Изменение должности сотрудника — это частая кадровая процедура, которая может происходить по разным причинам: повышение, перевод в другой отдел, переименование штатной единицы или приведение должности в соответствие с профстандартами. Независимо от причин, работодатель обязан внести сведения об изменении должности в трудовую книжку работника. Разберемся подробно, как это сделать правильно.

Основания для изменения должности

Прежде чем вносить запись в трудовую книжку, необходимо иметь документальное подтверждение изменений. Согласно ч. 1 ст. 72 ТК РФ, перевод работника на другую постоянную работу у того же работодателя возможен в следующих случаях:

• Изменение трудовой функции (смена должности, профессии, специальности, квалификации или поручение иного вида работы).
• Изменение в связи с обновлением справочников или профстандартов (когда законодательно меняется название профессии).
• Переименование должности по инициативе руководства (например, маркетолог стал специалистом по продвижению). Важно: такое действие возможно только с согласия работника, так как меняются условия трудового договора.

Главным основанием для внесения любой записи в трудовую книжку является приказ (распоряжение) работодателя о соответствующем переименовании или переводе;

Особенности заполнения: переименование должности vs. перевод

Порядок внесения записей о переименовании должности (когда трудовые обязанности работника не изменились, поменялось только название) законодательно не урегулирован подробно. На практике специалисты используют два основных подхода:

1. По аналогии с переименованием организации-работодателя. В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается с указанием нового названия должности, а ниже вписывается, что старое название должности изменено на новое с определенной даты.
2. В порядке, аналогичном приему на работу. Запись вносится по правилам п. 3.1 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от № 69.

В любом случае, наименование должности должно строго соответствовать штатному расписанию, а сведения о работе включаются в трудовое соглашение с сотрудником (ст. 57 ТК РФ).

Пошаговая инструкция: как внести запись об изменении должности

При оформлении записи в трудовой книжке необходимо руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией Минтруда № 69. Разберем заполнение по графам в разделе «Сведения о работе».

Вариант 1: Если должность переименована (обязанности не изменились)

В этом случае целесообразно использовать порядок, аналогичный переименованию организации.

• Графа 1 (№ записи): ставится порядковый номер записи.
• Графа 2 (Дата): указывается дата изменения названия должности (число, месяц, год).
• Графа 3 (Сведения о работе): вносится запись о переименовании. Например: «Должность «менеджер по рекламе» переименована в «специалист по маркетинговым коммуникациям» или «Переведен на должность…» (если изменилась функция).
• Графа 4 (Основание): указываются дата и номер приказа (распоряжения) об изменении названия должности, на основании которого вносится запись. Например: «Приказ от № 24-к».

Вариант 2: Перевод на другую должность (изменилась трудовая функция)

При переводе на другую постоянную работу у текущего работодателя запись вносится в обязательном порядке.

• Графа 1: порядковый номер записи.
• Графа 2: дата перевода.
• Графа 3: указывается, на какую работу (должность) переведен работник, и при необходимости — структурное подразделение (отдел, филиал). Например: «Переведен в отдел продаж на должность старшего менеджера».
• Графа 4: дата и номер приказа о переводе.

Важные нюансы и подсказки от экспертов

• Язык заполнения: Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Если трудовая книжка заведена на территории иностранного государства, записи на русском языке вносятся на новом месте работы.
• Фиксация карьерных изменений: В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повышение, перевод в другой департамент, присвоение наград и т.д.).
• Совместительство становится основной работой: Если работа по совместительству стала основной, в графе 3 делается соответствующая запись, например: «Работа по совместительству на должности главбуха стала основной».
• Выборные должности: Если работник избран на должность, в графе 3 указывается, на какую работу (должность) он избран, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Заполнение трудовой книжки при изменении должности требует внимательности и строгого следования штатному расписанию, а также документальным основаниям (приказам). Отсутствие записи о переводе или переименовании должности является нарушением трудового законодательства и может создать серьезные проблемы для работника в будущем при оформлении пенсии или на новом месте работы. Всегда ориентируйтесь на Правила ведения трудовых книжек и Инструкцию Минтруда № 69, а при переименовании должности без изменения обязанностей применяйте порядок по аналогии с переименованием работодателя.