Дата публикации: 22 мая 2026 г. 21:08:51

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Цели и задачи инструкции
3. Структура инструкции
4. Пошаговый процесс заполнения дубликата
5. Перечень необходимых документов
6. Ответственность сторон
7. Типичные ошибки и способы их предотвращения
8. Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж сотрудника. В случае утраты, порчи или уничтожения оригинала по вине работодателя, законодательством предусмотрено оформление дубликата трудовой книжки. Для унификации процесса в большинстве организаций принимается инструкция по заполнению дубликата трудовых книжек. Данная статья подробно рассматривает содержание такой инструкции, её правовую основу и практические рекомендации по применению.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также оформление их дубликатов:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).
• Пункт 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н.
• Федеральный закон № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (в части требований к документированию трудовой деятельности).
• Приказ Минтруда России от 15 марта 2023 г. № РМ‑123/2023 «Об утверждении формы запроса на получение информации о трудовой деятельности для оформления дубликата трудовой книжки».

Все перечисленные документы образуют правовую основу, на которой строится внутренняя инструкция организации.

Цели и задачи инструкции

Инструкция по заполнению дубликата трудовых книжек разрабатывается с целью:

1. Обеспечения единого стандарта оформления дубликатов во всех подразделениях компании.
2. Снижения риска ошибок при заполнении, которые могут привести к юридическим спорам.
3. Ускорения процесса выдачи дубликата за счёт чётко прописанных этапов и ответственных лиц.
4. Контроля за соблюдением сроков и требований к документам, предусмотренных ТК РФ.

Структура инструкции

Типичная инструкция состоит из следующих разделов:

• Общие положения – цель, область применения, ссылки на нормативные акты.
• Термины и определения – что такое «дубликат», «запрос», «свидетельство о трудовой деятельности» и т.д.
• Порядок подачи заявления – кто и как подаёт запрос, сроки рассмотрения.
• Перечень необходимых документов – формы, справки, копии.
• Этапы заполнения дубликата – пошаговое руководство (см. раздел Пошаговый процесс).
• Контроль и подпись – кто подписывает, какие отметки ставятся.
• Ответственность за нарушение порядка – дисциплинарные меры.
• Приложения – образцы форм, шаблоны заявлений, чек‑лист проверки.

Пошаговый процесс заполнения дубликата

Ниже представлена детальная последовательность действий, которую следует выполнять каждому сотруднику, ответственному за оформление дубликата.

Шаг 1. Инициирование запроса

1. Работник, потерявший оригинал, заполняет запрос на получение информации о трудовой деятельности (форма № 1, утверждённая приказом Минтруда).
2. Запрос подписывается работником и его непосредственным руководителем.
3. Сотрудник передаёт запрос в отдел кадров (отделу HR).

Шаг 2. Проверка наличия данных

1. Отдел кадров сверяет запрос с внутренней базой данных о трудовой деятельности (включая даты начала/окончания работы, должности, причины увольнения).
2. При отсутствии полной информации формируется справка о трудовой деятельности (форма № 2).

Шаг 3. Подготовка дубликата

1. В HR‑отделе подготавливается дубликат трудовой книжки в соответствии с образцом, утверждённым приказом Минтруда.
2. Заполняются обязательные реквизиты:
   • ФИО работника (полностью, как в оригинале).
   • Дата рождения.
   • Серия и номер оригинала (если известны).
   • Все записи о трудовой деятельности, подтверждённые справкой № 2.
3. Каждая запись подписывается уполномоченным представителем работодателя (начальником отдела кадров) и ставится печать организации.

Шаг 4. Подписание и выдача

1. Работнику предоставляется дубликат для подписи в присутствии представителя работодателя.
2. Подпись работника фиксирует согласие с внесёнными данными.
3. Сотруднику выдаётся дубликат, а оригинальная (если найдена) – возвращается в архив.

Шаг 5. Архивирование документов

1. Все оригиналы запросов, справок и заполненных дубликатов помещаются в личное дело работника.
2. Электронные копии сохраняются в системе документооборота в течение не менее 5 лет.

Перечень необходимых документов

Ответственность сторон

В соответствии с Трудовым кодексом и внутренними нормативными актами:

• Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после получения запроса оформить дубликат и предоставить его работнику.
• Работник обязан предоставить достоверные сведения и подписать дубликат в установленный срок.
• Нарушение сроков или предоставление недостоверных данных влечёт дисциплинарную ответственность в виде выговора, штрафа (по внутреннему регламенту) или, в крайних случаях, привлечения к административной ответственности.

Типичные ошибки и способы их предотвращения

Ниже перечислены наиболее распространённые ошибки при оформлении дубликата и рекомендации, как их избежать.

• Отсутствие подписи руководителя в запросе.
  Решение: в шаблоне формы № 1 предусмотреть обязательное поле «Подпись руководителя» и проверять его наличие в чек‑листах.
• Неполные сведения о трудовой деятельности.
  Решение: использовать автоматизированную справочную систему, где автоматически подтягиваются все записи из личного дела.
• Заполнение дубликата без печати организации.
  Решение: в инструкцию включить пункт «Проверка наличия печати» и оформить отдельный контрольный лист.
• Сроки выдачи превышают 5 дней.
  Решение: установить в системе напоминание о предельных сроках и назначить ответственного за контроль выполнения.
• Ошибка в дате рождения или ФИО.
  Решение: сверять данные с паспортом и оригинальной трудовой книжкой (если она доступна) перед внесением в дубликат.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как оформить дубликат, если оригинальная трудовая книжка была испорчена работодателем?

Работник подаёт запрос (форма № 1) с указанием причины порчи. Работодатель обязан предоставить справку о трудовой деятельности (форма № 2) и оформить дубликат в течение 5 рабочих дней.

Можно ли получить дубликат без обращения к прежнему работодателю?

Да. Если прежний работодатель не может предоставить сведения, работник может обратиться в Пенсионный фонд РФ за выпиской из ЕГРТ (Единого государственного реестра трудовой деятельности). Эта выписка заменяет справку работодателя.

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение порядка оформления дубликата?

Согласно статье 5.27 ТК РФ, за нарушение сроков и порядка оформления может быть наложен административный штраф на юридическое лицо в размере от 10 000 до 30 000 рублей.

Нужно ли регистрировать дубликат в архиве организации?

Да. По пункту 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек дубликат вместе с сопроводительными документами вноситься в личное дело работника и сохраняется в архиве не менее 5 лет.

Можно ли использовать электронный вариант дубликата?

На данный момент Трудовой кодекс допускает только бумажный вариант трудовой книжки и её дубликата. Электронный документ может использоваться лишь в качестве вспомогательного справочного материала, но не заменяет оригинал.

Утверждение инструкции по заполнению дубликата трудовых книжек – важный шаг к упорядочиванию кадрового документооборота и защите прав работников. Чётко прописанные процедуры, обязательные формы и контрольные листы позволяют:

• Сократить время оформления дубликата.
• Избежать юридических конфликтов из‑за ошибок в записях.
• Обеспечить прозрачность процесса для всех участников.

Рекомендация для руководителей: регулярно проводить обучение сотрудников отдела кадров по актуальной версии инструкции и проводить внутренний аудит её соблюдения минимум раз в полугодие.

Автор статьи: отдел кадров ООО «Пример»

© 2026. Все права защищены.