Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Ошибки в ней могут привести к проблемам при получении пенсии, пособий и при трудоустройстве в новые организации. В 2026 году правила исправления записей в бумажной и электронной трудовой книжке практически не изменились, однако появились уточнения, связанные с переходом на электронный формат (ЭТК). В статье подробно рассматривается, что считать запись недействительной, какие документы нужны, как правильно оформить исправление и когда целесообразно оформлять дубликат книжки.

Содержание

1. Правовая база (ТК РФ, Приказы Минтруда)
2. Когда запись признаётся недействительной
3. Кто имеет право признать запись недействительной
4. Пошаговая процедура оформления признания записи недействительной (бумажная ТК)
5. Образцы записей в графах 1‑4
6. Оформление дубликата трудовой книжки
7. Корректировка в электронной трудовой книжке (ЭТК)
8. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие исправление ошибок в трудовой книжке:

• Статья 66 Трудового кодекса РФ – устанавливает форму и порядок ведения трудовой книжки.
• Статья 66.1 ТК РФ – допускает ведение электронной трудовой книжки (ЭТК).
• Приказ Минтруда России № 353н от  (в редакции от ) – регламентирует порядок признания записей недействительными и порядок оформления дубликатов.
• Постановление Правительства РФ № 1065 от  – уточняет порядок заполнения граф 1‑4 в разделе «Сведения о работе».

Все действия должны быть документально подтверждены: приказом, распоряжением, решением суда или иным официальным актом, на основании которого вносится исправление.

Когда запись признаётся недействительной

Запись в трудовой книжке считается недействительной в следующих случаях:

• Ошибка в ФИО, дате рождения, ИНН, паспортных данных.
• Неправильно указана дата приема, увольнения, перевода, стаж.
• Запись сделана без надлежащего приказа (отсутствие подписи, печати, даты).
• Запись противоречит решению суда (например, признание увольнения незаконным).
• Запись сделана в разделе, где запрещено вносить исправления (награждения, аттестации) – в этом случае её необходимо признать недействительной и оформить новую запись.

Если ошибка обнаружена после того, как работник уже получил новое место работы, а в новой организации уже внесены сведения о предыдущем месте, рекомендуется оформить дубликат трудовой книжки, чтобы избежать двойного исправления.

Кто имеет право признать запись недействительной

В случае электронной трудовой книжки запись признаётся недействительной тем же лицом, которое имеет полномочия вносить изменения в ЭТК (обычно это кадровый специалист организации, уполномоченный в системе СФР).

Пошаговая процедура оформления признания записи недействительной (бумажная ТК)

1. Подготовка приказа (распоряжения) работодателя.
   • Указывается номер и дата приказа.
   • Приводятся причины признания записи недействительной (ошибка в ФИО, неверная дата и т.п.).
   • Приказ подписывается руководителем и печатается.
2. Оповещение работника. Работник получает копию приказа и подписывает заявление о согласии (если требуется).
3. Внесение записи в трудовую книжку.
   1. В графе 1 указывается следующий порядковый номер (если в разделе «Сведения о работе» уже есть запись № 5, то в новой строке будет № 6).
   2. В графе 2 ставится дата внесения записи (дата подписи приказа).
   3. В графе 3 пишется формулировка:
      
      Запись за № X недействительна
      (где X — номер ошибочной записи).
   4. В графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого вносится исправление:
      
      Приказ № 123 от г.
4. Внесение новой (правильной) записи. После признания старой записи недействительной в следующей строке (№ X+1) вносятся корректные данные о работе (дата приема, должность, основание и т.д.).
5. Подпись и печать. Работодатель ставит подпись и печать в графе 5 (если такая предусмотрена) и в графе 6 (подпись работника, если требуется).
6. Сдача копии в отдел кадров. Оригинал приказа и копию трудовой книжки помещают в личное дело работника.

Важно: зачёркивать, стирать или использовать корректирующую жидкость в трудовой книжке запрещено. Любая ошибка фиксируется отдельной записью о недействительности.

Образцы записей в графах 1‑4

5.1 Пример признания записи недействительной

5.2 Пример новой (корректной) записи после признания недействительной

Если ошибка относится к разделу «Награждения», запись выглядит так же, но в графе 3 пишется «Запись за № X недействительна (награждение)».

