Индивидуальный предприниматель (ИП) — это физическое лицо, зарегистрированное в установленном законом порядке и осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. При этом ИП обладает правом нанимать сотрудников, что автоматически наделяет его обязанностями работодателя, включая оформление и ведение трудовых книжек.

В этой статье мы подробно разберем, имеет ли ИП право заполнять трудовые книжки, как это делать правильно в условиях цифровизации и какие нюансы важно учитывать в 2026 году.

Имеет ли ИП право заполнять трудовые книжки?

Ответ однозначный: да, имеет. Согласно Трудовому кодексу РФ, индивидуальный предприниматель является полноценным работодателем. Как только ИП заключает трудовой договор с первым работником, он обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней, если данная работа является для сотрудника основной.

Важно помнить, что ИП несет полную ответственность за правильность ведения и хранения трудовых книжек. Ошибки в заполнении могут привести к штрафам от трудовой инспекции и проблемам для сотрудников при оформлении пенсии.

Электронные и бумажные трудовые книжки: что изменилось?

С 2021 года в России произошел переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что кадровики и работодатели, включая ИП, теперь должны формировать сведения о трудовой деятельности сотрудников только в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России).

Однако это не означает полную отмену бумажных вариантов:

• Бумажная трудовая книжка сохраняется у тех сотрудников, которые до конца 2020 года подали заявление о продолжении ее ведения на бумаге.
• Электронная трудовая книжка ведется для всех новых сотрудников, поступающих на работу впервые после 2021 года.

Таким образом, ИП обязан вести двойной учет: своевременно подавать электронные отчеты по форме ЕФС-1 и вносить записи в бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, кто от них не отказался;

Правила заполнения бумажной трудовой книжки ИП

Если у вас работают сотрудники с бумажными трудовыми книжками, важно соблюдать строгие правила их заполнения:

На ьном листе

Указываются полные ФИО работника, дата рождения, образование, профессия и дата заполнения. Подпись ставит сам работник, а лицо, ответственное за ведение книжек (сам ИП или кадровик), ставит свою подпись и печать (при наличии). ИП, работающие без печати, заверяют записи согласно специальному порядку.

В разделе «Сведения о работе»

В графе 3 в виде заголовка пишется полное наименование индивидуального предпринимателя. Например: Иванов Иван Иванович (ИП). Под этим заголовком вносятся записи о приеме, переводах и увольнении.

Записи при приеме и увольнении

В графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2, дата события. В графе 3 указывается действие (принят, уволен) и должность/причина. В графе 4 обязательно прописывается реквизит приказа (распоряжения) ИП или иного документа, на основании которого внесена запись.

Как ИП заполнять электронную трудовую книжку (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя в виде книжки. ИП как работодатель формирует электронные сведения и отправляет их в СФР:

1. При приеме на работу — сведения подаются при следующем ежемесячном отчете ЕФС-1.
2. При увольнении — сведения подаются на следующий рабочий день после издания приказа об увольнении.

Для корректного заполнения ЭТК необходимо использовать специализированные бухгалтерские программы или сервисы электронного документооборота, которые автоматически формируют нужные отчеты. В программах настраивается модуль кадровой отчетности, где заполняются данные сотрудника, коды выполняемой функции и причины увольнения.

Ответственность ИП за нарушение правил ведения трудовых книжек

ИП, как и любая организация, несет административную ответственность за нарушения в сфере трудового законодательства:

• За задержку выдачи трудовой книжки при увольнении или внесение неверных записей ИП может быть оштрафован по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
• За несвоевременную подачу электронных сведений в СФР также предусмотрены штрафы.
• Если ИП вообще не завел трудовую книжку сотруднику, который работает более 5 дней, это является грубым нарушением трудового законодательства.

Важные нюансы для ИП в 2026 году

В 2026 году процесс регистрации и ведения бизнеса максимально цифровизирован. Бесплатную регистрацию ИП можно пройти онлайн через Госуслуги или банки (например, АльфаБанк) за 3 дня без визита в налоговую. Но статус ИП обязывает:

• Вести учет сотрудников с первого дня найма.
• Помнить, что ИП отвечает по обязательствам своим имуществом, поэтому соблюдение трудового законодательства защитит вас от судебных исков со стороны работников.
• Использовать новые бланки бумажных трудовых книжек (введены с 2023 года), если старые закончились или были утеряны/испорчены.

Индивидуальный предприниматель имеет полное право и, более того, обязан заполнять трудовые книжки своих сотрудников. В современных реалиях это двойная работа: ведение бумажного документа для тех, кто его сохранил, и своевременная отправка электронных отчетов в СФР для формирования электронной трудовой книжки. Главное — строго следовать инструкциям, не нарушать сроки и внимательно вносить данные, чтобы избежать штрафов и обеспечить своим работникам спокойную будущую пенсию.