Изменение фамилии сотрудника – одно из самых распространённых кадровых действий, требующее корректировки не только паспорта, но и трудовой книжки (как бумажной, так и электронной). Ниже представлен подробный алгоритм действий, нормативная база, а также готовые образцы заявления, приказа и записи в трудовой книжке.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек), ст. 65 (трудовая книжка как документ, подтверждающий трудовую деятельность).
• ФЗ № 432‑ФЗ «О трудовой книжке» (в ред. от ) – регулирует порядок ведения бумажных и электронных трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и хранения их в организациях» – содержит образцы записей.
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – актуален для 2025‑2026 гг.

Согласно этим нормативным актам, изменение фамилии вносится в трудовую книжку на основании письменного заявления сотрудника и копии документа, подтверждающего смену фамилии (свидетельство о браке, о расторжении брака, решение суда о перемене имени и т.д.).

Пошаговый алгоритм для кадровика

1. Получение заявления от работника о внесении изменения фамилии в трудовую книжку и другие кадровые документы.
2. Проверка приложенных документов (копия свидетельства о браке/разводе, решение суда, паспорт с новой фамилией).
3. Подготовка приказа о внесении изменения фамилии в трудовую книжку (форма свободная, но обязательно указываются основание, ФИО до и после изменения, дата приказа).
4. Ознакомление сотрудника с приказом под подпись.
5. Внесение записи в трудовую книжку:
   • В бумажной трудовой книжке – на ьном листе (или в разделе «Сведения о работнике») зачеркивается старая фамилия одной чертой и рядом пишется новая.
   • В электронной трудовой книжке – в личном кабинете работника на портале «Работа в России» производится изменение персональных данных; система автоматически формирует запись.
6. Обновление иных кадровых документов (трудовой договор, приказы о приёме/переводе, личная карточка Т‑2, справки о доходах и т.д.).
7. Хранение копий подтверждающих документов в личном деле сотрудника (не менее 50 лет после увольнения).

Образец заявления о смене фамилии

Заявление

Я, Иванова Анна Petrovна, работаю в должности бухгалтера в ООО «Альфа‑Тех» (табельный номер 1245), прошу внести изменения в мою трудовую книжку и иные кадровые документы в связи с изменением фамилии.


Причина изменения: вступление в брак (свидетельство о браке № БР‑2025/01234 от ).

Новая фамилия: Сидорова.

Приложения:
Копия свидетельства о браке.
Копия пастраницы с новой фамилией.

Заявление составляется в свободной форме, но обязательно содержит:

• ФИО сотрудника (до изменения);
• Должность, структурное подразделение, табельный номер;
• Просьбу внести изменения;
• Основание (свидетельство о браке, разводе, решение суда);
• Новую фамилию;
• Перечень приложенных документов;
• Дата и подпись.

Образец приказа о внесении изменения фамилии

Приказ № 45‑К от 
О внесении изменения фамилии работника

На основании заявления работника Ивановой Анны Петровны от и копии свидетельства о браке № БР‑2025/01234 от ,

Приказываю:

Внести изменение фамилии работника Ивановой Анны Петровны (табельный № 1245) на Сидорову Анну Петровну в трудовую книжку и иные кадровые документы организации.
Ответственному за ведение трудовых книжек (кадровику) обеспечить внесение записи в трудовую книжку не позднее .
Ознакомить работника с настоящим приказом под подпись.

Директор: ______________ /С.И. Кузнецов/
С печатью организации

Образец записи в трудовой книжке (бумажная форма)

На ьном листе трудовой книжки (или в разделе «Сведения о работнике») производится следующая запись:

Запись о смене фамилии
Иванова Иванова Сидорова Анна Petrovна
Дата внесения записи: 
Основание: заявление работника от , копия свидетельства о браке № БР‑2025/01234 от .
Подпись кадровика: ______________ /М.Л. Смирнова/
М.П.

Важно:

• Старая фамилия зачеркивается одной горизонтальной чертой (не стирается, не замазывается).
• Новая фамилия пишется разборчивым почерком рядом с зачеркнутой.
• Рядом указывается дата внесения записи и ссылка на основание (номер и дата документа).
• Запись завершается подписью уполномоченного лица и печатью организации (если используется).

Особенности электронной трудовой книжки

С 2021 г. ведение электронных трудовых книжек обязательно для всех работодателей, за исключением тех, кто продолжает вести бумажные формы по согласию сотрудника. Изменение фамилии в ЭТК выполняется следующим образом:

1. Сотрудник подаёт заявление и копию подтверждающего документа в отдел кадров (как при бумажной форме).
2. Кадровик в личном кабинете на портале «Работа в России» переходит в раздел «Изменение персональных данных» сотрудника;
3. В поле «Фамилия» вводится новое значение, загружается скан подтверждающего документа.
4. Система формирует электронную запись, которая автоматически отражается в выписке из ЭТК.
5. Сотрудник получает уведомление об изменении и может скачать обновленную выписку.

При этом бумажная трудовая книжка (если она ведётся параллельно) должна быть обновлена в соответствии с пунктом 5 выше, чтобы избежать расхождений между двумя формами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли нотариально заверять копию свидетельства о браке?

Нет. Для кадровых целей достаточно простой копии, заверенной подписью сотрудника отдела кадров («Копия верна»).

Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке без приказа?

Формально приказ не является обязательным документом, но его наличие упрощает контроль и служит доказательством законности внесения изменений.

Что делать, если сотрудница меняет фамилию после развода?

Алгоритм идентичен: заявление, копия свидетельства о расторжении брака (или решение суда), приказ и запись в трудовой книжке.

Нужно ли вносить изменения в трудовую книжку при смене имени (не фамилии)?

Да. Любое изменение ФИО (имя, отчество, фамилия) подлежит отражению в трудовой книжке по той же процедуре.

Смена фамилии в трудовой книжке – процедура, регламентированная трудовым законодательством и требующая внимательного подхода со стороны кадровой службы. Следуя представленному алгоритму, используя приведённые образцы заявления, приказа и записи, вы обеспечите корректность оформления, избежите возможных споров с сотрудниками и государственными инспекциями труда.

Помните, что ключевые моменты – это письменное заявление работника, подтверждающий документ и своевременное внесение записи как в бумажную, так и (при наличии) электронную трудовую книжку.

Статья актуальна на май 2026 года. Для уточнения последних изменений в нормативных актах рекомендуется сверяться с официальными источниками (Минтруд России, КонсультантПлюс, Гарант).