Допустить ошибочную запись в трудовой книжке может даже самый опытный кадровик. Некорректная запись об увольнении — это не приговор, однако такую оплошность необходимо исправлять максимально оперативно и грамотно, чтобы не навредить сотруднику и избежать штрафов со стороны трудовой инспекции.

Главный нормативный акт, который регулирует этот вопрос — Приказ Минтруда РФ № 320н от . Именно он утверждает форму книжки и Порядок ее ведения и хранения. Текст этого документа необходимо держать под рукой каждому специалисту отдела кадров.

Главное правило: кто ошибся, тот и исправляет

Прежде чем вносить изменения, необходимо ответить на ключевой вопрос: кто совершил ошибку?

• Ошибка допущена текущим работодателем: исправление вносится вашей организацией в соответствии с Порядком ведения трудовых книжек.
• Ошибку допустил прежний работодатель: по общему правилу исправления вносит тот работодатель, который сделал неточную или неправильную запись. Текущий работодатель не имеет права самостоятельно править чужие ошибки. Однако если сотрудник обращается к вам с просьбой исправить запись прошлого места работы, вы можете оказать ему содействие: направить официальный запрос прежнему работодателю или исправить ошибку на основании официального документа (справки) от прошлого работодателя.

Как исправить ошибку в бумажной трудовой книжке

В бумажной трудовой книжке категорически запрещено замазывать ошибки корректором, зачеркивать слова (за исключением незначительных опечаток на титульном листе) или подделывать записи. Исправления вносятся особым способом.

Пошаговая инструкция для раздела «Сведения о работе»

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи (следующий по счету).
2. В графе 2 укажите текущую дату внесения исправления;
3. В графе 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна». Сразу после этого внесите правильную формулировку об увольнении (например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
4. В графе 4 укажите реквизиты приказа об увольнении (дата и номер), а если исправление вносится на основании справки от другого работодателя, реквизиты этой справки.

Важно: после внесения исправлений запись необходимо заверить подписью ответственного лица и печатью организации (или отдела кадров), если печать предусмотрена уставом.

Если ошибок несколько

Если в трудовой книжке сразу несколько ошибок, нужно исправить каждую из них. Но если ошибочные записи идут подряд, исправить их можно одной объединяющей записью.

Пример: «Записи за номером 1, 2, 3 недействительны. Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке (ЭТК)

С цифровой трудовой книжкой алгоритм исправления гораздо проще, так как он не требует внесения новых рукописных строк. Ошибки в ЭТК может исправить только тот работодатель, который внес некорректную запись.

Для этого необходимо:

1. Подготовить корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
2. В форме указать корректные сведения.
3. В специальной графе «Признак отмены» указать, что предыдущая запись аннулируется.
4. Одновременно подать исправленную запись на ту же дату/событие, что и первоначальная ошибочная запись.

Данные отправляются в Социальный фонд России (СФР), где некорректная информация заменяется на актуальную.

Когда исправить ошибку невозможно: выдача дубликата

В большинстве случаев исправление записи допустимо. Однако иногда сделать это невозможно, и тогда работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки.

Это происходит в следующих ситуациях:

• Трудовая книжка пришла в негодность (порвана, испачкана, обгорела).
• В документе выявлено такое количество ошибок или помарок, что их исправление сделает трудовую книжку нечитаемой и запутанной.

Внесение исправлений в трудовую книжку требует внимательности и строгого соблюдения Приказа Минтруда № 320н. Главное помнить: нельзя удалять или замазывать старые записи, правильный путь, признать ошибочную запись недействительной и внести верные данные. А в случае с электронной трудовой книжкой достаточно отправить корректировку в СФР. Бережное отношение к документам работника убережет компанию от штрафов, а сотрудника, от проблем с подтверждением стажа.