Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. При работе с бумажными бланками трудовых книжек (БТК) нередко возникают ситуации, когда из-за человеческого фактора или внешних обстоятельств документ оказывается испорчен. Ошибки на титульном листе, опечатки в сведениях о работе или даже физическое повреждение бланка — все это требует строгого соблюдения установленных правил.
В данной статье мы подробно разберем, что делать, если бланк трудовой книжки испорчен, как правильно вносить исправления, когда документ подлежит уничтожению, и как оформить эту процедуру в соответствии с актуальными требованиями 2026 года.
Золотое правило трудовой книжки: чего делать категорически нельзя
Прежде чем перейти к инструкциям, важно запомнить главное и самое строгое правило ведения трудовых книжек:
- Не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».
- Категорически запрещено исправление ошибок с указанием фраз «Исправленному верить» или «Исправленное верно».
Любые исправления должны производиться исключительно путем признания записи недействительной и внесения новой, верной записи.
Исправление ошибок в сведениях о работе
Если ошибка допущена в разделе «Сведения о работе» (например, неверно указана должность, дата или реквизиты приказа), порядок действий следующий:
- На свободной строке после последней сделанной записи проставляется порядковый номер записи (следующий по нумерации).
- В графе 3 вносится запись: «Запись за номером таким-то недействительна».
- Сразу после этой фразы вносится правильная запись с нужными реквизитами.
- В графе 4 указываються ссылки на соответствующий приказ работодателя (основание внесения записи).
Действующие нормативы ведения БТК в 2026 году не требуют признавать недействительными ранее внесенные записи, которые при корректном оформлении трудовой книжки должны были следовать после пропущенной регистрации. Если же было зафиксировано увольнение, а затем обнаружена ошибка, в БТК следует создать новый обособленный блок информации.
Если испорчен титульный лист трудовой книжки
Исправление ошибок на титульном листе кардинально отличается от исправлений в сведениях о работе и напрямую зависит от того, когда была допущена ошибка.
Ошибка при первичном оформлении
Если неточность или ошибка обнаружена при первичном оформлении книжки или вкладыша, то исправить ее путем зачеркивания нельзя. В этом случае:
- Бланк признается недействительным.
- Испорченный бланк необходимо уничтожить (с составлением акта).
- Работнику оформляется новый бланк трудовой книжки.
Важно: Если бланк испорчен по вине работодателя (сотрудник кадровой службы допустил опечатку при первичном заполнении), плата за испорченный экземпляр с работника не взимаеться. Если же трудовая книжка утеряна или испорчена по вине самого работника, работодатель вправе удержать стоимость бланка или обсудить с работником иные способы возмещения расходов на закупку нового бланка.
Ошибка, выявленная в процессе работы
Если ошибка на титульном листе (например, в фамилии или дате рождения) выявлена позже, когда сотрудник уже работает и в книжке есть другие записи, бланк не уничтожают. В таком случае старые данные зачеркиваются (это единственное исключение для титульного листа), а рядом пишутся новые. Ссылка на документ, подтверждающий изменения (паспорт, свидетельство о браке), вносится на внутренней стороне обложки.
Процедура списания и уничтожения испорченных бланков
Согласно п. 42 Правил и п. 41 Порядка 320н, испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат обязательному уничтожению. Просто выбросить бланк нельзя, необходимо соблюсти процедуру:
Составление акта
На основании п. 42 Правил, уничтожение оформляется соответствующим актом (акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним). Если испорченных бланков накопилось несколько, их можно списать и уничтожить все одновременно одним актом. В акте указываются:
- Серия и номер каждого уничтожаемого бланка;
- Причина списания (ошибка при заполнении, физическая порча);
- Дата составления акта;
- Подписи членов комиссии (обычно не менее 3 человек).
Физическое уничтожение
Испорченные бумаги должны быть уничтожены физически. На практике используется два основных способа:
- Измельчение с помощью шредера (специального аппарата для уничтожения документов).
- Сжигание.
Уничтожение при массовой порче (стихийные бедствия)
Отдельно стоит рассмотреть случаи, когда трудовые книжки повредились вследствие аварий и стихийных бедствий (наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.). В такой ситуации также составляется акт, в котором описывается причина массовой порчи. В дальнейшем работникам оформляются дубликаты трудовых книжек.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году
Не стоит забывать, что с 2021 года в России ведутся электронные трудовые книжки. Исправление ошибок в ЭТК в 2026 году имеет свои особенности: если работодатель внес неверные сведения в отчетность для СФР, он должен подить корректирующие формы. При этом принцип остается схожим: неверная запись не удаляется, а исправляется путем подачи уточненных данных, а в самой ЭТК образуется новая запись, аннулирующая предыдущую.
Если бланк трудовой книжки испорчен, не стоит паниковать, но и игнорировать проблему нельзя. Главный вывод, который нужно запомнить кадровикам и работодателям:
- В сведениях о работе — никаких зачеркиваний, только признание записи недействительной.
- При первичном заполнении — только уничтожение бланка по акту и выдача нового (бесплатно для работника, если виноват кадровик).
- Уничтожение испорченных бланков — строго по акту с помощью шредера или сжигания.
Соблюдение этих простых, но строгих правил позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и сохранить стаж работников в целости и сохранности.