Ведение трудовых книжек — процесс, требующий максимальной внимательности․ Однако даже опытные кадровики не застрахованы от ошибок․ Одной из самых распространенных проблем является обнаружение пропущенной записи (например, о переименовании организации, переводе сотрудника или приеме на работу) уже после того, как были сделаны последующие записи․

В 2026 году правила ведения бумажных и электронных трудовых книжек (БТК и ЭТК) строго регламентированы․ Главное, что нужно помнить: зачеркивать, подчищать или замазывать корректором ошибочные или пропущенные данные категорически запрещено․ Исправление производится только путем внесения новых записей․

Общие правила внесения пропущенных записей

Согласно действующему законодательству и сложившейся практике (включая разъяснения Минтруда и Приказ № 320н), если в трудовой книжке обнаружена пропущенная запись, она вносится после последней имеющейся записи․

Ключевые принципы исправления:

• Не признавать предыдущие записи недействительными․ Если пропущенная запись (например, о переводе) должна была стоять между двумя существующими записями, признавать их ошибочными не нужно․ Они остаются valid (действительными)․
• Соблюдение хронологии в тексте․ В графе 3 («Сведения о работе») сначала указывается порядковый номер следующей свободной строки, затем фактическая дата внесения исправления, а в тексте самой записи указывается дата, с которой должно было произойти событие․
• Основание․ Любая запись вносится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя․

Алгоритм действий при обнаружении пропуска

1. Подготовка документов․ Найдите оригинал приказа, на основании которого должна была быть сделана пропущенная запись․ Если приказ утерян, его необходимо восстановить или создать архивную справку․
2. Определение места внесения․ Откройте трудовую книжку на последней заполненной странице․
3. Заполнение граф:
   • Графа 1: Ставится следующий порядковый номер (продолжая нумерацию записей данного работодателя)․
   • Графа 2: Указывается текущая дата внесения исправительной записи (дата, когда вы вносите пропуск), а не дата прошлого события․
   • Графа 3: Вносится текст․ Сначала пишется название организации (если в предыдущей записи его не было или если это первый раз после длинного перерыва, хотя обычно при записях одного работодателя название не дублируется, но для пропущенной записи важно четко указать контекст)․ Затем формулируется суть: «Пропущенная запись о․․․» или просто описание события с указанием даты, когда оно произошло․
   • Графа 4: Указываются реквизиты приказа (номер и дата), который является основанием для этой пропущенной записи․
4. Заверение․ Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (при наличии)․

Образец записи: Пропущен приказ о переводе

Представим ситуацию: Сотрудник работал менеджером․ 10 января 2025 года его перевели на должность старшего менеджера, но запись забыли сделать․ 20 мая 2026 года (текущая дата) ошибку обнаружили․ После перевода (в марте 2026 года) сотруднику уже повысили зарплату (запись о премировании или изменении оклада есть)․

Как вносить: Мы не трогаем запись о премировании․ Мы вносим пропущенный перевод после нее․

Важно: Обратите внимание, что в графе 2 стоит дата (дата внесения исправления), а в тексте (графа 3) указано, что событие произошло 10 января 2025 года․ В графе 4 указывается дата старого приказа․

Ситуация: Пропущена запись о переименовании организации

Если организация сменила название, но запись об этом не была внесена, а уже были сделаны записи под новым названием (или наоборот), алгоритм аналогичен․

Пример формулировки в графе 3:
«Пропущенная запись: Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» с 12 февраля 2025 года переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Плюс»»․

Основанием служит протокол общего собрания участников или решение единственного участника, а также лист записи ЕГРЮЛ․

Что делать, если работник уволился?

Если пропущенная запись обнаружилась после увольнения сотрудника:

1. Свяжитесь с бывшим работником и попросите принести трудовую книжку․
2. Внесите пропущенную запись по описанному выше алгоритму (после последней имеющейся записи, даже если это запись об увольнении)․
3. Заверьте запись подписью и печатью․
4. Если работник не может принести книжку лично, можно отправить официальное письмо с просьбой явиться для внесения исправлений․ Однако, согласно практике, если работник отказывается или не приходит, работодатель должен сделать отметку в своем журнале учета о попытке исправить запись и хранить копию приказа-основания․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В 2026 году параллельно с бумажным ведением (для тех, кто сохранил бумажный вариант) обязательно вносятся изменения в электронную форму․ При обнаружении пропуска в ЭТК:

• Не нужно создавать новую форму СЗВ-ТД с типом «ПРИКАЗ» задним числом, если система не позволяет․
• Вносится запись с текущей датой формирования отчета, но в поле «Дата события» (или аналогичном) указывается реальная дата прошлого события (перевода, переименования)․
• В поле «Основание» указываются реквизиты исходного приказа․

Частые ошибки при исправлении

• Зачеркивание․ Категорически нельзя зачеркивать записи, следующие после пропуска, чтобы «освободить место»․
• Использование корректора․ Запрещено․
• Неверная дата в графе 2․ Часто кадровики ставят дату старого приказа в графу 2․ Это ошибка․ В графе 2 всегда стоит дата, когда вы физически вносите запись в книжку․
• Отсутствие слова «Пропущенная»․ Хотя законодательство не требует дословного использования фразы «Пропущенная запись», ее использование (как показано в образцах выше) является лучшей практикой для избежания вопросов со стороны проверяющих органов и пенсионного фонда․ Это сразу поясняет, почему запись вносится позже события․

Исправление пропущенной записи в трудовой книжке — процедура технически простая, но требующая строгого соблюдения формата․ Помните: недействительными признаются только ошибочные записи, а пропуск — это отсутствие записи, которое заполняется в хронологическом порядке текущего момента с ссылкой на прошлое событие․

Всегда проверяйте трудовые книжки перед выдачей работнику или перед его увольнением, чтобы минимизировать необходимость таких исправлений в будущем․