Данная инструкция регламентирует порядок заполнения, хранения и использования трудовых книжек, утверждённых формой № 58, в соответствии с действующим законодательством РФ и внутренними нормативными актами организации.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 – трудовые книжки);
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• ГОСТ Р 58.001‑2020 «Трудовые книжки. Общие технические условия»;
• Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по работе с кадровыми документами).

Определения

• Трудовая книжка – документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника, его профессиональном росте и поощрениях;
• Форма 58 – стандартный бланк трудовой книжки, утверждённый Приказом Минтруда России № 320н;
• Рабочая инструкция – документ, описывающий все тонкости рабочего процесса (в отличие от должностной инструкции, которая фиксирует лишь обязательства конкретного сотрудника).

Структура трудовой книжки формы 58

1. ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность);
2. Раздел «Сведения о работе» (дата приёма, наименование организации, должность, основание приказа о приёме, дата увольнения, основание приказа об увольнении);
3. Раздел «Поощрения» (награды, благодарности, премии);
4. Раздел «Взыскания» (дисциплинарные взыскания, если они имели место быть);
5. Заключительные записи (подписи работника и ответственного лица, печати организации).

Порядок заполнения трудовой книжки

При приёме на работу

• Внести данные в ьный лист согласно паспорту и документам об образовании;
• В разделе «Сведения о работе» сделать запись о приёме:
• Дата приёма (число, месяц, год);
• Полное наименование организации;
• Должность, которую занимает работник;
• Основание – номер и дата приказа о приёме на работу;
• Подпись ответственного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печать организации.

При переводе на другую должность (внутри организации)

• Сделать запись о переводе в том же разделе «Сведения о работе»:
• Дата перевода;
• Новая должность;
• Основание – приказ о переводе;
• Подпись и печать.

При увольнении

• Запись об увольнении делается в том же разделе:
• Дата увольнения;
• Основание – приказ об увольнении (с указанием статьи ТК РФ, если увольнение по инициативе работника – ст. 80, по соглашению сторон – ст. 78 и т.д.);
• Подпись ответственного лица и печать организации;
• В случае выдачи трудовой книжки на руки – сделать отметку «Выдана на руки» с подписью получателя и датой.

Внесение поощрений и взысканий

• Поощрения вносятся в раздел «Поощрения» с указанием вида награды, номера и даты приказа о награждении;
• Взыскания (если они предусмотрены локальными нормативными актами) вносятся в раздел «Взыскания» аналогичным образом.

Хранение трудовых книжек

• Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в металлическом шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от повреждения, утраты и несанкционированного доступа;
• Хранение осуществляется в течение 50 лет с момента последней записи (в соответствии с ТК РФ и Федеральным законом «О персональных данных»);
• Каждая книжка помещается в индивидуальную папку с этикеткой, содержащей ФИО работника и номер личного дела;
• Доступ к книжкам имеют только уполномоченные сотрудники отдела кадров и руководители, имеющие соответствующее служебное поручение.

Электронные трудовые книжки

С 2021 года допускается ведение трудовых книжек в электронном виде при условии:

• Использования сертифицированной информационной системы, обеспечивающей целостность и конфиденциальность данных;
• Возможности распечатки заверенной копии трудовой книжки по требованию работника;
• Соблюдения требований по защите персональных данных (ФЗ‑152).

При переходе на электронный формат необходимо оформить соответствующее внутреннее положение и ознакомить с ним всех сотрудников под роспись.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

• Дисциплинарная ответственность – замечание, выговор, увольнение (в зависимости от тяжести нарушения);
• Административная ответственность – штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек);
• Материальная ответственность – возмещение ущерба, связанного с утратой или порчей документа.

Соблюдение порядка ведения трудовых книжек формы 58 обеспечивает достоверность сведения о трудовой деятельности работников, защищает их права и интересы, а также минимизирует риски для работодателя, связанные с возможными спорами и проверками государственных органов труда. Регулярное обновление знаний ответственных сотрудников, проведение внутренних аудитов и использование проверенных нормативных актов являются залогом эффективного кадрового делопроизводства.

Дата составления инструкции: 23 мая 2026 г.