В процессе деятельности индивидуального предпринимателя (ИП) часто возникает необходимость изменения его фамилии – в связи с браком, разводом, желанием обновить личные данные и т․д․ При таком изменении необходимо актуализировать информацию, отражённую в трудовой книжке сотрудников, которые работают у данного ИП․ Ниже представлен подробный образец записи в трудовой книжке, а также разъяснения, какие документы и основания требуются для такой процедуры․
Правовая основа
Изменение фамилии ИП‑работодателя в трудовой книжке регулируется:
- Письмом Роструда от № ПГ/12386‑6‑1 «О внесении изменений в трудовой договор и трудовую книжку при изменении фамилии работодателя‑физического лица»;
- Кадровыми нормами, изложенными в «Главной книге» (2024, № 16) «Кадровые нюансы при смене ИП‑работодателем фамилии»;
- Трудовым кодексом РФ (ст․ 65, ст․ 70) о требованиях к содержанию трудовой книжки․
Согласно этим документам, в графе 3 (Сведения о работе) трудовой книжки вносится отдельная запись о смене фамилии работодателя, а в графе 4 указывается основание переименования – свидетельство о перемене имени (или свидетельство о заключении/расторжении брака), его дата, серия и номер․
Пример записи в трудовой книжке
Графа 3: Фамилия работодателя: Иванов Иван Иванович изменена на: Петрова Мария Петровна с г․ Графа 4: Основание переименования: Свидетельство о перемене имени № 123456, выдано г․, серия 12‑01․
Эта запись оформляется отдельной строкой и фиксируется в журнале учёта трудовых книжек․
Документы, необходимые для внесения изменений
Для корректного оформления смены фамилии в трудовой книжке требуются следующие документы:
- Заявление работника о смене фамилии (подписанное самим сотрудником)․
- Приказ об изменении фамилии (подписанный руководителем ИП)․
- Свидетельство о перемене имени (или свидетельство о браке/разводе) – оригинал или копия с печатью․
- Обновлённый штатный список (если изменение фамилии влечёт за собой изменение данных в бухгалтерии)․
- Образец приказа о смене фамилии (можно использовать шаблон из 2020‑го года, скачанный из системы КонсультантПлюс)․
После подписания всех вышеперечисленных документов в бухгалтерию вносится информация о новом фамильном наименовании ИП, после чего производится запись в трудовой книжке;
Пошаговая инструкция по внесению записи
Для удобства работников и руководителей процедура оформления выглядит так:
- Получение заявления от сотрудника о желаемой смене фамилии․
- Оформление приказа о внесении изменений в персональные данные ИП․
- Получение документа‑основания (свидетельство о перемене имени)․
- Обновление записи в трудовой книжке согласно образцу, приведённому в пункте 1․1․
- Внесение сведений в кадровую форму (например, в ЕФС‑1, если требуется)․
- Сохранение копий всех документов в личном деле сотрудника․
Важно помнить, что если в организации нет сотрудников, то ввод новых данных в трудовую книжку не требуется․
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли оформлять отдельный приказ о смене фамилии ИП? – Да, приказ обязателен и служит основанием для внесения записи в трудовую книжку․
- Можно ли использовать электронную форму трудовой книжки? – Да, при наличии электронного докуUMENTа (ЭТК) запись о смене фамилии вносится в соответствующее поле, но обязательным остаётся приложение оригинального основания (свидетельства)․
- Какие штрафы предусмотрены за неправомерное внесение изменений? – По закону штрафы могут быть наложены на ИП в размере 1 000–5 000 рублей за нарушение требований к содержанию трудовой книжки (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Пример заполнения формы (образец 2020‑го года)
Для наглядности ниже представлен типовый образец заполнения записи в трудовой книжке:
-------------------------------------------------------------- | № п/п | Фамилия, имя, отчество работника | Дата начала работы | |------|----------------------------------|--------------------| | 1 | Сидоров Петр Сергеевич | | | 2 | Петрова Мария Петровна | (изменена) | -------------------------------------------------------------- Графа 3: Фамилия работодателя: Иванов Иван Иванович изменена на: Петрова Мария Петровна с г․ Графа 4: Основание переименования: Свидетельство о перемене имени № 123456, выдано г․, серия 12‑01․
Этот образец можно адаптировать под конкретные условия вашей организации, сохранив обязательные поля․
Внесение смены фамилии ИП в трудовую книжку – обязательный процесс, который обеспечивает юридическую корректность трудовых отношений и соответствие требованиям трудового законодательства․ При соблюдении описанного образца и использовании правильных оснований (свидетельство о перемене имени, приказ, заявление) процедура проходит без ошибок и задержек․
Помните, что все изменения должны быть задокументированы, а копии соответствующих документов хранить в личном деле сотрудника и в кадровом отделе организации․