Изменение фамилии работника — это ситуация, с которой сталкиваются многие кадровики и бухгалтеры. Согласно российскому трудовому законодательству, все изменения в личных данных сотрудника должны быть отражены во всех кадровых документах, включая трудовую книжку. Несвоевременное или неправильное оформление таких изменений может привести к административной ответственности.

Кто должен вносить изменения в трудовую книжку при смене фамилии?

Согласно разъяснениям Роструда (Информационный портал Онлайнинспекция.рф, вопрос №178439 от ), любой текущий работодатель может внести изменения в трудовую книжку при смене фамилии. Это касается:

• Сотрудников, которые сменили фамилию во время работы у данного работодателя;
• Сотрудников, которые сменили фамилию между периодами работы (например, после увольнения с предыдущего места работы и до приема на новое);
• Сотрудников, у которых в трудовой книжке указана одна фамилия, а в паспорте, другая.

Какие документы подтверждают смену фамилии?

Основанием для внесения изменений в трудовую книжку являются следующие документы:

1. Свидетельство о браке — если смена фамилии произошла в связи с заключением брака;
2. Свидетельство о расторжении брака — если смена фамилии связана с разводом;
3. Свидетельство о перемене имени — если смена фамилии произошла по иным причинам (например, добровольное изменение);
4. Новый паспорт — в котором уже проставлена новая фамилия;
5. Заявление работника, с просьбой внести изменения в трудовую книжку.

Порядок действий кадровика при смене фамилии

Для корректного оформления изменений в трудовой книжке необходимо выполнить следующие шаги:

Получение заявления от работника

Сотрудник должен подать письменное заявление на имя руководителя организации с просьбой внести изменения в трудовую книжку в связи со сменой фамилии. В заявлении указываются:

• Текущая и новая фамилия;
• Причина смены фамилии (например, «вступление в брак», «развод», «перемена имени»);
• Дата, с которой необходимо внести изменения;
• Перечень приложенных документов (паспорт, свидетельство о браке/разводе и т.д.).

Издание приказа руководителя

На основании заявления руководитель организации издает приказ (в произвольной форме) о внесении изменений в трудовую книжку. В приказе должны быть указаны:

• ФИО сотрудника;
• Должность;
• Основание для внесения изменений (ссылка на приложенные документы);
• ФИО и должность лица, ответственного за внесение записи;
• Дата издания приказа.

Образец приказа:

ООО "Ромашка"
Приказ № 45 от 20 мая 2026 г.
О внесении изменений в трудовую книжку Ивановой Анны Сергеевны

В связи с изменением фамилии в связи с вступлением в брак (свидетельство о браке № 123456 от г.)

ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести изменения в трудовую книжку Ивановой Анны Сергеевны (ИП Иванов) на основании:
 ― Заявления Ивановой А.С. от г.;
 ─ Свидетельства о браке № 123456 от г.;
 ― Паспорта серии 12 34 № 567890, выданного ОВД г. Москвы г.
Ответственным за внесение записи назначить начальника отдела кадров Петрова И.И.
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор _______________ Сидоров А.В.

Внесение записи в трудовую книжку

Запись в трудовую книжку вносится на основании приказа руководителя. Порядок внесения:

1. На ьном листе (первой странице) трудовой книжки:
   • Прежняя фамилия зачеркивается одной чертой;
   • Рядом записывается новая фамилия;
   • Указывается дата изменения;
   • Ставится подпись ответственного лица (кадровика) и печать организации.
2. В разделе «Сведения о работе» (если изменения касаются текущей записи):
   • После последней записи делается новая строка;
   • Указывается порядковый номер записи;
   • Пишется: «Изменена фамилия с [старая] на [новая] на основании [документ]»;
   • Указывается дата изменения;
   • Ставится подпись ответственного лица.

Образец записи на ьном листе:

Иванова Анна Сергеевна
(ранее — Иванова)

Образец записи в разделе «Сведения о работе»:

№ 5 | Изменена фамилия с Иванова на Пшеницына на основании свидетельства о браке № 123456 от г. | | Кадровик | Подпись

Какие еще документы нужно обновить?

Изменение фамилии требует корректировки не только трудовой книжки, но и других кадровых документов:

• Личная карточка (форма Т-2) — вносятся изменения в ьный лист и раздел «Общие сведения»;
• Трудовой договор, заключается дополнительное соглашение к договору;
• Штатное расписание — если изменения касаются наименования должности;
• Лицевой счет — в бухгалтерии;
• Расчетные документы (ведомости на зарплату, больничные и т.д.);
• Страховые документы (для предоставления в ПФР и ФСС);
• Приказы по личному составу — если они содержат ФИО сотрудника;
• Локальные нормативные акты — если они содержат персональные данные сотрудника.

Что делать, если смена фамилии произошла после увольнения?

Если сотрудник сменил фамилию после увольнения с предыдущего места работы, то:

• Новый работодатель может внести изменения в трудовую книжку на основании предоставленных документов;
• Старый работодатель не обязан вносить изменения, так как запись о смене фамилии не является обязательной для предыдущего места работы;
• Если сотрудник хочет внести изменения в трудовую книжку старого работодателя, он может обратиться туда лично с соответствующим заявлением и документами.

Ответственность за неправильное оформление

Несвоевременное или неправильное внесение изменений в трудовую книжку может повлечь за собой:

• Административную ответственность для работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей);
• Проблемы с подтверждением трудового стажа для сотрудника;
• Отказ в предоставлении льгот (например, досрочной пенсии) из-за несоответствия данных;
• Судебные разбирательства между работником и работодателем.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли внести изменения в трудовую книжку без приказа?

Нет. Запись в трудовую книжку должна быть оформлена на основании приказа руководителя. Без приказа изменения считаются недействительными.

Можно ли зачеркнуть фамилию на ьном листе ручкой?

Да. Прежняя фамилия зачеркивается одной чертой ручкой с чернилами синего или фиолетового цвета. Не допускается использование корректора или ластика.

Нужно ли вносить изменения в электронную трудовую книжку?

Да. В электронной трудовой книжке изменения вносятся в соответствии с правилами ведения электронных трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ от № 469.

Что делать, если сотрудник отказывается предоставлять документы?

Если сотрудник не предоставляет документы, подтверждающие смену фамилии, работодатель не вправе вносить изменения в трудовую книжку. В этом случае можно рекомендовать сотруднику обратиться в ЗАГС для восстановления документов.

Изменение фамилии в трудовой книжке, это ответственная процедура, требующая соблюдения определенных правил и наличия подтверждающих документов. Кадровик должен:

1. Получить от сотрудника заявление и документы, подтверждающие смену фамилии;
2. Издать приказ руководителя;
3. Внести изменения в трудовую книжку и другие кадровые документы;
4. Завершить изменения подписью и печатью (если необходимо);
5. Уведомить бухгалтерию и другие службы об изменениях.

Соблюдение всех требований позволит избежать ошибок, штрафов и проблем с подтверждением трудового стажа сотрудника.

Образцы документов

Для удобства мы подготовили образцы документов, которые помогут вам правильно оформить изменения:

• Образец заявления о смене фамилии
• Образец приказа о внесении изменений в трудовую книжку
• Образец записи в трудовой книжке
• Образец дополнительного соглашения к трудовому договору

Скачайте образцы, заполните их в соответствии с вашей ситуацией и используйте в работе!