Трудовая книжка, это важнейший документ‚ подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Однако даже опытные кадровики не застрахованы от опечаток и неточностей; Особенно обидно‚ когда ошибка допущена в записи об увольнении — на самом финише сотрудничества с сотрудником. Как правильно исправить такую ситуацию в 2025–2026 годах‚ учитывая актуальные требования законодательства? Разбираемся во всех нюансах.

Главное правило: ничего не зачеркивать!

Самая частая реакция на обнаруженную ошибку — зачеркнуть неверное и написать сверху правильное. В трудовой книжке это категорически запрещено! Согласно действующим правилам (в частности‚ Приказу Минтруда России № 320н от года)‚ исправления в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» производятся исключительно путем признания записи недействительной. Зачеркивать можно только незначительные опечатки в личных данных на ьном листе‚ но никак не в сведениях о работе и увольнении.

Общий алгоритм исправления записи об увольнении

Независимо от того‚ кто обнаружил ошибку (текущий работодатель‚ новый или сам работник)‚ порядок действий остается единым. Если нужно отменить неправильную запись об увольнении‚ действуйте по следующему алгоритму:

1. Не зачеркивайте ошибочную запись об увольнении. Она должна остаться в бланке для читаемости истории.
2. В графе 1 поставьте следующий порядковый номер записи.
3. В графе 2 укажите дату внесения исправительной записи (дату фактического исправления‚ а не дату увольнения).
4. В графе 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна». Очень важно: признавать недействительной нужно запись целиком‚ а не только ошибку в дате или формулировке.
5. Сразу после этого в графе 3 (с нового абзаца или через точку‚ в зависимости от локальных инструкций‚ чаще продолжая текст) укажите правильную формулировку основания увольнения и приведите правильную дату‚ если она не совпадает с датой внесения корректировки.
6. В графе 4 укажите ссылку на приказ (или иное решение работодателя) с правильными данными.
7. Исправления необходимо подписать у руководителя или ответственного сотрудника‚ а при необходимости поставить печать организации.

Особенности в зависимости от ситуации

Ошибка обнаружена‚ а работник продолжает работать

Если нужно отменить неправильную запись об увольнении‚ и сотрудник остается в компании‚ исправительная запись вносится описанным выше способом. Заверять исправительную запись подписью и печатью сразу не обязательно‚ так как дальше в трудовую книжку будут вноситься текущие записи о работе‚ и итоговое заверение будет сделано при фактическом увольнении.

Ошибка обнаружена на новом месте работы

Если работник уже уволился и принес трудовую книжку новому работодателю с ошибкой от предыдущего‚ новый работодатель не имеет права самостоятельно исправлять чужие записи. Порядок следующий:

• Новый работодатель делает запрос бывшему работодателю или выдает работнику справку о необходимости исправления.
• Работник обращается к бывшему работодателю‚ который допустил ошибку‚ и тот вносит исправления на своем бланке.

Работодатель ликвидирован или ИП закрыт

Если компания‚ допустившая ошибку‚ прекратила свое существование‚ действовать придется через государственные инстанции. Новая организация исправление сделать не сможет. В этом случае:

• Если речь идет об электронной трудовой книжке (ЭТК) и компания ликвидировалась‚ работнику придется действовать через СФР (Социальный фонд России) или даже обратиться в суд‚ чтобы обязать фонд исправить сведения в отчетности.
• Если речь идет о бумажной трудовой книжке‚ исправления на основании архивных документов (справок) может внести текущий работодатель‚ но если и архив недоступен‚ решение также принимает суд или СФР.

Когда нужно не исправлять‚ а заводить дубликат?

Не во всех случаях ошибка исправляется путем признания записи недействительной. Есть ситуации‚ когда следует не вносить изменения в бумажную трудовую‚ а завести дубликат документа. К таким случаям относятся:

• Трудовая книжка пришла в негодность (испорчена‚ порвана‚ залита жидкостью и т.д.).
• Документ потерян или украден.
• В трудовой книжке имеется запись об увольнении‚ которая впоследствии была признана недействительной (например‚ работник восстановлен на работе через суд). В таком случае работник часто предпочитает получить чистый дубликат‚ чтобы в документе не было «отмененных» увольнений‚ которые могут смутить будущих работодателей.

Ошибки в наименовании работодателя

Частая проблема — неверное указание заголовка (наименования компании) перед записью об увольнении. Если ошибка допущена в шапке‚ а сама запись об увольнении верна‚ алгоритм остается тем же: неверный признается недействительным целиком. После этого в графе 3 сначала указывается правильный с наименованием компании‚ а затем повторяется правильный вариант записи об увольнении.

Резюме

Исправление ошибки в трудовой книжке при увольнении — процесс‚ не терпящий самодеятельности. Главное правило: не зачеркиваем‚ а признаем недействительной целиком. Помните‚ что с 1 сентября 2021 года действует Приказ Минтруда № 320н‚ который регламентирует эти процессы‚ и его соблюдение убережет работодателя от штрафов‚ а работника — от проблем с подтверждением стажа.