Важно! В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, все записи в трудовой книжке должны быть точными и соответствовать фактическим обстоятельствам трудовой деятельности работника. Ошибочные записи подлежат обязательному исправлению.
Что такое ошибочная запись в трудовой книжке?
Ошибочная запись, это внесенная в трудовую книжку информация, которая:
- не соответствует действительности;
- содержит грамматические, орфографические или фактические ошибки;
- не соответствует приказу или иному распорядительному документу;
- внесена с нарушением установленного порядка;
- не соответствует требованиям законодательства.
Самое главное помнить: Исправление ошибочной записи в трудовой книжке — это не право, а обязанность работодателя. Отказ от исправления может повлечь за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Правовые основания для внесения исправлений
Основные нормативные акты, регулирующие порядок внесения исправлений:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 81, 157, 158);
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69);
- Приказ Минтруда России от № 415н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
Порядок внесения записи об исправлении ошибочной записи
Выявление ошибки
Работодатель обязан:
- регулярно проверять правильность внесенных записей;
- при обнаружении ошибки — немедленно инициировать процесс исправления;
- уведомить работника о выявленной ошибке и предстоящем исправлении.
Очень важно чтобы: Исправление вносится только после тщательной проверки всех документов (приказов, трудовых договоров, локальных нормативных актов).
Подготовка документов
Для внесения исправления необходимо подготовить:
- Заявление работника (если исправление инициировано по его просьбе);
- Служебная записка от ответственного лица;
- Приказ (распоряжение) об исправлении;
- Документы-основания (копии приказов, выписки из них, иные подтверждающие документы).
Внесение записи об исправлении
Запись об исправлении вносится в следующем порядке:
В бумажную трудовую книжку:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись: «Запись за номером ___ от ___ года внесена неверно. Принято решение считать запись недействительной.»;
- В графе 4 указывается дата и номер приказа об исправлении;
- В графе 5 делается новая правильная запись;
- В графе 4 указывается дата и номер приказа, на основании которого вносится правильная запись.
В электронную трудовую книжку (ЭТК):
Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ (вступил в силу с ), в электронную трудовую книжку вносятся:
- сведения о трудовой деятельности;
- сведения о гражданско-правовых договорах (с );
- сведения о приеме на работу, переводе, увольнении;
- сведения об исправлениях (в случае их наличия).
Для исправления записи в ЭТК:
- Работодатель формирует электронный документ с исправленной записью;
- Отправляет его в Пенсионный фонд России (ПФР) через СМЭВ;
- ПФР проверяет корректность и вносит изменения;
- Работник получает уведомление об изменении в личном кабинете на портале госуслуг.
Невероятно важно помнить: При внесении исправлений в ЭТК необходимо соблюдать требования Федерального закона от № 152-ФЗ «О персональных данных» и обеспечивать защиту персональных данных работника.
Подписание и заверение
Все исправления заверяются:
- подписью ответственного лица (как правило, кадровика или руководителя);
- печатью организации (если она используется);
- в случае ЭТК — электронной подписью работодателя.
Уведомление работника
Работник должен быть уведомлен об исправлении в письменной форме (лично под роспись или заказным письмом с уведомлением).
Типичные ошибки при внесении исправлений
Наиболее распространенные нарушения:
- Зачеркивание записей — не допускается, так как делает документ недействительным;
- Исправление «от руки» — недопустимо, все исправления вносятся только машинописным способом;
- Отсутствие приказа об исправлении — обязателен документ, подтверждающий законность внесенных изменений;
- Несвоевременное внесение исправлений — задержка может привести к административной ответственности;
- Отсутствие уведомления работника — работник должен быть в курсе всех изменений.
Запомните: Неправильное исправление записи может привести к судебным разбирательствам и штрафам до 50 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
Образец приказа об исправлении ошибочной записи
Приводим примерный образец приказа:
ПРИКАЗ № 15 от 20 мая 2026 г. г. Москва Об исправлении ошибочной записи в трудовой книжке В связи с обнаружением ошибочной записи в трудовой книжке Иванова Ивана Ивановича (серия ___ № ___), выданной , ПРИКАЗЫВАЮ: Признать запись в трудовой книжке Иванова И.И. от за номером 10 недействительной. Внести в трудовую книжку Иванова И.И. исправленную запись о приеме на работу на должность «Менеджер по продажам» с . Ответственному секретарю отдела кадров Петрова С.В. внести соответствующие изменения в трудовую книжку и личную карточку Иванова И.И. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Директор _______________ /Иванов А.П./ С приказом ознакомлен: _______________ /Иванов И.И./ «____» _______________ 2026 г.
Ответственность за нарушения
За нарушение порядка ведения и исправления трудовых книжек предусмотрена следующая ответственность:
| Вид нарушения | Ответственность | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Несвоевременное внесение исправлений | Штраф до 50 000 руб. | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Неправильное ведение трудовых книжек | Штраф до 100 000 руб. | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Нарушение порядка хранения трудовых книжек | Штраф до 30 000 руб. | ст. 13.11 КоАП РФ |
Рекомендации работодателям
- Регулярно проверяйте правильность ведения трудовых книжек (не реже 1 раза в квартал);
- Используйте программное обеспечение для автоматизации ведения трудовых книжек (например, 1С:Зарплата и управление персоналом);
- Обучайте сотрудников отдела кадров правилам ведения трудовых книжек;
- Соблюдайте сроки внесения исправлений (не более 15 дней с момента обнаружения ошибки);
- Документируйте все изменения — храните приказы, служебные записки и иные подтверждающие документы не менее 75 лет;
- Уведомляйте работников о всех изменениях в их трудовой книжке.
Важно: С 2020 года все трудовые книжки ведутся в электронном виде. Бумажные трудовые книжки выдаются только по заявлению работника. Однако порядок исправления ошибок в обоих видах трудовых книжек аналогичен.
Что делать, если работник не согласен с исправлением?
Если работник не согласен с внесенной исправленной записью, он вправе:
- Обратиться в комиссию по трудовым спорам;
- Подать исковое заявление в суд;
- Обжаловать действия работодателя в Государственную инспекцию труда;
- Обратиться в прокуратуру.
Работодатель обязан предоставить все документы, подтверждающие законность внесенных изменений.
Исправление ошибочной записи в трудовой книжке — это ответственная процедура, требующая соблюдения всех нормативных требований. Неправильное внесение исправлений может привести к серьезным последствиям как для работодателя, так и для работника.
Рекомендуется:
- Своевременно выявлять ошибки;
- Соблюдать установленный порядок внесения исправлений;
- Документировать все изменения;
- Уведомлять работника о всех изменениях;
- Соблюдать требования законодательства.
Соблюдение этих правил позволит избежать административной и иной ответственности, а также сохранить доверие между работодателем и работником.
Помните: Трудовая книжка — это официальный документ, имеющий юридическую силу. От правильности ее ведения зависит не только репутация работодателя, но и права работника.