В 2026 году ведение кадрового учета индивидуальным предпринимателем (ИП) требует особого внимания к деталям, особенно в свете перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и сохранения бумажного документооборота для тех, кто подал соответствующее заявление. Ниже приведена подробная инструкция и образцы заполнения записей при приеме на работу.

Нужно ли ИП заполнять трудовую книжку?

Это первый и самый важный вопрос. Согласно законодательству РФ, действующему в 2026 году:

• Для сотрудников, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2020 года: Бумажная трудовая книжка не заводится. Все сведения вносятся исключительно в электронном виде (форма ЕФС-1).
• Для сотрудников, сохранивших бумажную трудовую: Если работник подал письменное заявление о ведении бумажной трудовой книжки, ИП обязан вносить в нее записи наравне с организациями.
• Совместительство: Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника, но только по основному месту работы (хотя ИП может внести запись, если это его основное место у данного предпринимателя, но обычно это регулируется внутренними правилами).

> Важно: С 2025 года отчетность по форме ЕФС-1 (раздел 1) сдается в Социальный фонд России (СФР) не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о приеме.

Общие правила заполнения бумажной трудовой книжки ИП

Если вы ведете бумажную версию, строго следуйте этим правилам, чтобы запись не признали недействительной:

Инструменты: Записи вносятся шариковой, гелевой или перьевой ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Использование карандаша запрещено.
Сокращения: Не допускается никаких сокращений (например, нельзя писать «приказ», нужно писать полностью «приказ», «ИП» расшифровывается как «Индивидуальный предприниматель»).
Даты: Дата заполняется арабскими цифрами (день и месяц, двузначными, год — четырехзначными).
Печать: ИП имеет право иметь печать, но с 2016 года она не является обязательной. Если печать есть — ставим, если нет, запись действительна и без нее (главное, подпись ИП).

Пошаговый образец заполнения при приеме на работу

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Рассмотрим пример.

Дано:

• ИП: Иванов Петр Сидорович.
• Сотрудник: Смирнова Анна Игоревна.
• Должность: Менеджер по продажам.
• Дата приема: 15 мая 2026 года.
• Приказ №: 5-к от .

Алгоритм заполнения граф:

| Графа | Что заполнять | Пример записи |
| :— | :— | :— |
| *1* | Порядковый номер записи | `15` (нумерация сквозная в разделе) |
| *2* | Дата приема | « |
| 3 | Сведения о приеме | Здесь важно правильно указать работодателя.
Пишем:
`Индивидуальный предприниматель Иванов Петр Сидорович принят на должность менеджера по продажам`
(Если в штатном расписании есть отдел, можно указать: «в отдел продаж»). |
| 4 | Основание записи | `Приказ от № 5-к` |

Визуальный образец (как это выглядит в книжке):

Ключевые нюансы формулировки в графе 3:

• Ранее часто писали просто название должности. Сейчас обязательна фраза, указывающая на работодателя.
• Правильно: «Индивидуальный предприниматель [ФИО] принят на должность…» или «[ФИО] принят в Общество с ограниченной ответственностью ‘Ромашка’…» (если бы было ООО).
• Для ИП критически важно указать статус «Индивидуальный предприниматель» и полные ФИО, так как названия организации как такового нет.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

Для большинства новых сотрудников в 2026 году актуальна только электронная форма. ИП обязан:

Получить от сотрудника заявление о выборе формы ведения трудовой (если он не выбрал ранее).
Издать приказ о приеме.
Внести данные в систему бухгалтерского учета (например, 1С:ЗУП).
Сформировать и отправить отчет ЕФС-1 (Раздел 1) в СФР.

Что проверяет СФР в отчете ЕФС-1:

• Коды должностей (согласно справочнику ОКЗ или ЕКС, если должность требует льготного стажа).
• Дату приема (должна совпадать с приказом).
• Вид документа-основания.

> Внимание: Ошибка в коде должности или дате в электронном отчете может привести к проблемам у сотрудника при выходе на пенсию. Перепроверяйте данные перед отправкой формы ЕФС-1.

Частые ошибки ИП при заполнении

Использование сокращений: Запись «ИП Иванов П.С. принят на должн. мен. продаж» будет признана недействительной. Пишите полностью: «Индивидуальный предприниматель…».
Отсутствие даты в графе 2: Дата должна стоять обязательно.
Неверная нумерация: Если вы пропустили строку или ошиблись в номере, нельзя зачеркивать. Нужно вносить новую запись с правильным номером и фразой «Запись под номером таким-то считать недействительной».
Запись без основания: В графе 4 всегда должен быть указан приказ (дата и номер).

Для индивидуального предпринимателя в 2026 году важно соблюдать баланс между цифровизацией (отчетность ЕФС-1) и традиционным документооборотом для тех сотрудников, чьи бумажные трудовые книжки все еще ведутся.

Главный чек-лист при приеме:

• [ ] Заключен трудовой договор.
• [ ] Издан приказ о приеме.
• [ ] Сотрудник ознакомлен с приказом под роспись.
• [ ] Подано заявление сотрудником о выборе формы трудовой (если актуально).
• [ ] Внесена запись в бумажную трудовую (если она ведется) с указанием полного статуса ИП.
• [ ] Сформирован и отправлен отчет ЕФС-1 в СФР.

Соблюдение этих правил защитит ИП от штрафов со стороны трудовой инспекции и СФР, а сотрудника — от проблем с подтверждением стажа в будущем.