Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина. Она содержит важную информацию о стаже, местах работы, должностях и награждениях. Однако иногда в ней могут обнаружиться ошибки, опечатки или изменения в данных, требующие корректировки. Вопрос о том, кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку, регулируется трудовым законодательством и внутренними кадровыми правилами. В этой статье мы подробно разберем, кто и в каких случаях может исправлять записи, как правильно оформлять изменения и на что обратить внимание.

Нормативная база и основные положения

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, сведения о трудовой деятельности работника могут храниться как в бумажном, так и в электронном формате. В случае бумажной трудовой книжки, изменения вносятся в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225).

Основные принципы:

• Изменения вносятся только на основании документов, подтверждающих ошибку;
• Все исправления должны быть заверены подписью и печатью (при наличии) уполномоченного лица;
• Не допускается зачеркивание или подчистка записей — только новые записи с указанием причины корректировки;
• Ответственность за правильность внесенных данных несет работодатель, допустивший ошибку.

Кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку?

Согласно пункту 27 Правил ведения трудовых книжек, исправления в документ должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Это означает, что если ошибка была сделана в период работы у конкретного работодателя, то именно он обязан внести корректировку.

Работодатель как основной субъект

Работодатель — это юридическое или физическое лицо, с которым работник состоит в трудовых отношениях. Именно работодатель несет ответственность за ведение кадрового учета и, соответственно, за правильность записей в трудовой книжке.

В большинстве случаев изменения вносятся:

• Сотрудником кадровой службы (инспектором по кадрам);
• Специалистом, уполномоченным вести кадровое делопроизводство;
• Руководителем организации или его заместителем (если на это есть соответствующие полномочия).

При этом непосредственный начальник или коллега по работе не имеют права вносить изменения, если они не наделены соответствующими полномочиями.

Работодатель по основному месту работы при совместительстве

Если работник трудится по совместительству, то записи в трудовую книжку вносятся:

• По основному месту работы — если трудовая книжка храниться там;
• По месту работы по совместительству — если сотрудник не работает по основному месту и трудовая книжка находится у него на руках (с сентября 2021 года).

Таким образом, если работник уволился с основного места работы и трудовая книжка у него на руках, то запись об изменении вносит работодатель по совместительству, если сотрудник продолжает там работать.

Государственные органы и суды

В исключительных случаях, когда возникают споры о правильности записей, изменения могут быть внесены по решению суда или по требованию государственных инспекций труда. Однако такие случаи редки и требуют судебного или административного разбирательства.

Как правильно вносить изменения в трудовую книжку?

Процедура внесения изменений зависит от типа ошибки и места, где она допущена. Рассмотрим основные случаи.

Исправление ошибок на титульном листе

На титульном листе (где указаны ФИО, дата рождения, образование и т.д.) изменения вносятся следующим образом:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой;
2. Рядом пишется правильная информация;
3. В конце ставится подпись ответственного лица и печать (если есть);
4. В графе «Сведения о работе» делается запись: «Запись за номером __ исправлена. Основание: _______ (например, паспортные данные).»

Пример:

В графе «Образование» было указано «среднее», исправлено на «среднее профессиональное». В графе «Сведения о работе» сделана запись: «Запись за номером 3 исправлена. Основание: приказ № 15 от ;»

Исправление ошибок в разделе «Сведения о работе»

В этом разделе изменения вносятся только путем внесения новой записи, которая аннулирует предыдущую. При этом указывается причина корректировки.

Пример:

В трудовой книжке указано: «Уволен по собственному желанию «. На самом деле увольнение было по соглашению сторон. Вносится новая запись:

— запись за номером 5 недействительна. Основание: решение суда от . Принят на работу .»

Изменение наименования должности

Если наименование должности изменилось в связи с переименованием профессии или изменением классификатора, то в трудовую книжку вносится новая запись с указанием причины.

Пример:

В трудовой книжке указано: «Сторож-кочегар». В связи с изменением классификатора профессий вносится запись:

— запись за номером 7 недействительна. Основание: приказ Росстата от № 45. Должность изменена на «Кочегар-сторож».

Изменение фамилии, имени, отчества или даты рождения

Такие изменения вносятся по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих изменения (например, свидетельство о браке, паспорт с новой фамилией и т.д.).

Пример:

В трудовой книжке указана фамилия «Иванова». В связи с замужеством вносится запись:

— запись за номером 2 недействительна. Основание: свидетельство о браке № 12345 от . Фамилия изменена на «Петрова».

Кто не имеет права вносить изменения?

