Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), у многих сотрудников до сих пор хранятся бумажные бланки. И именно в них чаще всего встречаются различные ошибки, в т.ч. при оформлении увольнения. Некорректная формулировка, ошибочная дата или незаконное увольнение — всё это требует обязательного исправления.
В 2026 году исправление ошибок в трудовых книжках регулируется актуальными нормами, в частности, Приказом Минтруда России № 320н. В этой статье мы подробно разберем, как признать запись об увольнении недействительной, приведем образцы заполнения и расскажем о нюансах, о которых должен знать каждый кадровик.
Когда требуется признать запись об увольнении недействительной?
Ситуации, при которых в трудовой книжке необходимо аннулировать запись об увольнении, могут быть разными. Наиболее распространенные из них:
- Восстановление работника на работе по решению суда (например, сотрудник был уволен за прогул, но суд признал увольнение незаконным и восстановил его в должности).
- Изменение основания увольнения по решению суда (например, увольнение за прогул заменено на увольнение по соглашению сторон).
- Техническая ошибка кадровика (внесена ошибочная дата, перепутана статья ТК РФ или допущена опечатка в должности/ФИО).
- Аннулирование трудового договора (если работник не приступил к работе в установленный срок).
Главное правило: зачеркивать нельзя!
Одно из самых строгих правил ведения трудовых книжек гласит: в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивать неверные записи категорически запрещено. Ошибка не перечеркивается, не замазывается корректором и не стирается. Вместо этого признаеться, что ранее сделанная запись утратила силу.
Пошаговая инструкция: как исправить запись об увольнении
Чтобы признать запись недействительной, необходимо сделать несколько последовательных шагов. В графах 1, 2, 3 и 4 раздела «Сведения о работе» вносятся следующие данные:
- Графа 1 — ставится следующий порядковый номер записи (например, если ошибочная запись была под номером 15, то исправляющая будет под номером 16).
- Графа 2 — указывается дата внесения исправляющей записи (текущая дата на момент исправления).
- Графа 3, пишется ключевая фраза: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна». Сразу после этого, в этой же графе, вносится верная информация (если причина увольнения изменена) или оставляется пустое пространство (если работник восстанавливается на работе).
Пример: «Запись за номером 15 недействительна, уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». - Графа 4 — указываются реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (приказ работодателя, решение суда и т.д.). Если же запись просто внесена ошибочно (например, случайный дубль), и документа-основания для нее нет, в графе 4 ничего не пишут (согласно п. 12 Порядка № 320н).
Образец: признание записи об увольнении недействительной (восстановление на работе)
Представим ситуацию: работник был уволен за прогул (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), но суд его восстановил. Как это будет выглядеть в трудовой книжке?
Пример заполнения граф в разделе «Сведения о работе»:
- Предыдущая (ошибочная) запись № 15: «Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» (Дата: , Приказ № 24-к).
- Графа 1 (№ записи): 16
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения): Запись за номером 15 недействительна, восстановлен на прежней работе.
- Графа 4 (Документ): Решение Ленинского районного суда от , Приказ от № 31-к
Образец: исправление ошибочной записи (внесена ошибочно)
Если кадровик по ошибке внес запись об увольнении не того сотрудника или просто случайно сделал лишнюю запись, порядок будет следующим:
- Графа 1: 16
- Графа 2:
- Графа 3: Запись за номером 15 недействительна, внесена ошибочно.
- Графа 4: (остается пустой)
Что делать, если работник не хочет исправлять, а хочет новую книжку?
Согласно разъяснениям Минтруда, если в трудовой книжке последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, работник имеет право не исправлять старый бланк, а заменить его дубликатом.
Для этого сотруднику необходимо написать заявление. Работодатель, допустивший ошибку, обязан по этому заявлению выдать работнику дубликат трудовой книжки, в котором будет отражена вся информация без ошибочных записей.
Ответственность за ошибки
Исправлять ошибки в трудовой книжке важно не только для правильного подсчета стажа и будущей пенсии сотрудника, но и для безопасности самого работодателя. Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек может повлечь за собой административную ответственность и штрафы по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Важные нюансы 2026 года
- Переход на новые бланки: С 2023 года и в текущем 2026 году бумажные трудовые книжки оформляются на бланках нового образца, однако правила исправления записей (через признание недействительными) остались неизменными.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): Если работник перешел на ЭТК, то исправления вносятся в электронный формат сведениями о трудовой деятельности (СТД-Р). Однако, если у сотрудника осталась бумажная книжка, ошибки в ней исправляються по старым правилам на бумаге.
- Исправление на другом месте работы: Если ошибку в записи об увольнении обнаружил новый работодатель, он может исправить её только на основании официального документа (например, копии приказа или справки) от работодателя, который допустил ошибку.
Фраза «Запись за номером Х недействительна» — это единственный законный способ исправить некорректную запись об увольнении в бумажной трудовой книжке. Главное — не зачеркивать ошибку, указать верный порядковый номер, дату исправления и ссылку на документ-основание (приказ или решение суда). Аккуратное и правильное ведение трудовых книжек защитит как права работника, так и работодателя от возможных штрафов и судебных разбирательств.