Дата актуализации: г.
Содержание
- Нормативно‑правовая база
- Что допускается использовать штампами
- Что запрещено ставить штампом
- Практические рекомендации работодателя
- Примеры корректных записей
Нормативно‑правовая база
Ведение трудовой книжки регулируется несколькими документами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
- Постановление Правительства РФ от № 1005 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»;
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления» (пункт 5.22, касающийся подписи);
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая Минтрудом РФ.
В указанных нормативных актах прямого запрета на использование штампов в трудовой книжке нет. Однако в некоторых разъяснительных письмах (например, от Роструда) подчёркивается необходимость соблюдения требований к достоверности и читаемости записей.
Что допускается делать штампом
С 1 сентября 2021 г. официально разрешено использовать технические средства (принтеры, копировальные машины, штампы) для внесения записей в трудовую книжку. При этом следует учитывать следующее:
- Наименование организации – может быть проставлено штампом (печатью) полностью или частично. Это не противоречит действующему законодательству (КонсультантПлюс, Бухгалтерия.ру).
- Сведения о приёме, переводе, увольнении – допускаются как полностью отпечатанные, так и частично (например, штамп «Трудовой договор расторгнут…», а дальше вручную дописать дату);
- Оттиск печати (штамп‑печать) может использоваться вместо рукописного написания текста, если текст полностью читаем и не содержит сокращений, запрещённых к использованию (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен»).
- Подпись работника – должна быть выполнена собственноручно. Штамп с подписью допускается только в случае, если он служит идентификацией автора подписи (п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97‑2016). При этом должность и Ф.И.О. в подписи указывать не требуется – они уже указаны в книжке.
Что запрещено ставить штампом
Несмотря на гибкость правил, существуют ограничения:
- Запрещено использовать сокращения, не предусмотренные нормативными актами (см. выше пример «пр.» вместо «приказ»).
- Штампы не могут заменять подпись работника в тех записях, где требуется личная подпись (например, согласие работника с изменением условий труда).
- Запрещено использовать штамп для внесения исправлений в уже записанные данные (например, стирание ошибки и повторный штамп). В таком случае необходимо оформить дополнительную запись в соответствии с инструкцией.
- Если в организации ведётся электронная трудовая книжка, то использование бумажных штампов не имеет юридической силы.
Практические рекомендации работодателя
Для того чтобы использование штампов в трудовых книжках было полностью законным и не вызывало вопросов у проверяющих органов, рекомендуется:
- Утвердить образцы штампов в локальном нормативном акте (приказе) организации. Образцы должны включать:
- Полное официальное наименование организации (в соответствии с уставом);
- ИНН, ОГРН (по желанию, но без нарушения читаемости);
- Место для даты и подписи ответственного лица.
- Обучить сотрудников кадровой службы правилам заполнения трудовых книжек, включая запрет на недопустимые сокращения.
- Контролировать качество печати: текст должен быть чётким, без размытости, и полностью помещаться в отведённые поля.
- Хранить образцы заполненных записей (копии) в личном деле сотрудника для подтверждения достоверности в случае проверки.
- Регулярно проверять актуальность штампов – при изменении названия организации или реквизитов необходимо заказывать новые штампы.
Примеры корректных записей
5.1 Приём на работу
Приём на работу 1) Дата начала работы – 2) Дата окончания – — 3) Должность – инженер‑технолог 4) Наименование организации – ООО «ТехноСервис» (штамп) -) Сведения о квалификации – высшее техническое образование 6) Подпись работника – Петров И.И. (ручная подпись)
5.2 Перевод на другую должность
Перевод на другую должность 1) Дата перевода – 2) Должность – старший инженер‑технолог 3) Наименование организации – ООО «ТехноСервис» (штамп) -) Подпись работника – Петров И.И. (ручная подпись)
5.3 Увольнение по инициативе работника
Увольнение по инициативе работника 1) Дата увольнения – 2) Основание – пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ 3) Наименование организации – ООО «ТехноСервис» (штамп) -) Подпись работника – Петров И.И. (ручная подпись)
Во всех примерах штамп используется только для указания наименования организации. Текст записи полностью читаем, без запрещённых сокращений, а подпись работника выполнена вручную.
Итак, использование штампа в трудовой книжке разрешено, но только в строго определённых случаях:
- Штамп может содержать наименование организации и/или оттиск печати (при условии, что запись остаётся читаемой).
- Запрещено штампом заменять рукописную подпись работника и использовать недопустимые сокращения.
- Все записи, сделанные штампом, должны соответствовать Трудовому кодексу РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек.
- Для избежания спорных ситуаций рекомендуется оформить внутренний регламент, регламентирующий порядок использования штампов, и вести контроль за их качеством.
Соблюдая указанные рекомендации, работодатели смогут эффективно использовать штампы, экономя время и снижая риск ошибок при заполнении трудовых книжек.
Статья подготовлена на основе открытых источников (Бухгалтерия.ру, КонсультантПлюс, официальные разъяснения Роструда) и актуальна на 22 мая 2026 г.