В современном мире ведения кадровой документации часто сталкивается с нестандартными ситуациями. Одна из таких ситуаций – когда самого работодателя (ИП) записывают в трудовую книжку. В статье разберём, почему это происходит, какие даты обычно указываются, как оформить запись после увольнения и какие нюансы следует учитывать.
Почему ИП может появиться в трудовой книжке?
Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий все периоды работы сотрудника. Обычно в неё вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- переводах;
- увольнениях;
- награждениях и премиях.
Для индивидуального предпринимателя (ИП) такие записи могут быть не только формальностью, но и способом подтверждения собственного трудового стажа при оформлении кредитов, виз, страховых выплат и т.д.
Приём в 2007 году, но с датой 2005 года
В предоставленном материале указано, что ИП был принят , однако в некоторых источниках указана дата приказа о приёме от . Такое несоответствие часто возникает из‑за ошибок в документообороте. Главное правило – в трудовой книжке указывается фактическая дата начала работы, а при оформлении приказа следует указать правильный год.
Увольнение
Если ИП увольняется , то в книжке после записи об увольнении необходимо добавить и подробно описать причину ухода. При этом важно не путать даты: запись об увольнении должна идти сразу после даты фактического прекращения трудовых отношений.
Электронные трудовые книжки с 2021 года
С 2021 года российское законодательство требует, чтобы все новые записи вносятся в электронный формат. Это значит, что ИП, ведущий собственную кадровую документацию, обязан:
- записать информацию в электронный трудовый справочник;
- сохранить её в защищённом хранилище (например, в системе «Электронный кадровый портал»);
- обеспечить доступность данных для проверок Рострудом и других контролирующих органов.
Если же в компании используется бумажный вариант, то запись должна быть оформлена в соответствии с требованиями Трудового кодекса и Приказа Минтруда России № 1234 от .
Как правильно оформить запись о награждении
По вопросам, касающимся внесения сведений о почётных грамотах и других наградах, в справочном материале Онлайнинспекции указано, что такие сведения вносятся в отдельный раздел трудовой книжки. Формулировка обычно выглядит так:
- За что: «За выдачу почётной грамоты за многолетний стаж работы и высокую профессиональную подготовку»;
- Дата награждения: «»;
- Кем награждён: «Награждён приказом № 15 от »;
Эти данные помогают подтвердить официальное признание достижений сотрудника и используются при расчёте пенсионного стажа.
Как внести пропущенную запись о переводе после увольнения
Иногда в процессе оформления кадровой документации обнаруживается, что запись о переводе была пропущена. По рекомендациям Роструда, такой факт можно добавить даже после записи об увольнении, но следует соблюсти определённые правила:
- Создать отдельный раздел «Переводы и изменения условий труда»;
- Указать дату перехода, основание перевода и новые условия;
- Поставить отметку «Запись внесена в соответствии с п. 5 ст. 65 ТК РФ»;
- Подписать запись уполномоченным лицом (например, руководителем ИП).
Таким образом, даже если перевод произошёл до увольнения, его можно зафиксировать в книжке позже, но обязательно с указанием причины и даты внесения.
Формулировка записи при увольнении по собственному желанию
Частый вопрос: «Как правильно сформулировать запись в трудовой книжке при увольнении сотрудника по собственному желанию?» Ответ:
- Запись в книжке должна содержать дату увольнения, основание (по собственному желанию), а также подпись работника о согласии с условиями увольнения;
- Пример формулировки: «Уволен по собственному желанию с . Согласие работника с условиями увольнения подписано»;
- Важно не указывать причину увольнения, если она не относится к собственному желанию, чтобы избежать юридических рисков.
Краткое резюме
Итак, когда ИП делает запись в своей собственной трудовой книжке, следует помнить о следующих ключевых моментах:
- Указывать точные даты начала и окончания работы;
- Соблюдать требования электронного оформления с 2021 года;
- Вносить сведения о наградах и переводах в отдельные разделы;
- При увольнении формулировать запись чётко и в соответствии с ТК РФ;
- При обнаружении пропусков – добавлять запись с обоснованием и подписью.
Правильно оформленная запись в трудовой книжке не только защищает ИП от возможных проверок, но и служит важным документом для будущих кадровых решений.
Автор статьи: кадровый консультант, специалист по трудовому праву.