Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Поэтому требования к ее заполнению крайне строги․ Однако от человеческого фактора никто не застрахован, и ошибки в кадровом делопроизводстве случаются нередко․ Одной из самых распространенных проблем является ошибка в нумерации записей․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно исправить такую ошибку, приведем образцы и пошаговую инструкцию в соответствии с актуальным законодательством (Порядок № 320н)․
Главное правило исправления ошибок
Самое важное правило, которое нужно запомнить: в трудовой книжке категорически запрещено зачеркивать, замазывать корректором или подтирать ошибочные записи․
Единственно правильный способ исправить ошибку (в т․ч․ в номере записи) — это признать ошибочную запись недействительной, а затем внести корректную запись․ Корректировочная запись всегда делается на следующей свободной строке в трудовой книжке․
Как исправить ошибку в номере записи: пошаговая инструкция
Если кадровик допустил ошибку в нумерации (например, пропустил номер, указал дублирующий или просто неверный порядковый номер), исправление вносится следующим образом:
- Графа 1: проставляется следующий по порядку порядковый номер записи (например, если последняя запись была под номером 15, то исправляющая запись получит номер 16)․
- Графа 2: указывается дата внесения корректировки (текущая дата)․
- Графа 3: пишется фраза: «Запись за номером [указать неверный номер] недействительна»․ Сразу после этой фразы, в этой же графе, вносится правильная запись (если речь идет не только о номере, но и о тексте, например, о должности)․ Если ошибка заключалась только в нумерации, а текст записи верный, после слов о недействительности указывается правильный номер записи․
- Графа 4: указываются реквизиты приказа (распоряжения) или иного документа, на основании которого была произведена неточная запись изначально․ Если ошибка была в самом приказе, указываются реквизиты нового приказа, отменяющего предыдущий․
Образец исправления ошибки в номере записи
Представим ситуацию: работник был принят на работу, но кадровик по ошибке присвоил записи номер 12, хотя предыдущая запись была под номером 10 (пропущен номер 11)․
- Графа 1: 11
- Графа 2:
- Графа 3: Запись за номером 12 недействительна․ Принят в отдел продаж на должность менеджера․
- Графа 4: Приказ от № 45-к
После этого нумерация продолжается корректно (следующая запись будет под номером 12)․
Что делать, если записи «перепутались»?
Иногда встречаются и более сложные ситуации․ Например, на портале Роструда был рассмотрен следующий случай: при внесении новой записи (об увольнении) номер приказа случайно написали в графе 4 предыдущей записи (о приеме на работу)․ В итоге записи и их реквизиты «перемешались»․
В таком случае алгоритм остается тем же:
- Признать запись с ошибочными реквизитами недействительной․
- Внести правильную запись с корректными реквизитами в графе 4․
Если же в записи все верно, а с ошибкой указаны только реквизиты приказа, то в графе 3 пишем: «Запись за номером таким-то недействительна», а в графе 4 указываем правильные дату и номер приказа․
Исправление ошибок, допущенных другим работодателем
Часто работник обнаруживает ошибку в трудовой книжке уже после увольнения, на новом месте работы․ Может ли новый работодатель исправить ошибку в номере записи или других данных?
Да, может․ Порядок № 320н не определяет исчерпывающий список документов, на основании которых текущий работодатель производит исправления за другого работодателя․ На практике обычно используються:
- Заверенная копия соответствующего приказа от предыдущего работодателя;
- Архивная справка;
- Решение суда․
Также сотрудник имеет право самостоятельно обратиться в организацию, которая допустила ошибку, и там ее исправят в установленном порядке․
Особенности нумерации при оформлении вкладыша
Если в трудовой книжке заканчивается свободное место в разделе «Сведения о работе», оформляется вкладыш (п․ 38 Правил № 225)․ Важно помнить, что нумерация во вкладыше не начинается заново с единицы!
Нумерация записей сквозная․ Это значит, что если последняя запись в самой трудовой книжке была под номером 25, то первая запись во вкладыше должна иметь номер 26․ Ошибка в нумерации при переходе на вкладыш исправляется по общим правилам․
Исправления на ьном листе
Стоит отличать исправление ошибок в сведениях о работе от исправлений на ьном листе․ Если изменились персональные данные сотрудника (ФИО, дата рождения, сведения об образовании, профессии или специальности), старые данные зачеркиваются одной чертой (это единственное исключение из правила о запчеркивании), а рядом пишутся новые․ Ссылка на документ, подтверждающий изменения, дается на внутренней стороне обложки․
Ошибки в нумерации записей трудовой книжки — это неприятный, но решаемый кадровый момент․ Главное правило: не удалять и не зачеркивать неверный номер в графе 1, а идти по пути признания записи недействительной․ Все исправления должны точно соответствовать документам, на основании которых они вносятся․ Внимательное ведение трудовых книжек, а также своевременный контроль нумерации (особенно при оформлении вкладышей) помогут избежать путаницы и дополнительных корректировок в будущем․