Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Правильное ее ведение является критически важной задачей для любого работодателя. Одним из ключевых нормативных актов‚ регулирующих этот процесс‚ является Инструкция по ведению трудовых книжек (постановление № 69 Минтруда). В данной статье мы подробно разберем основные положения этого документа‚ правила заполнения‚ учета и хранения трудовых книжек.
История и актуальность Инструкции № 69 Минтруда
Инструкция по заполнению трудовых книжек‚ утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69‚ долгое время оставалась главным документом‚ к которому обращались кадровики. Несмотря на то что с 1 сентября 2021 года в России вступил в силу новый порядок ведения трудовых книжек (утвержденный Приказом Минтруда России от № 320н)‚ знание положений Инструкции № 69 остается важным. Это связано с необходимостью понимания принципов заполнения старых записей‚ а также с тем‚ что многие базовые понятия перекочевали в новое законодательство.
Напомним‚ что инструкция в широком смысле слова — это руководящие указания‚ свод правил‚ устанавливающий порядок и способ осуществления чего-либо. В контексте кадрового делопроизводства Инструкция № 69 детально регламентировала производственные полномочия и обязанности работодателя по внесению записей‚ исправлению ошибок и работе с вкладышами.
Основные правила заполнения трудовых книжек
Согласно установленным требованиям‚ трудовые книжки ведутся на всех сотрудников‚ проработавших у работодателя свыше пяти дней‚ если эта работа является для них основной. Рассмотрим ключевые аспекты заполнения:
Общие требования к записям
- Записи производятся аккуратно‚ без сокращений. Например‚ нельзя писать «пр.» вместо «приказ»‚ «расп.» вместо «распоряжение» или «пер.» вместо «переведен».
- Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными‚ год — четырехзначными (например‚ );
- Все записи должны иметь порядковый номер в пределах соответствующего раздела.
Сведения о работе
В разделе «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся данные о приеме на работу‚ переводах‚ квалификации и увольнении.
Сведения о награждениях
В этот раздел вносятся государственные награды‚ почетные грамоты‚ нагрудные знаки и другие поощрения за трудовые заслуги. Поощрения‚ предусмотренные трудовым законодательством или коллективным договором (премии‚ благодарности)‚ также фиксируются здесь.
Работа с вкладышами и исправление ошибок
Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов‚ она не закрывается. Вместо этого выдается вкладыш в трудовую книжку‚ который вшивается в нее и ведется в том же порядке. На ьном листе книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
Исправление ошибочных записей
Зачеркивать неправильные записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено. Изменения вносятся путем признания записи недействительной и создания новой правильной записи. Например: «Запись за номером 15 недействительна‚ принят на должность инженера».
Учет и хранение трудовых книжек
Одним из важнейших требований Минтруда является строгий учет движения трудовых книжек. Работодатель обязан вести специальные книги учета:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Этот документ необходим для учета перемещения трудовых книжек внутри организации. В нее вносятся данные о принятых от сотрудников при поступлении на работу трудовых книжках‚ а также о выданных им новых бланках.
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией для учета приобретенных и розданных кадровикам чистых бланков.
Важные нюансы ведения книг учета
В связи с развитием цифрового документооборота часто возникает вопрос о формате ведения этих книг. Минтруд в своих разъяснениях (в т.ч. в письмах‚ актуальных и на текущий 2026 год) четко указывает: вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков нужно на бумажном носителе. Электронный формат для этих реестров не допускается‚ так как документы должны быть пронумерованы‚ прошнурованы‚ подписаны руководителем и скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Оформление увольнения и заверение записей
При увольнении работника все записи‚ внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя‚ заверяются подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ печатью работодателя и подписью самого работника.
Стоит отметить важное послабление‚ которое было предложено Минтрудом: при увольнении работников работодателю предоставляется возможность заверять записи в трудовой книжке не только печатью. Если в организации печать по закону не предусмотрена (например‚ у индивидуальных предпринимателей или некоторых ООО)‚ то заверить запись можно подписью работодателя или ответственного лица. Это позволяет избежать административных барьеров и соблюсти права сотрудника.
Инструкция по ведению трудовых книжек‚ изначально заложенная постановлением № 69 Минтруда‚ сформировала фундамент современного кадрового делопроизводства в России. Несмотря на обновление нормативной базы‚ базовые принципы — отсутствие сокращений‚ строгий бумажный учет движения книжек‚ запрет на зачеркивание в разделе о работе и правильное оформление вкладышей — остаются неизменными.
Соблюдение этих правил защищает как работодателя от штрафов со стороны трудовой инспекции‚ так и работника, от потери стажа и проблем с подтверждением трудовой деятельности. Кадровым специалистам следует регулярно отслеживать письма и разъяснения Минтруда‚ чтобы своевременно адаптировать локальные документы и рабочие инструкции под актуальные требования законодательства.