Несмотря на то, что процедура кажется простой, есть лица, которые не имеют права вносить изменения в трудовую книжку:

• Сам работник — он может только предъявить претензию работодателю, но не вправе вносить изменения самостоятельно;
• Коллеги по работе, не уполномоченные на ведение кадрового делопроизводства;
• Родственники или знакомые работника;
• Сотрудники других организаций, не имеющие отношения к данному работодателю;
• Лица без соответствующих полномочий (например, бухгалтер, не имеющий права на ведение кадровой документации).

Если изменения внесены лицом, не имеющим на это права, такие записи могут быть признаны недействительными.

Что делать, если работодатель отказывается вносить изменения?

Если работодатель отказывается вносить корректировки или игнорирует просьбу работника, можно предпринять следующие шаги:

1. Написать письменное заявление на имя руководителя организации с указанием причины и просьбой внести изменения. Заявление должно быть зарегистрировано в организации;
2. Обратиться в государственную инспекцию труда с жалобой на действия работодателя;
3. Подать иск в суд о признании записи недействительной и обязании работодателя внести изменения;
4. Обратиться в прокуратуру для проведения проверки;
5. Если трудовая книжка хранится у работодателя, можно запросить дубликат, если исправления невозможны.

Пример жалобы в инспекцию труда:

Уважаемая Государственная инспекция труда!

Прошу принять меры по факту отказа ООО «Ромашка» внести изменения в мою трудовую книжку. в графе «Сведения о работе» указана причина увольнения «по собственному желанию», хотя на самом деле увольнение было по соглашению сторон. Прошу обязать работодателя внести исправления.

С уважением, Иванов Иван Иванович.

Электронная трудовая книжка: особенности внесения изменений

С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка. В ней изменения вносятся через:

• Подачу формы СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ;
• Внесение изменений в личном кабинете работодателя на сайте ПФР;
• Подтверждение изменений подписью электронной подписью уполномоченного лица.

Если в электронную трудовую книжку нужно внести изменения, работодатель обязан:

1. Направить уведомление работнику о внесенных изменениях;
2. Зарегистрировать изменения в системе ПФР;
3. Сохранить подтверждающие документы.

Важно: Работник имеет право получить выписку из электронной трудовой книжки в любое время через личный кабинет на сайте ПФР.

Ответственность за неправильное внесение изменений

Неправильное внесение изменений или отказ от корректировки могут повлечь за собой:

• Административную ответственность для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ) — штраф до 50 000 рублей;
• Гражданско-правовую ответственность — работник может требовать возмещения ущерба, причиненного неправильными записями;
• Уголовную ответственность — в случае умышленного искажения сведений (например, при фальсификации трудового стажа);
• Отказ в признании трудового стажа при судебных разбирательствах или оформлении пенсии.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли внести изменения в трудовую книжку после увольнения?

Да, но только если работодатель, допустивший ошибку, готов внести изменения. Если работник уволился, он может обратиться к бывшему работодателю с просьбой внести корректировки. Если работодатель отказывается, можно обратиться в суд.

Можно ли внести изменения в трудовую книжку, если она утеряна?

Если трудовая книжка утеряна, работодатель обязан выдать дубликат на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность (например, копии приказов, выписки из лицевого счета и т.д.).

Можно ли внести изменения в трудовую книжку без согласия работника?

Нет, изменения вносятся только с согласия работника или по решению суда. Работодатель не вправе вносить изменения без ведома работника.

Можно ли внести изменения в трудовую книжку задним числом?

Нет, изменения вносятся только на основании документов, датированных на момент события. Нельзя вносить изменения задним числом без соответствующего обоснования.

Можно ли внести изменения в трудовую книжку, если работник уже уволился?

Да, но только если бывший работодатель готов внести изменения. Если нет, работник может обратиться в суд или запросить дубликат трудовой книжки.

Изменения в трудовую книжку — это ответственная процедура, которая требует соблюдения законодательства и правил ведения кадровой документации. Основное правило: изменения вносит тот работодатель, который допустил ошибку. Все корректировки должны быть заверены подписью и печатью, а записи — оформлены в соответствии с установленными требованиями.

Если работодатель отказывается вносить изменения, работник вправе обратиться в государственные органы или суд для защиты своих прав. Важно помнить, что неправильные или необоснованные записи могут повлечь серьезные последствия как для работника, так и для работодателя.

Рекомендации:

• Регулярно проверяйте свою трудовую книжку на наличие ошибок;
• При обнаружении ошибки сразу обращайтесь к работодателю с письменным заявлением;
• Сохраняйте копии всех документов, подтверждающих изменения;
• В случае спорных ситуаций обращайтесь за юридической помощью.

Дата публикации: 22 мая 2026 года. Информация актуальна на момент написания статьи и может быть изменена в связи с изменениями законодательства.