Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя организации и печатью (при наличии).
• Носитель: Минтруд в своих разъяснениях (в т.ч. в письмах, актуальных на 2024–2026 гг.) указывает, что книгу учета движения трудовых книжек и книгу учета бланков необходимо вести на бумажном носителе. Ведение данных книг исключительно в электронном виде без дублирования на бумаге может быть расценено как нарушение порядка хранения документов строгой отчетности.
• Содержание: В книге фиксируются сведения о приеме книжек от новых сотрудников, выдаче дубликатов, возврате книжек при увольнении и их передаче в архив.

Книга учета бланков

Отдельно ведется книга учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. В ней отражается приход бланков от поставщика и их расходование (выдача ответственному лицу).

Хранение и выдача

Порядок хранения трудовых книжек также регламентирован:

• Трудовые книжки хранятся в организации как документы строгой отчетности.
• При увольнении работника трудовая книжка выдается ему на руки в день увольнения под роспись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.
• Если работник не забрал книжку в день увольнения, работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку почтой.

Частые ошибки и как их избежать

Анализ практики показывает, что чаще всего встречаются следующие нарушения:

• Нечитаемые записи: Использование выцветших чернил или смазанных штампов.
• Отсутствие подписи работника: Каждая запись о приеме, переводе или увольнении должна быть подтверждена подписью владельца трудовой книжки.
• Записи карандашом: Категорически запрещены.
• Неправильное оформление исправлений: Ошибки нельзя зачеркивать корректором. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, рядом пишется правильная запись с указанием реквизитов документа-основания.

Действующая инструкция (Приказ Минтруда № 320н) четко регламентирует жизнь бумажных трудовых книжек в эпоху цифрового стажа. Несмотря на то, что основным инструментом подтверждения стажа становится выписка из СФР (Социального фонда России), правильное ведение бумажных документов остается обязанностью работодателя для определенной категории сотрудников и важным элементом архивного хранения.
Соблюдение правил ведения книг учета, аккуратность записей и своевременная выдача документов — залог отсутствия претензий со стороны контролирующих органов и защиты прав работников.

—
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ по состоянию на май 2026 года.