Ошибка в дате приёма на работу‚ увольнения или рождения в трудовой книжке может привести к недоразумениям при оформлении пенсии‚ получении социальных выплат или при трудоустройстве. Исправить такую неточность можно‚ соблюдая требования Приказа Минтруда России от № 320н («Порядок ведения трудовых книжек и хранения их копий»). Ниже – пошаговая инструкция‚ список необходимых документов и пример корректировочной записи.
Когда требуется исправление
- Неправильная дата приёма на работу (ошибка в трудовом договоре или приказе).
- Ошибочная дата увольнения (например‚ указана позже фактического расторжения контракта).
- Неправильная дата рождения сотрудника.
- Любая иная неточность‚ внесённая предыдущим работодателем.
Какие документы нужны для исправления
Согласно пункту 4 Порядка 320н‚ исправление производится на основании документов‚ подтверждающих правильные сведения. На практике кадровые службы принимают:
- Заверенную копию приказа о приёме на работу (или о переводе‚ если дата меняется в связи с переводом).
- Заверенную копию трудового договора (или соглашения о изменении условий труда).
- Архивную справку из отдела кадров предыдущего работодателя‚ подтверждающую дату начала/окончания трудовой деятельности.
- Решение суда или иное официальное постановление‚ если спор о дате уже рассматривался в судебном порядке.
- Заявление работника с приложением копий указанных документов (в случае‚ когда работник сам обнаружил ошибку).
Важно: если ошибка допущена текущим работодателем‚ исправление вносится непосредственно им на основании внутренних документов (приказа‚ договора). Если неточность допущена предыдущим работодателем‚ текущий работодатель может внести исправление только после получения подтверждающих документов от бывшего работодателя или их заверенных копий.
Порядок действий работника и отдела кадров
- Обнаружение ошибки. Работник внимательно проверяет свою трудовую книжку и фиксирует неверную запись.
- Подготовка заявления. Составляется письменное обращение к текущему (или бывшему) работодателю с просьбой исправить запись. В заявлении указываются:
- ФИО сотрудника;
- Номер и серия трудовой книжки;
- Точная неверная запись (дата‚ формулировка);
- Правильная информация;
- Перечень прилагаемых документов (копии приказа‚ договора и т.д.).
- Проверка документов; Кадровая служба проверяет подлинность и соответствие предоставленных бумаг.
- Внесение исправления. В трудовой книжке делается корректировочная запись согласно образцу‚ утверждённому Порядком 320н.
- Подтверждение. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (руководителя отдела кадров или директора) и печатью организации.
- Уведомление работника. Сотрудник получает копию исправленной страницы или выписку из трудовой книжки.
Образец корректировочной записи
Исправление вносится в строку‚ следующую за ошибочной записью. Формат записи:
№ п/п Дата внесения исправления Содержание исправления Подпись‚ расшифровка Печать -------------------------------------------------------------------------------- 1 Вместо записи: «Уволен » записать: «Уволен » Иванов И.И. [печать организации]
Где:
- № п/п – порядковый номер исправления в трудовой книжке (нумерация продолжается с последней записи).
- Дата внесения исправления – текущая дата (день‚ месяц‚ год) оформления корректировки.
- Содержание исправления – четко указывается‚ какая именно запись неверна и на что она заменяется.
- Подпись‚ расшифровка – подпись ответственного лица и его ФИО.
- Печать – оттиск печати организации (если она имеется).
Пример записи для исправления даты рождения:
№ п/п Дата внесения исправления Содержание исправления Подпись‚ расшифровка Печать -------------------------------------------------------------------------------- 2 Вместо записи: «Дата рождения: » записать: «Дата рождения: » Петрова А.С. [печать организации]
Чего следует избегать
- Не замазывать ошибку корректирующей жидкостью или закрашивать её – такие действия считаются недопустимыми и могут привести к признанию трудовой книжки недействительной.
- Не вносить исправление без ссылки на подтверждающий документ – запись будет считаться незаконной.
- Не забывать про печать и подпись – без них запись не имеет юридической силы.
Исправление ошибочной даты в трудовой книжке – процедура‚ регламентированная нормативными актами и требующая внимательного подхода. Соблюдая порядок‚ предусмотренный Приказом Минтруда № 320н‚ предоставляя надлежащие документы и оформляя запись по утверждённому образцу‚ вы обеспечите юридическую чистоту трудовой книжки и защитите права сотрудника от возможных претензий со стороны Пенсионного фонда‚ налоговой инспекции или будущих работодателей.
Если у вас остались вопросы по конкретной ситуации – рекомендуем обратиться в юридический отдел вашей организации или к специалисту по трудовому праву для получения индивидуальной консультации.