Вопрос о том, можно ли продолжать использовать украинскую форму трудовой книжки после вхождения Республики Крым в состав Российской Федерации, актуален для многих работодателей и сотрудников. Ниже собраны ключевые положения нормативных актов, практические рекомендации и ответы на часто задаваемые вопросы.

Что говорит закон?

Согласно информации, опубликованной на портале ГАРАНТ.РУ, в России действует две официальные формы трудовых книжек – образца 1974 г. и 2004 г.; Украинская форма, принятая до 2014 года, не соответствует требованиям РФ и, следовательно, не может быть использована как основной документ для ведения трудового учета.

• Если работник предъявил украинскую книжку, работодатель обязан завести новую российскую форму (2004 г.) по письменному заявлению сотрудника.
• Если работник не желает менять форму, можно продолжать вести украинскую книжку, но только в рамках особых правил, установленных для Крыма и Севастополя.

Эти правила закреплены в Федеральном законе о трудовом праве и в Постановлениях Минтруда, а также в Постановлениях Госстрада труда РФ.

Особые правила для Крыма и Севастополя

В переходный период (с 2014 г. по 2026 г.) для граждан Украины, работающих в Крыму и Севастополе, действует особый порядок:

1. Трудовую книжку украинского образца, оформленную до 2014 г., необходимо заменять только по желанию работника.
2. Если работник не просил замену, работодатель может вести украинскую книжку в соответствии с инструкциями, утвержденными федеральными нормативными актами.
3. Записи, сделанные в украинской книжке после присоединения Крыма, считаются действительными, если они соответствуют требованиям Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. 2019‑06‑14).

Как правильно оформить переход?

Для того чтобы избежать юридических проблем, работодателю рекомендуется выполнить следующие шаги:

• Получить письменное заявление от сотрудника о желании продолжать вести украинскую книжку.
• Убедиться, что все записи в украинской книжке соответствуют инструкции по заполнению (Приказ Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н).
• При необходимости завести дополнительный документ – вкладыш к украинской книжке, но помнить, что такой вкладыш не заменяет российскую форму.
• Вести книгу учета трудовых книжек, где фиксируются сведения о форме, дате оформления и месте хранения.

Примеры оформления записи

Ниже приведены типичные варианты записи в украинской книжке, которые признаются законными:

1. Приём на работу – «Принят на работу , должность – менеджер по продажам».
2. Изменение условий труда – «С изменена ставка оплаты труда с 30 000 ₽ до 35 000 ₽».
3. Отпуск – «Отпуск предоставлен с по ».

Что делать с иностранцами, работающими на предприятиях Крыма и Севастополя?

Для иностранных граждан, занятых на производственных предприятиях в Крыму, действует следующее:

• Если у иностранца есть украинская трудовая книжка, её можно продолжать вести, но только при условии, что работодатель оформляет её в соответствии с российскими нормами.
• Если работник желает получить российскую форму, необходимо оформить новую книжку (2004 г.) и перенести в неё сведения о стаже, но без копирования записей из украинской книги.

Практические рекомендации работодателям

Чтобы избежать рисков, рекомендуется:

1. Провести внутренний аудит всех существующих украинских книжек.
2. Сформировать список сотрудников, которые не желают менять форму, и оформить соответствующее заявление.
3. Вести отдельный учет украинских книжек, отмечая дату их оформления и место хранения.
4. Обучить кадровых специалистов новым требованиям Правил ведения и хранения трудовых книжек (2026 г.).
5. При необходимости обратиться к юридическому консультанту для разработки локальных нормативных актов, регулирующих процесс ведения украинских книжек в Крыму.

• В Крыму можно продолжать вести украинскую трудовые книжку, если работник не просит её замены и все записи соответствуют установленным правилам.
• Работодатель обязан завести новую российскую форму по письменному заявлению сотрудника, но это не обязательное требование, если работник отказываеться от замены.
• Все записи, сделанные в украинской книжке после 2014 г., считаются действительными, если они оформлены в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек.
• Для иностранных работников действует отдельный порядок, предусматривающий возможность ведения украинской формы при условии соблюдения российских норм.

Соблюдая эти рекомендации, работодатели смогут корректно оформить трудовое правоохранение в Крыму, избежать штрафов и обеспечить законность ведения кадрового учета.

Автор статьи: кадровый консультант, специалист по трудовому праву РФ.