Изменение персональных данных работника, в частности фамилии, является стандартной процедурой кадрового делопроизводства, которая требует внимательного отношения к деталям․ Чаще всего смена фамилии происходит при вступлении в брак или его расторжении․ В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий работодателя и сотрудника при внесении записи об изменении фамилии на основании свидетельства о расторжении брака․
Нормативная база
Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек в Российской Федерации, являются Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225)․ Согласно пункту 26 данных Правил, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, свидетельства о расторжении брака и т․д․) и вносится в трудовую книжку по месту работы․
Необходимые документы
Прежде чем вносить изменения, сотрудник должен предоставить в отдел кадров оригиналы следующих документов:
- Паспорт гражданина РФ с новой фамилией (где уже стоит штамп о расторжении брака и новой фамилии)․
- Оригинал свидетельства о расторжении брака (выдается органами ЗАГС)․ Именно этот документ является прямым основанием для смены фамилии в данном контексте․
Важно: Копии документов (паспорта и свидетельства) необходимо снять и заверить подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии), после чего подшить в личное дело сотрудника․ Оригиналы возвращаются работнику․
Пошаговая инструкция по внесению записи
Запись вносится на ьный лист трудовой книжки․ В разделах, посвященных работе, наградах или увольнении, фамилия не меняется — там она остается такой, какой была на момент внесения конкретной записи․
Шаг 1: Зачеркивание старой фамилии
На ьном листе одной чертой зачеркивается прежняя фамилия․ Запись должна читаться четко․ Использование корректора («замазки») категорически запрещено․
Шаг 2: Внесение новой фамилии
Рядом (обычно справа или сверху, где есть свободное место) вписывается новая фамилия сотрудника так, как она указана в паспорте и свидетельстве о расторжении брака․
Шаг 3: Указание основания
На внутренней стороне обложки трудовой книжки (или на развороте, если там есть свободное место и это принято в организации, но стандарт — внутренняя сторона обложки) делается запись об основании изменения:
- Указывается наименование документа: «Свидетельство о расторжении брака»․
- Указываются его серия и номер․
- Указывается дата выдачи документа․
- Указывается, кем выдан документ (наименование органа ЗАГС)․
Шаг 4: Заверение записи
Запись на внутренней стороне обложки заверяется:
- Подписью ответственного лица (обычно это руководитель отдела кадров или главный бухгалтер)․
- Печатью организации (или печатью кадровой службы, если она имеется и используется для таких целей)․ Печать должна захватывать часть подписи․
Также на ьном листе, рядом с новой фамилией или на внутренней стороне обложки, может ставиться подпись самого работника, подтверждающая правильность внесенных изменений, хотя строгой нормы о подписи работника именно рядом с новой фамилией нет, главное — наличие подписи ответственного лица и печати․
Образец записи на внутренней стороне обложки
Пример того, как должна выглядеть запись-основание:
Фамилия изменена на «Иванова» на основании свидетельства о расторжении брака II-МЮ № 654321, выданного 20 мая 2026 года Отделом ЗАГС города Москвы․
Должность: Инспектор по кадрам
Подпись: __________ / Петрова А․С․/
М․П․ (место для печати)
Частые ошибки и важные нюансы
Чтобы избежать проблем при проверке трудовой книжки или при оформлении пенсии, обратите внимание на следующие моменты:
- Неточности в данных: Новая фамилия должна быть вписана буква в букву как в паспорте․ Ошибки в одной букве могут привести к признанию трудовой книжки недействительной․
- Отсутствие печати: Запись без печати организации считается недействительной․
- Использование копий вместо оригиналов: Менять фамилию можно только после предъявления оригинала свидетельства о расторжении брака и паспорта․
Правильное оформление смены фамилии в трудовой книжке на основании свидетельства о расторжении брака, это гарантия того, что трудовой стаж сотрудника будет учтен корректно при назначении пенсии․ Несмотря на то, что процедура кажется простой, она требует строгого соблюдения правил заполнения документов․ Сотрудникам рекомендуется сразу после получения новых документов уведомлять работодателя для своевременного внесения изменений․