Ошибка в нумерации строки в трудовой книжке – частая ситуация, особенно при первичном заполнении. Нарушить порядок номеров может привести к вопросам контролей СФР и требовать официального исправления. Ниже – подробный разбор всех рекомендаций, формул и примеров, которые помогут выполнить корректировку правильно и без риска для организации.

Нормативная база

Исправление ошибок в трудовых книжках регулируется:

• Приказ Минтруда РФ № 320н от «Об утверждении Порядка ведения, оформления и хранения трудовых книжек»;
• Пункт 1 ч. 1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (раздел «Сведения о работе»).

Эти документы прямо указывают порядок признания записи недействительной и внесения правильной информации.

Общие принципы исправления

Согласно нормативным актам, исправление может быть выполнено только после выполнения следующих условий:

1. Запись, в которой допущена ошибка, признаётся недействительной;
2. В соответствующей графе (4) указывается дата и номер приказа/распоряжения, на основании которого вносится корректировка;
3. В графе 3 указывается формулировка «Запись с номером … недействительна»;
4. Ниже в том же документе вносится новая, правильная запись.

Если используется бумажный бланк, его нужно уничтожить и оформить новый. При работе с электронным документом – отправляем корректировку в СФР (форма ЕФС‑1, часть 1.1).

Пошаговая инструкция

Подготовка к исправлению

• Сохраняем копию оригинального листа (для аудита).
• Определяем номер строки, где обнаружена ошибка.
• Получаем копию приказа/распоряжения, которое должно было стать основанием записи.

Размещение отметки о недействительности

В графе 3 (Сведения о работе) в строке с ошибкой пишем:

Запись с номером 12 недействительна.

После этой отметки ставим пустой или зачеркнутый номер, чтобы не создавать впечатление двойного заполнения.

Указание даты и номера приказа

В графе 4 (Дата и номер приказа/распоряжения) вносим данные, на основании которых вносится исправление:

• Дата приказа – ;
• Номер приказа – № 15‑2024;
• Текст: «На основании приказа № 15‑2024 от принято поправление записи о работе сотрудника И.И. Ивановa».

Внесение правильной записи

Ниже (в следующей строке) указываем корректные сведения:

Номер строки: 13
Дата внесения: 
Работа: «Приём на работу в отдел бухгалтерии» 
Документ: Приказ № 15‑2024 от 

Важно, чтобы новый номер был следующим по порядку после всех ранее заполненных строк.

Завершающие действия

• Если используется бумажный бланк – уничтожаем ошибочный лист и оформляем новый;
• Если электронный – отправляем корректировку в СФР (форма ЕФС‑1, часть 1.1);
• Фиксируем дату исправления в журнале учёта трудовых книжек.

Примеры исправления

Пример 1 – ошибка в первичном заполнении

Исходная запись (некорректная):

№ строки: 7
Работа: «Сдача отчётности по налогам»
Документ: Приказ № 34‑2023 от 

Исправленная запись:

Запись с номером 7 недействительна.
№ строки: 8
Работа: «Сдача отчётности по налогам»
Документ: Приказ № 34‑2023 от 

В графе 4 вместо прежнего номера указываем дату и номер приказа, на основании которого вносится поправка.

Пример 2 – ошибка в записи об увольнении

Если в книжке уже есть запись об увольнении, но номер строки указан неверно, то:

Запись с номером 15 недействительна.
№ строки: 16
Работа: «Увольнение по сокращению» 
Документ: Приказ № 9‑2025 от 

После исправления необходимо обновить и подпись ответственного лица.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли исправлять запись без уничтожения оригинального листа? – Да, если используется электронный формат; в бумажном виде требуется полное уничтожение ошибочного листа.
• Нужно ли уведомлять сотрудника об исправлении? – Не обязательно, но рекомендуется информировать его о внесённом изменении.
• Что делать, если ошибка обнаружена после отправки данных в СФР? – Подаём в СФР корректировку в форме ЕФС‑1 (часть 1.1) с указанием причины и подтверждающими документами.

Исправление ошибки в номере записи в трудовой книжке – процедура, требующая строгого соблюдения нормативных требований. Главное правило: признать недействительной ошибочную строку, указать дату и номер приказа, после чего внести корректную запись в следующем порядковом номере. При правильном оформлении документ будет защищён от проверок и не вызовет замечаний со стороны контролирующих органов.

Запомните:

1. Всегда фиксируйте дату и номер приказа в графе 4;
2. Пометка «Запись с номером … недействительна» обязана быть чёткой;
3. Новый номер строки – следующий по порядку;
4. При бумажном документе – уничтожить и оформить новый лист.

Соблюдая эти простые, но обязательные шаги, вы сможете без проблем исправить любые ошибки в трудовых книжках и поддерживать их в полном соответствии с законодательством РФ.