Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Ошибки, допущенные в этом документе, могут обернуться серьезными проблемами: заниженным стажем, отказом в назначении пенсии и другими негативными последствиями для сотрудника. Особенно остро вопрос исправлений стоит при увольнении, когда работник уже покинул компанию, а неверная запись мешает ему устроиться на новое место.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно вносить исправления в трудовую книжку при увольнении, какие нормативные акты это регулируют и что делать в сложных ситуациях, включая переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Нормативная база

Основными документами, регламентирующими порядок ведения и исправления трудовых книжек, являются:

• Трудовой кодекс РФ (в частности, ч. 7 ст. 50 и ст. 66.1 ТК РФ).
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ).

Частью седьмой статьи 50 Трудового кодекса установлено, что при увольнении трудовая книжка обязательно выдается работнику в день увольнения (в последний день работы). Если запись об увольнении внесена с ошибкой, ее необходимо исправить до выдачи документа на руки.

Общие правила внесения исправлений

В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки ошибки исправляются в специальном порядке. Категорически запрещается зачеркивать, замазывать корректором или подтирать неверные записи!

Исправление производится путем признания записи недействительной и внесения новой, правильной записи; Делается это следующим образом:

1. В графе 1 ставится очередной порядковый номер записи.
2. В графе 2 указывается дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего (без нового порядкового номера) вносится верная формулировка.
4. В графе 4 повторяется номер приказа или распоряжения, на основании которого вносится правильная запись (либо указывается новый приказ, если ошибка была в основании).

Что делать, если ошибка обнаружена после увольнения?

Часто бывает так, что сотрудник уже уволен, получил трудовую книжку на руки, и только на новом месте работы (или дома) обнаружил неверную запись — например, неверную дату увольнения или неправильную формулировку причины увольнения.

Согласно п. 27 и 28 Правил, вносить изменения в трудовые книжки можно по новому месту работы на основании официального документа (приказа, справки) от работодателя, допустившего ошибку. Если такой документ получить невозможно (например, компания ликвидирована), работнику придется обращаться в суд с заявлением об установлении факта прекращения трудовых отношений.

Однако на практике лучше всего обратиться к бывшему работодателю. Если сотрудник еще не устроился на новую работу, он приносит трудовую книжку в отдел кадров прежнего места работы, где исправление вносит сотрудник, ответственный за ведение книжек.

Исправление записи при увольнении за прогул

Отдельный сложный случай — когда сотрудника уволили за прогул, но по решению суда основание увольнения должно быть другим (например, по собственному желанию или по соглашению сторон). В такой ситуации работодатель обязан внести исправления в трудовую книжку на основании вступившего в силу решения суда.

Алгоритм стандартный: запись об увольнении за прогул признается недействительной, и вносится новая запись с правильной формулировкой, соответствующей судебному решению.

Исправление данных о ФИО и дате рождения

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке и других документов. В таких случаях старые данные зачеркиваются одной чертой (это единственное исключение из правил), а новые записываются над зачеркнутыми. Ссылка на документ-основание указывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью работодателя и печатью.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и исправления

С 2020 года у каждого работника, продолжающего трудиться, сформировался электронный аналог бумажной трудовой книжки — ЭТК. С 2025 года все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки по собственному выбору или потому, что впервые устроились на работу.

Важно помнить: данные из бумажной трудовой книжки можно внести в ее электронный аналог. Если в бумажной версии была допущена ошибка, которая затем исправлялась, в ЭТК должна попасть уже корректная, актуальная информация. Работодатель обязан своевременно и безошибочно передавать сведения в Социальный фонд России (СФР). Если ошибка закралась в электронный отчет, исправить его можно путем подачи корректирующих форм.

Ответственность работодателя

Ошибки, допущенные в трудовых книжках, могут обернуться заниженным трудовым стажем и проблемами при оформлении пенсии. За задержку выдачи трудовой книжки при увольнении или за внесение неверных записей, препятствующих трудоустройству, работодатель может быть привлечен к материальной ответственности. В частности, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).

Исправление записей в трудовой книжке при увольнении — процесс, требующий предельной внимательности и строгого соблюдения инструкции. Главное правило: никаких зачеркиваний в разделе «Сведения о работе» (кроме ьного листа ФИО), только признание записи недействительной и внесение верных данных. Если ошибка выявлена после увольнения, новый работодатель имеет право исправить ее на основании справки с прежнего места работы, но лучше всего решить этот вопрос напрямую с бывшим работодателем, который обязан устранить свои недочеты.