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат (замена) трудовой книжки требуется в следующих ситуациях:

• Книжка пришла в негодность (разорвана, сильно испачкана, повреждены страницы).
• Книжка потеряна или украдена.
• В книжке есть запись об увольнении, признанная недействительной, и в дальнейшем исправлять её будет затруднительно (например, уже несколько записей после неё).

Порядок оформления дубликата (по Приказу Минтруда № 353н):

1. Работник подаёт заявление о выдаче дубликата в отдел кадров.
2. Работодатель оформляет приказ № … от … о выдаче дубликата, указывая причину (потеря, негодность, признание записи недействительной).
3. В ьном листе дубликата не должно быть никаких пометок, исправлений, зачеркиваний. Заполняются все реквизиты как в оригинале.
4. В графе «Сведения о работе» вносятся все прежние записи (копируются из оригинала) в том же порядке и с теми же номерами. После последней актуальной записи вносятся новые записи, если они требуются.
5. Оригинальная (повреждённая) книжка изымается из личного дела и помещается в архив.

Для электронного варианта (ЭТК) дубликат не нужен – достаточно исправить запись в системе СФР, но при этом в личном деле сохраняется копия приказа о корректировке.

Корректировка в электронной трудовой книжке (ЭТК)

ЭТК храниться в базе данных Социального фонда России (СФР). Процедура признания записи недействительной почти идентична бумажному варианту, но реализуется через информационную систему.

1. Кадровый специалист в системе «Система Фондов» открывает карточку сотрудника.
2. В разделе «Сведения о работе» выбирает ошибочную запись и нажимает кнопку «Признать недействительной»;
3. В открывшемся окне указывается:
   • Номер записи, которую признают недействительной.
   • Дата и номер приказа (или судебного решения), на основании которого делается исправление;
   • Комментарий (например, «Опечатка в дате увольнения»).
4. Система автоматически генерирует новую запись‑аннотацию «Запись за № X недействительна» и сохраняет её в журнале изменений.
5. После этого в системе вносятся корректные данные (новый приказ о приёме, переводе и т.д.).
6. Все изменения фиксируются в журнале аудита, который доступен руководству и инспекторам.

Важно: даже при наличии ЭТК работодатель обязан хранить оригиналы (или копии) приказов, подтверждающих исправления, в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы

8.1 Можно ли просто зачеркивать ошибочную запись?

Нет. Трудовая книжка – документ, оформляемый в строгой форме. Зачёркивание, стирание, использование корректирующей жидкости запрещены. Ошибку фиксируют отдельной записью о недействительности.

8.2 Сколько времени у работодателя на исправление ошибки?

Согласно Приказу Минтруда, исправление должно быть внесено в течение 5 рабочих дней после получения заявления работника или акта проверки.

8.3 Нужно ли согласие работника?

Для большинства исправлений согласие не требуется – достаточно приказа работодателя. Однако если работник отказывается подписать заявление, рекомендуется зафиксировать отказ в личном деле, чтобы избежать споров;

8.4 Как оформить признание недействительной записи, если ошибка обнаружена после увольнения?

Работодатель всё равно обязан внести запись о недействительности в раздел «Сведения о работе» (если книжка находится у бывшего сотрудника) и выдать ему копию приказа. При необходимости можно оформить дубликат, если оригинальная книжка уже выдана.

8.5 Можно ли сразу удалить ошибочную запись в ЭТК?

Нет. В ЭТК запись удаляется только через процесс признания её недействительной, после чего в журнале появляется аннотация о недействительности и новая корректная запись.

Признание записи в трудовой книжке недействительной – это формальная, но важная процедура, позволяющая сохранить достоверность трудовой истории. С 2026 года правила остаются прежними, однако растёт роль электронных трудовых книжек, где процесс автоматизирован, но обязательным остаётся наличие бумажных приказов в личном деле.

Помните:

• Никакие исправления не делаются «через черту» – только отдельной записью о недействительности.
• Все исправления сопровождаются официальным документом (приказ, решение суда, акт проверки).
• Если книжка сильно повреждена или в ней много исправлений, лучше оформить дубликат.
• Для ЭТК процесс аналогичен, но выполняется в системе СФР.

Соблюдая эти правила, вы избежите проблем при проверках, получении пенсии и при дальнейшем трудоустройстве.

Автор статьи: Юрист по трудовому праву, 2026 г.