Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина. Ошибки в ней могут привести к потере пенсионных баллов, отказу в соц. льготах и другим неприятным последствиям. Поэтому важно знать, как правильно вносить исправления, чтобы не нарушить законодательство.

Общие положения

• Записи в трудовой книжке вносятся только работодателем на основании официальных документов (приказ, решение, договор).
• Любая ошибка считается недействительной и должна быть аннулирована, а затем внесена корректная запись.
• Для бумажной и электронной формы существуют одинаковые требования к содержанию записи, но различается способ её оформления.
• С 2025 года в нормативных актах (приказ Минтруда № 426н от ) уточнены формулировки: «Запись за номером … недействительна» и обязательное указание реквизитов исправляющего документа.

Когда допускается исправление

Исправлять запись можно в следующих случаях:

1. Опечатка в ФИО, дате рождения, дате приема, дате увольнения.
2. Неверно указана должность, наименование организации, код ОКВЭД.
3. Отсутствует запись о повышении квалификации, образовании, награде.
4. Записана неверная информация о причинах увольнения (например, указано «по собственному желанию», а в реальности – «по сокращению»).

Если ошибка относится к личным данным (ФИО, дата рождения, пол) – требуется зачеркнуть старую запись одной линией и написать новую, указав основание (свидетельство о браке, паспорт и т.п.);

Кто имеет право вносить исправления

• Работодатель, допущенный к ошибке – вносит исправление в своей организации.
• Если работодатель уже ликвидирован, исправление может выполнить новый работодатель по документу, подтверждающему факт работы (приказ о переводе, решение суда).
• В случае спора – исправление может быть произведено по решению суда или постановлению Роструда;
• Работник сам запись не исправляет, а лишь подаёт заявление работодателю.

Порядок внесения исправлений в бумажную трудовую книжку

Шаг 1. Подготовка заявления

Работник пишет заявление в свободной форме, указывая:

• ФИО, должность, табельный номер;
• Точный характер ошибки;
• Документы, на основании которых требуется исправление (приказ №…, дата).

Шаг 2. Подготовка исправляющего документа

Работодатель оформляет приказ (или решение) с указанием:

1. Нового порядкового номера записи;
2. Дата внесения записи;
3. Текст «Запись за номером … недействительна»;
4. Реквизиты исправляющего документа (номер, дата, подпись руководителя).

Шаг 3. Аннулирование ошибочной записи

На листе, где находится ошибка, делается:

• Черта одной линией через всю запись (не двойной, не «зачёркнутой»);
• Под чертой пишется: «Запись недействительна» и указывается номер приказа, которым она аннулируется.

Шаг 4. Внесение новой записи

Заполняются все четыре графы:

Шаг 5. Подпись и печать

Запись заверяется подписью (руководителя) и печатью организации. При этом в графе 4 указывается полный реквизит (номер, дата, название приказа).

Исправление в электронной трудовой книжке (ЭТК)

1. Работник подаёт электронное заявление через Личный кабинет на портале Госуслуг.
2. Работодатель в системе «Система Трудовой Книжки» (СТК) создаёт запись «Отмена» (тип записи – «недействительно») с указанием номера и даты ошибочной записи.
3. Затем вносит новую запись, заполняя те же поля, что и в бумажной версии.
4. Все действия фиксируются в журнале изменений, а работнику автоматически отправляется уведомление.

Важно: в ЭТК нельзя «зачёркивать» запись, поэтому используется специальный статус «недействительно».

Образцы записей

Образец аннулирования и новой записи (бумажная Книга)

Образец исправления в электронной трудовой книжке

Часто встречающиеся ошибки и способы их исправления

• Опечатка в дате приема/увольнения – аннулировать запись, указать «Запись недействительна», внести новую с правильной датой.
• Неправильное наименование организации – в графе 4 указывается правильный реквизит (полное название, ИНН). При необходимости в графе 3 пишут «Запись за № X недействительна».
• Отсутствие записи о повышении квалификации – добавить запись в раздел «Повышение квалификации» без зачёркивания, указав приказ о повышении.
• Изменение ФИО (браки, исправление ошибок) – зачеркнуть старую запись ФИО в ьном листе одной линией, написать новое ФИО и указать основание (свидетельство о браке, паспорт).
• Несколько подряд идущих ошибок – можно оформить одной записью: «Записи за номерами 5‑7 недействительны», указав один приказ, который их аннулирует.

Что делать, если работодатель отказывается исправлять запись

1. Обратиться к отделу кадров с копией заявления и требуемыми документами.
2. Если отказ сохраняется, написать жалобу в трудовую инспекцию (Роструд) с приложением копий всех документов.
3. При необходимости – подать иск в суд о признании записи недействительной и требовать её исправления.
4. В случае ликвидированной организации – обратиться в государственный архив за копией приказа, а затем в новое место работы с этим документом.

Правильное исправление записей в трудовой книжке – это вопрос соблюдения законов РФ и защиты своих прав. Следуя описанному алгоритму, используя официальные формы и образцы, вы сможете быстро и без риска аннулировать ошибочную запись и внести корректную информацию. Не откладывайте исправление на потом: даже небольшая неточность может стоить вам пенсионных баллов или права на социальные выплаты.

Помните: исправления вносятся только работодателем, а работник обязан предоставить подтверждающие документы. При возникновении споров – обращайтесь к юристу или в Роструд.