Изменение фамилии, имени или отчества сотрудника (например, в результате брака, развода, усыновления или иной законной причины) требует внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Это необходимо для подтверждения непрерывности трудового стажа и корректного учёта трудовой деятельности.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё сведения о трудовой деятельности сотрудника.
- Федеральный закон от № 439-ФЗ «О трудовых книжках» – регулирует порядок ведения бумажных и электронных трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ от № 437 – устанавливает образцы записей в трудовой книжке, включая записи об изменении персональных данных.
Когда требуется запись
Запись делается в следующих случаях:
- изменение фамилии (например, при вступлении в брак или разводе);
- изменение имени или отчества (по решению органов ЗАГС или суда);
- другой законный повод для изменения персональных данных (усыновление, восстановление фамилии и т.д.).
Как оформить запись в бумажной трудовой книжке
- Подготовка документов – потребуется копия свидетельства о изменении фамилии/имени/отчества, выданного органом ЗАГС (или судом).
- Выбор места записи – запись вносится в раздел «Сведения о работе» (или «Общие сведения») сразу после последней записи о трудовой деятельности, либо в отдельный подраздел «Изменение персональных данных».
- Формулировка записи – пример текста:
Пример записи в бумажной трудовой книжке:
г. – Изменено фамилия с Ивановой Мария Petrovна на Сидорова Мария Petrovна в соответствии с свидетельством о изменении фамилии № 123456 от г., выданным отделом ЗАГС г. Москвы.После текста записи ставятся:
- подпись уполномоченного лица отдела кадров (или директора организации);
- распечатка названия организации и её реквизитов;
- дата внесения записи.
Как оформить запись в электронной трудовой книжке (ЭТК)
С г. при приёме на работу впервые оформляется только электронная трудовая книжка. С г. завершаеться переходный период, и все трудовые книжки должны вестись в электронном виде (исключение – сотрудники, принятые до г., у которых сохраняется право на бумажную форму).
Процедура внесения записи об изменении названия в ЭТК выглядит так:
- Загрузка документа‑основания – в личном кабинете работника в системе «Госуслуги» или в корпоративной ЭТК загружается скан/фото свидетельства о изменении фамилии/имени/отчества.
- Выбор типа события – в меню выбираем пункт «Изменение персональных данных» → «Изменение фамилии/имени/отчества».
- Заполнение полей – система автоматически формирует запись вида:
Пример автоматической записи в ЭТК:
г. – Изменено фамилия с Ивановой Мария Петровна на Сидорова Мария Петровна (свидетельство о изменении фамилии № 123456 от г., выдано отделом ЗАГС г. Москвы).После заполнения поля необходимо:
- подписать запись электронной подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель);
- подтвердить отправку данных в ПФР (если требуется передача сведений о стаже).
Ответственность за неправильное оформление
Нарушение порядка внесения записей может повлечь:
- административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц);
- возможные трудовые споры, связанные с ошибочным учётом стажа при расчёте пенсии или пособий;
- необходимость выдачи дубликата трудовой книжки с исправлением ошибки.
Запись в трудовую книжку об изменении названия – обязательная процедура, обеспечивающая достоверность сведений о трудовой деятельности сотрудника. Независимо от того, ведётся ли книжка в бумажном или электронном виде, важно соблюдать установленный порядок: иметь документ‑основание, правильно сформулировать запись, заверить её подписью и датой. Соблюдение этих требований защищает права работника и минимизирует риски для работодателя;