Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Испорченные бланки трудовых книжек (ТК) – это документы‚ которые по какой‑либо причине (механическое повреждение‚ печатные ошибки‚ нечитаемый шрифт‚ попадание влаги и т.д.) не могут быть использованы для оформления трудовых отношений. Их списание необходимо оформить правильно‚ чтобы избежать нарушений трудового и бухгалтерского законодательства.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (обязанность работодателя вести трудовые книжки).
Приказ Минтруда России № 322н от «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению».
Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» № 402‑ФЗ от – порядок списания материальных ценностей.
Приказ Минфина России № 94н от «Об утверждении Положения о бухгалтерском учёте основных средств и нематериальных активов» (по аналогии применяется к канцелярским товарам).

Что считается испорченным бланком?

К испорченным бланкам относяться:

Бланки с механическими повреждениями (разрывы‚ надрывы‚ помятости).
Бланки с дефектами печати (нечитаемый текст‚ смещение строк‚ отсутствие обязательных реквизитов).
Бланки‚ подвергшиеся воздействию влаги‚ высоких/низких температур‚ химических веществ.
Бланки с истёкшим сроком годности (если производитель указал такой срок).

Порядок списания испорченных бланков трудовых книжек

Выявление и фиксирование дефекта

Ответственный сотрудник (кадровик‚ бухгалтер или кладовщик) проводит визуальный осмотр поступающих бланков.
При обнаружении дефекта составляется акт о выявлении испорченного бланка (форма произвольная‚ но должна содержать):
- Дата и место выявления;
- Наименование документа (трудовая книжка‚ бланк);
- Серия и номер бланка (если читаются);
- Описание дефекта;
- ФИО и подпись лица‚ составившего акт;
- Подтверждение подписи руководителя подразделения.

Оформление внутреннего документа о списании

На основании акта о выявлении дефекта готовится приказ о списании материальных ценностей (можно использовать унифицированную форму № МБ‑2 или внутренний шаблон). В приказе указываются:

Основание для списания (акт № …‚ дата);
Количество и наименование списываемых бланков;
Стоимость единицы (по данным бухгалтерского учёта или по закупочной цене);
Общая сумма списания;
Ответственное лицо за исполнение приказа;
Дата вступления приказа в силу.

Бухгалтерские проводки

Списание испорченных бланков отражается в бухгалтерском учёте следующими записями:

Дебет 91.02 «Прочие расходы» – субсчет «Списание материальных ценностей»
Кредит 10 «Материалы» – субсчет «Канцелярские товары и бланки»

Если бланки были приобретены за счёт целевого финансирования (например‚ гранта)‚ то списание может отражаться на субсчете 86 «Целевое финансирование».

Налоговые последствия

Списание испорченных бланков не влияет на налог на прибыль‚ так как расходы признаются в период их возникновения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Однако важно:

Сохранить все первичные документы (акт‚ приказ‚ накладные на приобретение бланков) не менее 4 лет;
При проведении налоговой проверки предоставить доказательства фактического отсутствия возможности использования бланков.

Утилизация

После оформления списания бланки подлежат уничтожению. Рекомендуемый способ:

Шредерная уничтожение (полное разрушение листа);
Сжигание в специализированных установках (при наличии лицензии на утилизацию бумажных отходов);
Сдача в пункты приёма макулатуры с отметкой о невозможности повторного использования (если дефект не связан с конфиденциальной информацией).

Акт об утилизации составляется аналогично акту о выявлении дефекта и хранится вместе с другими первичными документами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли списать бланки‚ если только часть страниц повреждена?: Да‚ если повреждённая часть делает бланк непригодным для заполнения (например‚ отсутствуют обязательные реквизиты или невозможно разобрать текст). В этом случае оформляется акт на весь бланк.
Нужно ли проводить инвентаризацию перед списанием?: Инвентаризация не обязательна‚ но рекомендуется проводить её хотя бы раз в год‚ чтобы выявить скрытые дефекты и избежать накопления непригодных бланков.
Как определить стоимость бланка для бухгалтерского учёта?: Стоимость определяется по фактической закупочной цене (включая НДС‚ если он не вычитается) либо по нормативной стоимости‚ утверждённой внутренним положением организации.
Можно ли вернуть испорченные бланки поставщику?: Это зависит от условий договора поставки. Если в договоре предусмотрена возможность возврата брака‚ то оформляется претензия и акт о несоответствии качества. В противном случае бланки списываются как собственные потери;