Сегодня 12:37:23 (). В данной статье мы подробно рассмотрим порядок внесения исправлений в трудовую книжку, приведем актуальные образцы записей, укажем, какие документы нужны для подтверждения изменений и когда требуется оформлять дубликат вместо исправления.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (в части учета стажа);
• Пояснения Роструда и КонсультантПлюс (актуальные на 2026 г.).

Согласно пункту 12 Порядка 320н, исправлять можно только те записи, которые были внесены самим работодателем (или уполномоченным лицом). Если ошибка допущена при оформлении трудовой книжки сторонней организацией, требуется оформлять дубликат.

Когда допустимо исправление, а когда нужен дубликат

Общие правила внесения исправлений

1. Выделить ошибку – аккуратно зачеркнуть одну чертой неверную запись (не стирать, не замазывать).
2. Внести правильную информацию – в следующей строке того же раздела написать верные данные.
3. Ссылка на документ – в графе 4 (или в соответствующей колонке) указать номер, дату и орган, выдавший документ, на основании которого внесено изменение (приказ о переводе, свидетельство о браке, решение суда и т.п.).
4. Подпись и печать – исправление заверяется подписью руководителя кадровой службы (или уполномоченного сотрудника) и печатью организации. Если печать не используется, достаточно подписи и расшифровки.
5. Дата внесения исправления – указывается в графе 2 (дата исправления) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
6. Хранение оригинала – исправленная трудовая книжка остаётся у работника; копия приказа/решения хранится в личном деле сотрудника.

При работе с электронной трудовой книжкой (ЭТК) порядок аналогичен: в системе вносят исправление, указывают основание и заверяют электронной подписью уполномоченного лица.

Образцы записей в трудовой книжке

Исправление ФИО (смена фамилии после брака)

Раздел 1. Сведения о работнике
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Место рождения: г. Москва
Образование: высшее профессиональное, юрист
Profession, specialty: юрист

После замужества фамилия изменилась на Петрова. Исправление:

• Зачеркнуть строку «Иванов Иван Иванович» одной чертой.
• В следующей строке записать: «Петрова Мария Ивановна».
• В графе 4 указать: «Свидетельство о браке № 123456 от , ЗАГС г. Москва».
• Поставить дату исправления: .
• Подпись кадровика и печать организации.

Исправление наименования организации (ошибка в названии)

Первоначальная запись:

Раздел 3. Сведения о работе
Дата приёма: 
Дата увольнения: 
Наименование организации: ООО «Ромашка-Сервис»
Должность: менеджер по продажам

Ошибка: правильное название – ООО «Ромашка Сервис» (без дефиса). Исправление:

• Зачеркнуть строку «Наименование организации: ООО «Ромашка‑Сервис»».
• Внести: «Наименование организации: ООО «Ромашка Сервис»».
• В графе 4 указать: «Приказ № 78 от о переименовании организации».
• Дата исправления: .
• Подпись и печать.

Исправление нескольких подряд ошибочных записей (например, неверные даты приёма и увольнения)

Записи № 2 и 3 в разделе 3 содержат ошибки:

• Запись за № 2 недействительна.
• Запись за № 3 недействительна.

Оформляем одну исправляющую запись:

Записи за номером 2, 3 недействительны.

Принят на должность столяра.

Уволен по собственному желанию.

В графе 4 указываем приказ о корректировке кадровых данных (например, Приказ № 45 от ). Дата исправления – . Подпись и печать.
Исправление записи об увольнении, признанной недействительной судом
Если суд изменил основание увольнения с «прогул» на «по соглашению сторон», работник может потребовать дубликат. Однако если работодатель согласен исправить запись, порядок такой:

Зачеркнуть строку «Уволен за прогул».
Внести: «Уволен по соглашению сторон».
В графе 4 указать: «Решение суда г. Челябинск № 2‑123/2024 от ».
Дата исправления: .
Подпись и печать.

Когда требуется оформить дубликат
Примеры ситуаций, когда дубликат обязателен:

Ошибка в серии и номере трудовой книжки (например, неправильный номер бланка).
Отсутствие записи о приёме на работу, а стаж необходим для пенсии.
Критическая ошибка в разделе «Сведения о награждениях», которая влияет на право на льготы.
Запись об увольнении признана недействительной судом и сотрудник требует дубликат (по ст. 66 ТК РФ).

Для оформления дубликата необходимо:

Подать заявление работника о выдаче дубликата (образец можно скачать в системе «Кадровик»).
Приложить документы, подтверждающие правильные сведения (паспорт, трудовой договор, приказы).
Кадровик заполняет новый бланк трудовой книжки, переносит все верные записи, ставит пометку «Дубликат» на обложке и в разделе «Сведения о работнике».
Заверяет подписью руководителя и печатью организации.
Оригинал трудовой книжки с пометкой «Недействителен» сдаётся в архив организации.


Пошаговая инструкция для кадровика

Обнаружить ошибку (самостоятельно или по заявлению работника);
Определить, допустимо ли исправление или нужен дубликат (см. таблицу выше).
Собрать подтверждающие документы (приказ, свидетельство, решение суда и т.п.).
Внести исправление в трудовую книжку согласно пунктам 2‑5 раздела «Общие правила внесения исправлений».
Сделать копию исправленной страницы и приложить к личному делу сотрудника.
При необходимости известить ПФР о изменении стажа (если исправление влияет на пенсионные права).
Архивировать оригинал с пометкой «Исправлено» (или сдать недействительный экземпляр).


Чего нельзя делать при исправлении трудовой книжки

Не стирать, не замазывать, не использовать корректирующую жидкость.
Не вносить исправления чужой рукой без подписи уполномоченного лица.
Не менять записи в разделе «Сведения о награждениях» на сведения о работе (и наоборот) – это запрещено законом.
Не оставлять исправление без ссылки на основание документа.
Не исправлять записи, сделанные предыдущим работодателем, без его согласия (требуется запрос в бывшую организацию).


Полезные ссылки и ресурсы (актуальные на 2026 г.)

Официальный сайт Минтруда России – раздел «Трудовые книжки».
КонсультантПлюс – практические комментарии к Порядку 320н.
Налог‑налог.ру – образцы записей и пояснения по исправлению ФИО.
Кадровик.ру – бланки заявлений о выдаче дубликата и образцы приказов.


Правильное внесение исправлений в трудовую книжку – важная процедура, которая защищает права работника на стаж, пенсию и социальные гарантии. Следуя установленным нормам, используя подтверждающие документы и оформляя исправления надлежащим образом (подпись, печать, ссылка на основание), вы избегаете споров с Пенсионным фондом и возможных судебных разбирательств. При сомнении всегда лучше оформить дубликат – это гарантирует достоверность ведения трудовой истории сотрудника.
Если у вас остались вопросы, обращайтесь к службе кадров вашей организации или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.