Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Ошибки в записях о приёме на работу могут привести к недочётам в расчёте пенсии, трудностям при трудоустройстве и другим неприятным последствиям. Ниже представлен подробный алгоритм исправления такой записи, а также готовые образцы оформления, которые можно сразу использовать в практике.

Нормативная база

• ФЗ № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует ведение трудовых книжек и их исправление.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Порядок).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69).
• Форма ЕФС‑1 (раздел 1.1) – используется для подачи корректирующих сведений в ПФР при ошибках в сведениях о работе.

Все указанные нормативные акты действуют на 2026 год.

Общие принципы исправления записей

1. Не допускается зачёркивание, стирание или использование корректирующей жидкости. Любое механическое изменение делает запись недействительной.
2. Исправление оформляется дополнительной записью, в которой указывается, что предыдущая запись считается недействительной, и приводится правильная информация.
3. В трудовой книжке делается две строки:
   • Первая строка – признание ошибочной записи недействительной.
   • Вторая строка – правильная запись с новым порядковым номером.
4. Все исправления должны быть заверены подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель организации) и печатью организации (если она имеется).
5. Если ошибка обнаружена после увольнения работника, исправление вносит новый работодатель (тот, у которого работник трудится на момент обнаружения ошибки).

Алгоритм исправления записи о приёме на работу

Ниже представлен пошаговый порядок действий, который следует соблюдать при обнаружении неточности в записи о приёме.

1. Подготовка документов
   • Оригинал трудовой книжки работника.
   • Копия трудовой книжки (для собственного архива работодателя).
   • Приказ о приёме на работу (или иной документ, подтверждающий факт принятия).
   • Справка о наименовании организации, её ИНН/КПП (если ошибка в названии).
2. Снятие и заверение копии

   Согласно п. 29‑31 Порядка, работодатель снимает заверенную копию трудовой книжки для собственного хранения, после чего возвращает оригинал работнику.

3. Формирование исправительной записи
   1. В графе «№ п/п» указывается следующий порядковый номер после последней существующей записи.
   2. В графе «Дата» – дата внесения исправления (текущая дата).
   3. В графе «Сведения о работе» пишуться две строки:
      • Первая строка: «Запись за № [номер ошибочной записи] считать недействительной».
      • Вторая строка: правильная запись о приёме (наименование организации, должность, дата приёма, номер и дата приказа).
4. Заверение

   Под записью ставится подпись уполномоченного лица и печать организации. Если печать отсутствует – подпись заверяется согласно внутреннему регламенту организации.

5. Возврат трудовой книжки работнику

   После заверения оригинал возвращается сотруднику под расписку.

6. Подача корректирующего отчёта в ПФР (при необходимости)

   Если ошибка влияет на отчётность в ПФР (например, неверное наименование организации), подаётся корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС‑1 за тот месяц, в котором была сделана ошибочная запись. В графе 11 ставится отметка «Х».

Образец заполнения трудовой книжки при исправлении записи о приёме

Ниже представлен типовой фрагмент трудовой книжки (в виде таблицы для наглядности). В реальной книжке строки располагаются последовательно.

Пояснения:

• Запись № 11 – исходная ошибочная запись (например, неправильное наименование организации).
• Запись № 12 – признание недействительной.
• Запись № 13 – правильная запись с новым порядковым номером.

Особенности исправления при электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 2021 года для новых сотрудников трудовые книжки не заводятся в бумажном виде, а сведения хранятся в электронном формате в ПФР. Исправление ошибок в ЭТК осуществляется через подачу корректирующего сведения в форму ЕФС‑1 (раздел 1.1).

1. Работодатель формирует корректирующий отчёт ЕФС‑1 за месяц, в котором обнаружена ошибка.
2. В подразделе 1.1 указываются:
   • Неправильные сведения (как они были переданы ранее).
   • Правильные сведения (которые должны быть отражены).
   • Отметка «Х» в графе 11 – указывает на корректировку.
3. После принятия отчёта ПФР автоматически обновляет электронную трудовую книжку работника.
4. Если работник требует бумажную выписку из ЭТК, она выдаётся на основании исправленных данных.

Важно: даже при наличии ЭТК работник может иметь бумажную трудовую книжку (например, если он устраивался до 2021 года). В этом случае исправление производится одновременно и в бумажном, и в электронном виде.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли исправить запись, просто написав «исправлено» над ошибочной строкой?

Нет. Такое изменение считается недопустимым и делает запись недействительной.

Кто должен подписывать исправление, если организация ликвидирована?

Если организация прекратила существование, исправление вносит последний работодатель, у которого трудился сотрудник на момент обнаружения ошибки, либо сам работник может обратиться в архив организации для получения заверенной копии и последующего исправления у нового работодателя.

Нужно ли делать запись в трудовой книжке, если ошибка обнаружена только в отчёте ЕФС‑1?

Да. Трудовая книжка является первичным документом; исправление в ней обязательно, даже если отчёт уже подан корректно.

Можно ли использовать сокращения в исправительной записи (например, «ООО» вместо полного названия)?

Сокращения допустимы, если они общеприняты и не вызывают двусмысленности. Лучше указывать полное наименование один раз, а затем – сокращённое в скобках.

Правильное исправление записи о приёме в трудовой книжке требует строгого соблюдения нормативных требований и чёткого алгоритма действий. Следуя представленным шагам и используя приведённые образцы, вы сможете избежать штрафов, сохранить трудовой стаж работника и обеспечить корректность пенсионного учёта.

Помните: главное – не зачёркивать и не стирать, а оформлять исправление как дополнительную запись с указанием на недействительность предыдущей строки и заверять её подписью и печатью организации.

Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться системой «КонсультантПлюс» для получения актуальных шаблонов и комментариев к нормативным актам.