Ошибки в трудовой книжке – частая проблема, с которой сталкиваються как работодатели, так и сотрудники. Правильная обработка подобных недочётов регулируется Трудовым кодексом РФ, Приказом Минтруда № 320н и рядом методических рекомендаций (например, HR‑Portal). Ниже – пошаговое руководство, которое поможет понять, что делать кадровику, когда допущена ошибка, и как её правильно исправить.
Общие принципы исправления ошибок
Исходя из практик 2025‑2026 годов, исправление ошибок в трудовой книжке возможно только в определённых случаях:
- Ошибка допущена в первичном заполнении (трудовой книжке, вкладыше, ьном листе).
- Ошибка не приводит к нарушению труда‑трудового статуса сотрудника (например, опечатка в наименовании организации).
- Запись уже заполнена, но содержит неверные сведения – тогда требуется либо запередить её, либо завесить дубликат.
Если же ошибка относится к личным данным (фамилия, отчество, дата рождения) – их зачеркивать нельзя. В таком случае оформляется новый экземпляр трудовой книжки.
Когда допускается исправление?
Согласно п. 8, гл. 2, Приложение 2 к Приказу Минтруда № 320н, правильные данные указываются через запятую, если все графы заполнены. Пример:
Запись: ООО «Ромашка», 12‑01‑1985, г. Москва
Исправление: ООО «Ромашка», 12‑01‑1985, г. Москва (ошибка: «ООО «Ромашка» → «ООО «Ромашка»»)
Пошаговая инструкция по исправлению
Ошибки в наименовании организации
Если в книжке указана неверная наименование организации, то после ошибочной записи кадровик должен:
- Сделать отметку: «В наименовании организации допущена ошибка, а ниже указать правильное наименование организации».
- Подписать исправление и поставить печать организации.
Источник: HR‑Portal.
Ошибки в личных данных (ФИО, дата рождения)
Зачеркивать такие данные нельзя. Правильный путь:
- Оформить дубликат трудовой книжки.
- В новом экземпляре внести корректные сведения.
- В старой книжке указать отметку о её недействительности (например, «Дубликат оформлен в связи с ошибкой в личных данных»).
Ошибки в сведениях об образовании и воинском учёте
Записи в этих разделах также нельзя зачеркивать. При обнаружении ошибки:
- Создаётся новый документ с правильными данными.
- В старом документе делается отметка о его недействительности.
Ошибки в сведениях о работе, увольнении, приёме на работу
Если в книжке уже поставлена запись о приёме или увольнении, но с ошибкой, то:
- В конце соответствующей записи добавляется пометка «исправление» и правильные данные.
- Исправление подписывается кадровиком и заверяется печатью.
Оформление исправления
Для того чтобы исправление было юридически значимым, необходимо выполнить несколько формальностей:
- Подпись кадровика – подтверждает ответственность за внесённые изменения.
- Печать организации (или печать кадровой службы) – делает запись официальной.
- Если исправление касается ьного листа, то зачеркнуть неверную запись и рядом написать правильную.
Пример оформления исправления (образец 1):
Исправление ошибки в трудовой книжке об образовании ------------------------------------------------- Было: «Служба в армии – 1995‑2000» Стало: «Служба в армии – 1994‑1999» Подпись: ___________________ Печать: ___________________
Когда требуется полная замена трудовой книжки?
Если допущена фундаментальная ошибка, например:
- Заполнена запись в книжке не того сотрудника;
- Все графы заполнены, но данные неверны;
- Ошибка в паспортных данных, которые нельзя зачеркнуть.
Тогда трудовую книжку необходимо уничтожить и оформить новую. При этом в старой книжке указывается отметка о её недействительности.
Частые ошибки и как их избежать
- Заполнение «на слух» – всегда сверяйте данные с оригинальными документами (паспорт, трудовая книжка предыдущего работодателя).
- Опечатки в букве «ё» – в фамилиях и именах используйте только те варианты, которые указаны в паспорте.
- Неправильный номер приказа – проверяйте реквизиты приказа в Приложении 2 к ТК РФ.
- Отсутствие подписи и печати – без них запись считается недействительной.
- Неучтённый вкладыш – если страница заполнена полностью, оформляйте вкладыш в том же порядке.
Итак, если кадровый работник ошибся при заполнении трудовой книжки, его действия должны быть строго регламентированы:
- Определить тип ошибки (наименование организации, ФИО, дата рождения, сведения об образовании и т.д.).
- Применить соответствующий способ исправления – от простого подписания до полной замены документа.
- Обеспечить подпись, печать и отметку о недействительности старого экземпляра.
- Сохранить все изменения в соответствии с требованиями ТК РФ и Приказа Минтруда № 320н.
Только соблюдая эти правила, можно избежать спорных ситуаций при проверкетрудовой документацией и гарантировать юридическую корректность всех записей.
Обновлено: 22 мая 2026 г., 07:26