Тема использования КОСГУ (Код операций сектора государственного управления) в контексте трудовых книжек актуальна прежде всего для бюджетных и казённых учреждений. Для коммерческих организаций этот код не применяется. Данная статья разъясняет, как правильно учитывать расходы на трудовые книжки в государственном секторе, а также освещает ключевые аспекты перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Что такое КОСГУ и при чём здесь трудовая книжка?
КОСГУ — это классификатор расходов, который используют государственные и муниципальные учреждения для отражения операций в бюджетном (бухгалтерском) учёте. Приобретение бумажных бланков трудовых книжек для сотрудников таких учреждений является материальным расходом.
С 1 января 2021 года в России начал действовать переходный период к обязательному ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК). Однако бумажные трудовые книжки всё ещё могут выдаваться работникам по их заявлению.
Какой КОСГУ применяется для приобретения бланков?
Для приобретения бланков трудовых книжек (в т.ч. вкладышей) бюджетными учреждениями обычно применяется один из следующих кодов КОСГУ:
- 310 — «Увеличение стоимости основных средств», если бланки учитываются как основные средства (что редко, так как они имеют небольшой срок полезного использования).
- 340, «Увеличение стоимости материальных запасов» (наиболее частый вариант). Бланки учитываются на счете 010511000 «Материальные запасы».
- 346 — «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» (может использоваться для специфических бланков).
Важно: Точный код КОСГУ определяется учётной политикой конкретного учреждения и характером приобретаемого имущества. Необходимо свериться с утверждённой в организации таблицей соответствия расходов кодам КОСГУ.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что это и как работает?
Согласно Федеральным законам № 439-ФЗ и № 436-ФЗ, сведения о трудовой деятельности теперь формируются в электронном виде и хранятся в базе Социального фонда России (СФР) (ранее ПФР).
Ключевые особенности ЭТК:
- Это официальный документ о трудовом стаже, равнозначный бумажной трудовой книжке.
- В неё вносятся все кадровые события: приём, перевод, увольнение, отпуска, награждения.
- Работодатель обязан передавать информацию о каждом работнике в СФР в электронном виде.
- Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР.
- При увольнении работнику выдаётся распечатка (выписка) из ЭТК по его заявлению. Бумажный бланк при этом не заполняется.
Где и как посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Доступ к ЭТК возможен через:
- Личный кабинет на портале Госуслуг (gosuslugi.ru).
- Личный кабинет на сайте Социального фонда России (sfr.gov.ru).
- Мобильное приложение «Работа в России».
Для входа требуется подтверждённая учётная запись (например, через банковскую карту или квалифицированную электронную подпись).
Практические вопросы по бумажным трудовым книжкам в 2026 году
Когда ещё нужна бумажная трудовая книжка?
Бумажный бланк может потребоваться в следующих случаях:
- Если работник не хочет получать ЭТК и подаёт письменное заявление об этом (такое право есть).
- Для работников, которые уже имеют заполненную бумажную трудовую книжку на . Им продолжат делать записи в неё, а также параллельно формировать ЭТК.
- При первоначальном оформлении на работу (хотя с 2021 года новым сотрудникам, как правило, сразу открывают ЭТК).
Где и как купить бланк трудовой книжки?
Официальные бланки нового образца (серия VII) производятся на Государственном знаке (ГОЗНАК). Приобрести их можно:
- Через официальных дистрибьюторов (например, компании «Кадры в порядке» и другие), имеющих договор с ГОЗНАК.
- В канцелярских магазинах, имеющих лицензию на продажу бланков строгой отчётности.
Важно: Бланк должен иметь все защитные элементы (водяные знаки, голограмма, микротекст). Серия бланка — VII (с 2021 года).
Краткий итог и рекомендации
- Для госучреждений: Расходы на бумажные бланки трудовых книжек отражайте по КОСГУ 340 (или другому, утверждённому в учётной политике), как увеличение стоимости материальных запасов.
- Для всех работодателей: Основной формат с 2021 года, электронная трудовая книжка. Обязательно настраивайте передачу данных в СФР.
- Работникам: Для проверки своего стажа используйте личный кабинет на Госуслугах или сайте СФР. Выписку из ЭТК можно распечатать в любое время.
- При увольнении: По заявлению работника ему выдаётся распечатка из ЭТК (форма утверждена приказом Минтруда). Бумажная книжка заполняется только если работник отказывается от ЭТК.
Примечание: Информация в статье актуальна на 2026 год. Все изменения в законодательстве отслеживайте на официальных сайтах Министерства труда и социальной защиты РФ и Социального фонда России.
Источники: Постановление Правительства РФ № 590, ФЗ № 439-ФЗ, ФЗ № 436-ФЗ, официальные разъяснения Минтруда и СФР.