В 2026 году ведение трудовых книжек остается одним из ключевых направлений работы кадровой службы и бухгалтерии. Несмотря на активный переход к электронному документообороту, бумажный вариант документа по-прежнему актуален для многих категорий работников и требует строгого соблюдения законодательных норм. Ошибки в заполнении могут привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа.
В данной статье представлена актуальная инструкция по заполнению трудовых книжек с учетом изменений, вступивших в силу с 1 января 2024 года и действующих в 2026 году.
Общие правила ведения и оформления
Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней, если это место работы является для работника основным. При заполнении необходимо руководствоваться следующими:
- Ясность и читаемость: Все записи должны быть произведены разборчиво, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
- Запрет на сокращения: Категорически недопустимо использовать сокращения слов (например, писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»). Это частая ошибка, которая может сделать запись недействительной.
- Актуальность бланков: В 2026 году действуют бланки нового образца. Однако для оформления дубликатов допускается использование старых чистых бланков, приобретенных до 2024 года, либо новых форм на выбор работодателя.
Заполнение ьного листа
ьный лист заполняется при первичном заведении трудовой книжки. Важно внести следующие данные:
- ФИО работника: Пишется полностью, без сокращений, в соответствии с паспортом.
- Дата рождения: Указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Образование: Записывается на основании документов об образовании (среднее, высшее и т.д.).
- Профессия/специальность: Указывается точно так, как в дипломе или свидетельстве.
- Дата заполнения: Текущая дата внесения записи.
- Подпись работника и работодателя: Владелец книжки ставит подпись, а уполномоченное лицо организации заверяет запись печатью организации (при ее наличии) и своей подписью.
Изменение фамилии
Если работник сменил фамилию, запись на ьном листе не зачеркивается. На основании документа о перемене имени (свидетельство о браке, справка ЗАГС) вносится новая фамилия, а на внутренней стороне обложки делается запись об изменении с указанием реквизитов документа-основания. Запись заверяется подписью работодателя и печатью.
Внесение записей о приеме на работу
Раздел «Сведения о работе» заполняется следующим образом:
- Графа 1 (№ записи): Порядковый номер вносимой записи.
- Графа 2 (Дата): Дата приема на работу (число, месяц, год).
- Графа 3 (Сведения о приеме): Пишется: «Принят в [название отдела] на должность [название должности]». Если работник принят по совместительству, делается соответствующая отметка.
- Графа 4 (Основание): Указывается вид документа, его номер и дата (например: «Приказ от № 45-к»). Слово «приказ» пишется полностью.
Важно: С 2024 года наниматель обязан оказывать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю. Это особенно актуально при восстановлении утраченных данных.
Записи о переводах и переименованиях
Любое изменение трудовой функции или структурного подразделения (если оно указано в трудовом договоре) фиксируется в том же порядке, что и прием на работу:
- Указывается дата перевода.
- В графе 3 пишется: «Переведен в [новый отдел] на должность [новая должность]».
- В графе 4 указываются реквизиты приказа о переводе.
Если организация сменила название, запись об этом вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе»: «Организация [старое название] с [дата] переименована в [новое название]». Основанием служит приказ или выписка из реестра.
Оформление увольнения
При прекращении трудового договора в трудовую книжку вносится запись:
- В графе 2 указываеться дата увольнения.
- В графе 3 пишется причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса (например: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
- В графе 4 указываются реквизиты приказа об увольнении.
После внесения записи она заверяется подписью работодателя и печатью. Работник должен расписаться в получении трудовой книжки в личной карточке и в самой трудовой книжке (в графе для подписи владельца).
Особенности 2026 года: Дубликаты и вкладыши
С 1 января 2024 года и в течение всего 2026 года действуют обновленные правила оформления дубликатов:
- Новый бланк дубликата: Для оформления дубликата в случае утраты старой книжки теперь используется специальный бланк нового образца (хотя допускается использование старых чистых бланков, если они были закуплены ранее).
- Порядок выдачи: Дубликат выдается на основании письменного заявления работника. В него вносятся сведения об общем стаже и последние места работы, подтвержденные документами.
- Вкладыши: Если в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» закончились страницы, необходимо оформить вкладыш. На ьном листе основной книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Исправление ошибок
Зачеркивания в трудовых книжках запрещены. Если обнаружена ошибка:
- В следующей свободной строке делается запись: «Запись за номером [номер] недействительна».
- Затем вносится правильная запись с новой нумерацией.
- Все исправления заверяются подписью и печатью.
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую силу документа и защиту прав работника при подтверждении трудового стажа.