Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и профессиональную деятельность работника. Даже одна допущенная ошибка может стать причиной проблем при оформлении пенсии или получении кредитов. В 2026 году правила ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) строго регламентированы. Самое главное помнить: зачеркивать, замазывать корректором или стирать записи категорически запрещено; Любое исправление должно производиться путем внесения новой записи, признающей предыдущую недействительной.

Кто имеет право вносить исправления?

Важно сразу определить, кто должен исправлять ошибку, так как от этого зависит алгоритм действий:

• Если ошибку допустил текущий работодатель: Исправление вносит организация, в которой работает сотрудник на момент обнаружения ошибки.
• Если ошибку допустил предыдущий работодатель: Исправления вносит организация, допустившая ошибку. Если она ликвидирована, исправления вносит новый работодатель на основании соответствующих документов (архивных справок, копий приказов).
• Самостоятельное исправление: Владелец трудовой книжки (сотрудник) ничего исправлять в ней не может. Такие действия признаются подделкой документов и наказываются по закону.

Общий алгоритм исправления ошибок в разделе «Сведения о работе»

Независимо от типа ошибки (неверная дата, фамилия, название должности или организации), порядок действий един. На новой строчке после всех имеющихся записей необходимо выполнить следующие шаги:

1. Графа 1 (Номер записи): Проставить следующий порядковый номер.
2. Графа 2 (Дата): Указать текущую дату внесения исправления (дату, когда делается запись об ошибке).
3. Графа 3 (Сведения о работе): Написать формулировку: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна». После этого сразу же вносится правильная запись.
4. Графа 4 (Основание): Указать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится исправление. Если исправляется ошибка, допущенная другим работодателем, в графе 4 указываются реквизиты его приказа.

В конце запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (при ее наличии).

Примеры исправления конкретных ошибок

Ошибка в дате приема или увольнения

Если была неверно указана дата, нельзя просто исправить цифры. Необходимо:

• Внести запись: «Запись за номером 15 недействительна».
• Тут же добавить верную запись: «Принят на должность менеджера» (или «Уволен») с правильной датой в графе 2.

Рекомендуется признавать недействительной целиком всю запись об увольнении или приеме, если в ней есть существенные ошибки.

Ошибка в наименовании организации

Если в графе 3 или в заголовке раздела неверно указано название компании:

• Вносится запись о недействительности предыдущей записи.
• Вносится новая запись с правильным названием организации.
• В графе 4 указываются реквизиты приказа об исправлении.

Ошибки в титульном листе

На титульном листе (ФИО, дата рождения, образование) правила отличаются от раздела о работе:

• Здесь допускается зачеркивание неверной записи одной чертой.
• Рядом (или сверху) вписываются правильные данные.
• Исправление заверяется подписью владельца книжки и подписью уполномоченного лица работодателя, а также печатью организации.
• Это правило действует, если изменились персональные данные (смена фамилии, получение диплома) или допущена ошибка при первичном заполнении.

Исправление ошибок в электронной трудовой книжке

С развитием цифровизации в 2026 году актуальным остается вопрос электронных трудовых книжек (форма СЗВ-ТД). Если ошибка была допущена при подаче сведений в Социальный фонд России (СФР):

1. Необходимо подготовить новую форму СЗВ-ТД.
2. В графе «Признак отмены» указать код, означающий аннулирование предыдущей записи.
3. Одновременно подать корректирующую запись с верными данными на ту же дату события.

Алгоритм для «цифры» проще, так как система сама отслеживает хронологию, но ответственность за своевременную подачу корректных данных лежит на работодателе.

Частые вопросы и важные нюансы

Что делать, если организация ликвидирована?
Если работодатель, допустивший ошибку, ликвидирован, работник должен обратиться к своему текущему работодателю. Новый работодатель вносит исправления на основании документов, подтверждающих ошибку и правильные данные (архивные выписки, копии приказов, справки).

Можно ли использовать корректор?
Нет. Использование корректирующих средств (замазок, лент) в разделе «Сведения о работе» делает документ недействительным. Только метод «новой записи».

Нужно ли переписывать всю трудовую?
Нет, заводить новую трудовую книжку из-за ошибок не нужно, если только она не пришла в полную негодность. Все исправления вносятся в существующий документ.

Грамотное исправление ошибок в трудовой книжке — залог спокойного будущего для сотрудника и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов для работодателя. Помните: аккуратность, соблюдение хронологии и использование правильных формулировок («запись недействительна») — ключевые принципы кадрового делопроизводства в 2026 году.