Изменения в трудовой книжке – это процедура, регулируемая ТК РФ и специальными нормативными актами (в частности, Приказом Минтруда № 320н от )․ Правильное оформление позволяет избежать ошибок при расчёте стажа, пособий и пенсии․
Когда можно вносить исправления
Исправления допускаются только в следующих случаях:
- Ошибка в разделе Сведения о работе (дата начала, место работы, должность и т․д․)․
- Ошибка в разделе Сведения о награждениях (размер премии, премирующие выплаты)․
- Ошибка в разделе Сведения о личных данных (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование)․
Исключение – запись, пропущенную предыдущим работодателем․ Её можно добавить только действующим или последним работодателем, если прежний работодатель ликвидирован․
Как оформлять исправления на ьном листе
На ьном листе допускается только зачёркивание неверного текста и написание правильного рядом․ Никаких новых записей в другие разделы на ьном листе не вносят․
Как исправлять записи в остальных разделах
В остальных разделах в корректируемую ячейку вносится новая запись, в которой указывается, что прежняя информация неверна․ При этом:
- Указывается дата исправления (число, месяц, год)․
- Подпись ответственного лица (руководителя или руководителя отдела кадров)․
- Ставится печать организации (если она имеется)․
Пошаговый алгоритм внесения изменений
- Определить область ошибки․ Нужно понять, в каком разделе (работа, награждения, личные данные) допущена ошибка․
- Собрать подтверждающие документы․ Это может быть:
- Приказ об увольнении/приёме;
- Справка из предыдущей организации;
- Документ, подтверждающий ошибку (например, выписка из личного дела)․
- Подготовить форму исправления․ На листе трудовой книжки в соответствующей ячейке вписывается новая запись, а внизу ставится подпись и печать․
- Внести запись․ При этом:
- На ьном листе – зачёркивание и написание правильного текста․
- В остальных разделах – новая строка с указанием даты исправления․
- Завершить документ․ Подпись, дата и печать делаются ответственным лицом․
- При необходимости – заверить дубликат․ Если ошибка существенна, оформляется новый (дублирующий) экземпляр трудовой книжки․
Что нельзя делать при исправлении
- Записывать новые данные в уже заполненные ячейки без зачёркивания․
- Исправлять ошибку, не получив подтверждающий документ от предыдущего работодателя․
- Вносить изменения в разделы, которые не подлежат корректировке (например, в раздел «Сведения о работе» после окончания трудового договора без официального основания)․
Примеры исправлений
Ошибка в дате начала работы
Исходная запись: «Начало работы: »․ Правильная дата – ․
Исправление: Дата начала работы: (зачёркнута старая дата, рядом новая)
Ошибка в наименовании организации
Исходное название: «ООО «СтройСервис»»․ Правильное название – «ООО «СтройСервис‑Инвест»»․
Исправление: Наименование организации: ООО «СтройСервис‑Инвест» (зачёркнуто старое название)
Ошибка в дате рождения
Исходная дата: ․ Правильная дата: ․
Исправление: Дата рождения: (зачёркнута прежняя дата)
Дубликат трудовой книжки
Если ошибка не может быть исправлена в существующем документе (например, пропущенный период работы), оформляется дубликат․ Для этого:
- Заполняется новый бланк трудовой книжки․
- В него вносятся все корректные сведения․
- В старой книжке делается отметка «Дубликат выдан» и ставится подпись․
- Дубликат передаётся работнику и хранится в кадровом отделе․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли исправлять ошибку в трудовой книжке без согласия работника? – Да, если ошибка выявлена работодателем и подтверждена документами․
- Кто имеет право вносить изменения? – Только текущий или последний работодатель, а также органы, уполномоченные в случае ликвидации предыдущего работодателя․
- Как оформить исправление в электронной версии? – В электронных формах изменения вносятся аналогичным образом: в поле «Исправление» указывается дата, новая запись, подпись (электронная) и печать (при наличии)․
Внести изменения в трудовую книжку можно только в строго регламентированном порядке․ Главное требования:
- Ошибку можно исправить только с подтверждающими документами․
- На ьном листе – зачёркивание и написание правильного текста․
- В остальных разделах – новая запись с указанием даты и подписью ответственного лица․
- При невозможности исправления – оформление дубликата․
Соблюдая эти правила, вы гарантируете точность данных, что напрямую влияет на расчёт стажа, размеров пенсии и иных выплат․