Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж работника. Любая ошибка в ней, особенно в нумерации записей, может привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении опыта работы. В 2026 году правила ведения трудовых книжек остаются строгими: зачеркивания, подчистки и использование корректирующей жидкости категорически запрещены.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно исправить ошибку в порядковом номере записи, что делать, если нумерация сбилась во вкладыше, и какие действия предпринять, если ошибка была допущена предыдущим работодателем.

Основные принципы исправления ошибок

Согласно действующему законодательству (включая Приказ Минтруда России от N 320н), исправление ошибок в трудовой книжке производится по следующим правилам:

• Нельзя зачеркивать ошибочный номер или дату. Зачеркивание допускается только при изменении фамилии, имени или отчества владельца книжки.
• Исправление вносится следующим свободным порядковым номером.
• Исправляет ошибку тот работодатель, который ее допустил. Если организация ликвидирована, исправление вносит правопреемник или архив.
• Нумерация в трудовой книжке и во вкладыше должна быть сквозной и непрерывной.

Алгоритм исправления неправильной нумерации

Если в графе 1 раздела «Сведения о работе» был указан неверный порядковый номер (например, вместо 5 написали 6, или перепутали последовательность), исправление производится следующим образом:

1. Определите правильный номер. Посмотрите, какой номер должен стоять по порядку после последней верной записи.
2. Найдите следующую свободную строку. Исправление вносится не в строку с ошибкой, а ниже, после всех имеющихся записей.
3. Заполните графу 1. Впишите правильный порядковый номер, который идет по очереди (например, если последняя запись была №10, то в графу 1 пишем 11).
4. Заполните графу 2. Укажите текущую дату внесения исправления (дату, когда вы вносите корректив).
5. Заполните графу 3. Внесите формулировку: «Запись за номером [номер ошибочной записи] считать недействительной». Затем, если необходимо, продублируйте правильную запись о приеме/переводе/увольнении с верным номером.
6. Заполните графу 4. Укажите реквизиты приказа (распоряжения), на основании которого вноситься исправление. Это может быть приказ об исправлении ошибок в кадровой документации.

Пример исправления

Представим ситуацию: кадровик ошибся и вместо номера записи «5» написал «6». Далее нужно внести запись об увольнении.

Как исправить:

• В следующей свободной строке в графе 1 ставим правильный номер — 6 (так как запись №5 пропущена или ошибочна).
• В графе 2 пишем дату исправления.
• В графе 3 пишем: «Запись за номером 6 считать недействительной. Принят на должность менеджера…» (если нужно восстановить пропущенную запись) или просто фиксируем недействительность.

Важно: Если ошибка заключалась только в номере, а текст записи верен, часто применяется схема: в графе 3 пишется «Запись за номером [неверный номер] считать недействительной», а следом (под новым номером) вносится правильная запись с верным номером в тексте или просто продолжается нумерация корректно, признавая предыдущий номер техническим браком, который аннулируется.

Ошибки нумерации во вкладыше

Частая ошибка — начало нумерации во вкладыше заново с цифры «1». Это грубое нарушение. Нумерация записей во вкладыше должна продолжать сквозную нумерацию основной трудовой книжки.

Как исправить, если во вкладыше начали с «1»:

Если во вкладыше уже внесены записи с неправильной нумерацией (начиная с 1), необходимо:

1. Признать все записи с неверной нумерацией недействительными.
2. Внести исправительные записи под правильными сквозными номерами.
3. Если места для исправлений во вкладыше нет, заводится новый вкладыш, но лучше постараться исправить имеющийся, используя свободные строки.

В графе 3 указывается: «Записи за номерами 1, 2, 3… считать недействительными. Нумерация должна вестись сквозная с основной трудовой книжкой». После чего вносятся верные записи с правильными номерами.

Что делать, если ошибка допущена предыдущим работодателем?

Согласно правилам, исправляет ошибку тот, кто ее допустил. Если организация, допустившая ошибку в нумерации, ликвидирована, сотрудник должен обратиться:

• К правопреемнику организации (если он есть).
• В архив, куда были сданы документы ликвидированной компании.
• В суд (для установления факта работы, если документы утеряны).

Текущий работодатель не имеет права исправлять ошибки, допущенные другими организациями, за исключением случаев правопреемства.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли просто зачеркнуть неверный номер и написать правильный?

Нет. Зачеркивание номеров записей, дат и должностей в разделе «Сведения о работе» запрещено. Такие действия сделают трудовую книжку недействительной. Используйте только метод внесения новой записи с признанием старой недействительной.

Нужно ли заверять исправление печатью?

С 2023 года (и в 2026 году) требование о наличии печати организации в трудовых книжках упразднено для тех работодателей, кто отказался от использования печей. Если печать используется, она ставится; Если нет — достаточно подписи уполномоченного лица.

Что делать, если в трудовой книжке закончилось место для записей?

Необходимо вшить вкладыш. Нумерация записей во вкладыше продолжается. Если ошибка в нумерации произошла при вшивании вкладыша (начали с 1), исправляйте по алгоритму выше, обеспечивая сквозную нумерацию с основной книжкой.

Правильное ведение трудовой книжки — залог спокойной пенсии для сотрудника и отсутствие штрафов для работодателя. Будьте внимательны при нумерации, и тогда исправления потребуются редко!