Данная инструкция составлена на основе Приказа Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» и актуальна на . Она предназначена для кадровых служб, бухгалтерии и руководителей организаций всех форм собственности.

Содержание

1. Общие положения
2. Приём и регистрация трудовых книжек
3. Заполнение трудовых книжек
4. Исправление записей
5. Хранение и учёт движения трудовых книжек
6. Передача трудовых книжек при увольнении и переводе
7. Архивирование и уничтожение
8. Электронный учёт трудовых книжек
9. Ответственность за нарушение порядка ведения

Общие положения

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Её ведение регулируется:

• Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 66);
• Приказом Минтруда России № 320н от ;
• Внутренними нормативными актами организации (положение о кадровом делопроизводстве).

Основные цели ведения трудовых книжек:

• Фиксирование сведений о приёме, переводах, увольнениях и поощрениях;
• Обеспечение прав работника на получение пенсии и других социальных выплат;
• Контроль соблюдения законодательства о труде со стороны государственных органов.

Приём и регистрация трудовых книжек

При поступлении нового сотрудника в организацию необходимо:

1. Проверить наличие трудовой книжки (если её нет – оформить новую в соответствии с формой, утверждённой Приказом № 320н).
2. Зарегистрировать книжку в журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей (пункт 40 Порядка ведения). Журнал ведётся в бумажном или электронном виде и содержит:
• Дата приёма;
• ФИО сотрудника;
• Серия и номер трудовой книжки;
• Подпись ответственного лица (кадровика, бухгалтера).
3. Сделать отметку о приёме в трудовой книжке (раздел «Сведения о работе»).

Заполнение трудовых книжек

Заполнение производится только уполномоченными лицами (кадровик, руководитель подразделения, бухгалтер) черной пастой или чернилами. Запрещено использование корректирующих средств (ластик, корректор).

Основные разделы трудовой книжки:

1. Лист сведений о работнике – ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность.
2. Сведения о работе – последовательные записи о каждом месте работы:
• Дата приёма;
• Наименование организации (полное, без сокращений);
• Должность, подразделение;
• Основание приёма (трудовой договор, приказ и т.д.);
• Дата увольнения;
• Основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.);
• Номер и дата приказа об увольнении.
3. Сведения о наградах и поощрениях (при наличии).
4. Вкладыш – используется, когда основной лист заполнен. Вкладыш оформляется аналогично основному листу и пришивается к книжке.

Каждая запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (если печать имеется).

Исправление записей

Если допущена ошибка, исправление производится следующим образом:

1. Неправильная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы остался читабельным исходный текст.
2. Сверху пишется правильная информация.
3. Рядом указывается дата исправления, подпись уполномоченного лица и печать организации.
4. В журнале учёта движения трудовых книжек делается отметка о внесении исправления (номер страницы, дата, суть исправления).

Запрещено полностью стирать или замазывать запись.

Хранение и учёт движения трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров (или уполномоченном подразделении) в условиях, обеспечивающих их сохранность:

• В металлическом шкафу или сейфе с ограниченным доступом;
• При температуре не ниже +18 °C и влажности не более 60 %;
• Защищённые от прямого солнечного света, пыли и влаги.

Журнал учёта движения трудовых книжек ведётся постоянно и содержит:

• Дата приёма/выдачи;
• ФИO сотрудника;
• Серия и номер книжки;
• Причина движения (приём, перевод, увольнение, выдача на руки, возврат);
• Подпись ответственного лица и печать организации.

При внутреннем переводе сотрудника внутри одной организации трудовая книжка остаётся в отделе кадров, делается лишь запись о переводе в разделе «Сведения о работе».

Передача трудовых книжек при увольнении и переводе

При увольнении сотрудника:

1. В трудовой книжке делается окончательная запись об увольнении (см. раздел «Сведения о работе»).
2. Запись заверяется подписью руководителя и печатью организации.
3. Трудовая книжка выдаётся сотруднику под расписку в журнале учёта движения.
4. В журнале делается отметка о выдаче (дата, FIO, номер книжки, подпись получателя).

При переводе сотрудника в другую организацию трудовая книжка передаётся новому работодателю вместе с сопроводительным письмом и копией приказа о переводе. При получении новой организацией книжка регистрируется в её журнале учёта движения.

Архивирование и уничтожение

Трудовые книжки сотрудников, уволенных более 50 лет назад, подлежат передаче в государственный архив в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Уничтожение трудовых книжек допускается только после истечения срока хранения (50 лет) и оформления акта об уничтожении, подписанного руководителем организации и представителем архивного органа.

Электронный учёт трудовых книжек

С 2021 года допускается ведение электронного реестра трудовых книжек в информационной системе кадрового учёта, при условии:

• Обеспечения целостности и неизменности данных (цифровая подпись, хэш‑контроль);
• Возможности распечатки заверенной копии трудовой книжки по требованию сотрудника;
• Соблюдения требований к защите персональных данных (ФЗ‑152 «О персональных данных»).

Электронный реестр ведётся параллельно с бумажным учётом до полного перехода организации на электронный формат, после чего бумажные экземпляры могут быть сданы на хранение в архив.

---

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

Нарушение установленного порядка ведения, хранения или выдачи трудовых книжек влечёт:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций);
• Дисквалификацию должностных лиц на срок от 6 месяцев до 1 года;
• Возможное привлечение к гражданско‑правовой ответственности за причинение вреда работнику (например, невозможность подтвердить стаж для назначения пенсии).

Для минимизации рисков рекомендуется:

1. Проводить регулярное обучение сотрудников кадровой службы;
2. Вести внутренний контроль и аудит журнала учёта движения трудовых книжек;
3. Использовать проверенные программные продукты для электронного учёта, соответствующие требованиям ФЗ‑152.

---

Соблюдение представленной инструкции обеспечит законное и прозрачное ведение трудовых книжек, защитит права работников и organisation от возможных штрафов и санкций.