Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его профессиональную биографию. Ведение и заполнение трудовых книжек регулируется нормативными актами, утвержденными Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. На 2026 год действует Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 (в редакции от 31 октября 2016 года), а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225.

Несмотря на переход к электронным трудовым книжкам (с 2020 года), бумажные трудовые книжки остаются актуальными для работников, которые не подавали заявление о переходе на электронный формат. Поэтому правила их заполнения остаются обязательными для всех работодателей.

Общие требования к заполнению трудовой книжки

• Записи в трудовой книжке вносятся только на основании официальных приказов работодателя (о приеме, переводе, увольнении, награждении и т.д.).
• Все записи должны быть четкими, разборчивыми и не содержать исправлений.
• Заполнение осуществляется гелевой ручкой синего или фиолетового цвета. Красный, черный, зеленый и другие цвета не допускаются.
• Использование карандаша, корректора, штампов или печатей для внесения текста — запрещено.
• Записи вносятся в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ, Правилами ведения трудовых книжек и настоящей Инструкцией.

Заполнение титульного листа

Титульный лист трудовой книжки заполняется при первичном оформлении документа (при приеме на работу или при выдаче дубликата).

1. Фамилия, имя, отчество — указываются полностью, как в паспорте.
2. Дата рождения, указывается в формате: число, месяц прописью, год цифрами (например: 15 мая 1985).
3. Образование — указывается по документу об образовании (например: «среднее общее», «высшее», «среднее профессиональное»).
4. Профессия (специальность), указывается по документу об образовании или квалификации.

Важно: Если трудовая книжка выдается впервые, на титульном листе ставится печать организации (если она применяется) и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Печать ставится после подписи, не перекрывая ее.

Заполнение раздела «Сведения о приеме на работу»

Запись о приеме на работу вносится не позднее 5 рабочих дней со дня фактического начала работы.

Структура записи:

1. Порядковый номер — записывается арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.)
2. Дата приема — число, месяц прописью, год цифрами (например: 12 марта 2024)
3. Основание приема — указывается на основании приказа (например: «принят на работу по приказу № 45 от »)
4. Должность (профессия) — указывается точно, как в штатном расписании (например: «бухгалтер», «инженер-технолог»)
5. Организация — полное наименование работодателя, как в учредительных документах

Пример:

1. 12 марта 2024 г. Принят на работу по приказу № 45 от г. бухгалтером в ООО «Светлый путь»

Заполнение раздела «Сведения о переводе на другую работу»

Запись о переводе вносится при изменении:

• должности;
• структурного подразделения;
• места работы (если это не смена работодателя).

Формат записи:

1. Порядковый номер
2. Дата перевода
3. Основание перевода (приказ)
4. Новая должность/подразделение

Пример:

2. 15 сентября 2024 г. Переведен на должность главного бухгалтера по приказу № 89 от г.

Заполнение раздела «Сведения об увольнении»

Запись об увольнении вносится в день увольнения и должна содержать:

• Порядковый номер
• Дата увольнения
• Основание увольнения — ссылка на пункт и часть статьи Трудового кодекса РФ
• Наименование организации

Важно: Указывать формулировки из ТК РФ, а не разговорные (например, «уволен по собственному желанию» — недопустимо).

Примеры корректных формулировок:

• «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ»
• «Уволен в связи с сокращением численности работников, пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ»
• «Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, пункт 5 части 1 статьи 81 ТК РФ»
• «Трудовой договор прекращен по основанию, предусмотренному пунктом 6 части 1 статьи 83 ТК РФ (ликвидация организации)»

Печать на записи об увольнении ставится обязательно, если организация использует печать. Она ставится после подписи ответственного лица.

Заполнение раздела «Сведения о награждении»

Записи о награждениях (грамоты, почетные звания, благодарности) вносятся по желанию работодателя, но только при наличии официального приказа.

Формат:

1. Порядковый номер
2. Дата награждения
3. Основание (приказ)
4. Наименование награды

Пример:

5. 10 июня 2024 г. Награжден грамотой за высокие результаты работы по приказу № 112 от г.

Что делать, если допущена ошибка?

Запрещено зачеркивать, исправлять или замазывать записи!

Если в разделах «Прием на работу» или «Награждение» допущена ошибка, необходимо:

1. Признать запись недействительной — в скобках после нее указать: «Запись недействительна».
2. Внести новую, правильную запись с очередным номером.
3. Сделать отметку о признании записи недействительной подписью и печатью ответственного лица.

Пример:

3. 15 марта 2024 г. Принят на работу по приказу № 45 от г. бухгалтером (Запись недействительна)
4. 15 марта 2024 г. Принят на работу по приказу № 45 от г. старшим бухгалтером

Вставка вкладыша

Если в трудовой книжке закончились свободные строки в разделах «Прием на работу», «Переводы» или «Увольнения», в нее вставляется вкладыш — специальное приложение, изготовленное типографским способом.

Правила вставки вкладыша:

• Вкладыш должен быть пронумерован и скреплен печатью организации.
• На титульном листе вкладыша указывается дата вставки (число, месяц прописью, год цифрами).
• На титульном листе вкладыша ставятся две подписи: работника и ответственного лица за ведение трудовых книжек.
• Печать ставится на вкладыше, если она применяется в организации.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения под роспись в специальном журнале.

Если работник не явился за трудовой книжкой, работодатель обязан:

• Уведомить его письменно (почтой или электронно);
• Сохранить трудовую книжку в течение 75 лет (по закону о хранении архивных документов);
• При последующем обращении — выдать немедленно.

Особенности 2026 года: электронные трудовые книжки

С 2020 года работники могут выбрать формат ведения трудового стажа — бумажный или электронный. Однако:

• Для работников, не подавших заявление о переходе на электронный формат, бумажные трудовые книжки продолжают вестись по старым правилам.
• Записи о переходе на электронную трудовую книжку и об увольнении должны быть заверены печатью (если она применяется) на бумажной трудовой книжке.
• Электронные трудовые книжки ведутся в Пенсионном фонде РФ, и работодатель обязан передавать данные в Единую информационную систему (ЕИСОТ).

Ответственность за нарушения

Нарушение правил заполнения трудовой книжки влечет за собой:

• Штрафы для работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей;
• Исправление ошибок за счет работодателя;
• Возмещение ущерба работнику, если из-за ошибок в трудовой книжке он не смог получить пенсию, льготы или новую работу.

Правильное заполнение трудовой книжки, это не только формальность, но и гарантия защиты прав работника на трудовой стаж, пенсионные начисления и социальные льготы. Работодатель обязан соблюдать все требования Инструкции Минтруда РФ № 69 от г. и Правил ведения трудовых книжек от г. № 225.

Рекомендации для кадровых служб:

• Проводите регулярный аудит трудовых книжек;
• Обучайте ответственных сотрудников правилам заполнения;
• Сохраняйте приказы и документы, на основании которых вносятся записи — срок хранения — 75 лет;
• Следите за переходом сотрудников на электронные трудовые книжки — это обязательная процедура с 2020 года.

Помните: одна ошибка в трудовой книжке может стоить человеку десятилетий трудового стажа. Поэтому будьте внимательны, точны и ответственны.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Нормативные акты: Постановление Минтруда РФ № 69 от , Постановление Правительства РФ № 225 от , Приказ Минтруда РФ № 320н от .