Изменение фамилии, распространенная жизненная ситуация (брак‚ развод‚ личное решение)․ Важно правильно отразить это изменение в трудовой книжке‚ так как документ является основным подтверждением трудового стажа․ Несоблюдение правил может привести к проблемам при назначении пенсии или оформлении других документов․
На каком основании вносятся изменения?
Изменение записи о ФИО в трудовой книжке производится на основании документа‚ подтверждающего смену фамилии:
- Свидетельство о заключении брака (если фамилия меняется в связи со свадьбой)․
- Свидетельство о расторжении брака + решение суда или заявление о смене фамилии (если фамилия возвращается «девичьей» или меняется по личному заявлению после развода)․
- Паспорт РФ с новой фамилией (как основной документ‚ удостоверяющий личность)․
- Свидетельство о перемене имени (если меняется и имя‚ и отчество);
Кто и когда должен внести исправление?
Законодательство (Приказ Минтруда России от № 320н) четко определяет порядок:
Если смена фамилии произошла во время работы в организации
Обязанность лежит на текущем работодателе․ Работник должен:
- Написать заявление о внесении изменений в трудовую книжку․
- Предоставить кадровику подлинники документов (паспорт‚ свидетельство о браке/разводе и т;д․)․
- Кадровик (или уполномоченное лицо) вносит исправление в трудовую книжку в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления и документов․
Если смена фамилии произошла в период неработания (между работами)
Исправление вносит новый работодатель при приеме на работу на основании предоставленных документов․ Старый работодатель не обязан вносить изменения после увольнения․
Если запись была ошибочной изначально (например‚ указана фамилия бывшего мужа)
Исправление ошибки также производит текущий работодатель на основании соответствующих документов (решение суда‚ свидетельство)․ Порядок тот же․
Как правильно оформить исправление? (Порядок ведения трудовых книжек)
Согласно Приказу № 320н‚ изменение записей производится следующим образом:
Шаг 1: Подготовка заявления
Образец заявления:
Генеральному директору
ООО «Пример»
от сотрудника Ивановой Анны Петровны
(паспорт: серия 1234 № 567890)
Заявление
Прошу внести изменения в мою трудовую книжку в связи со сменой фамилии․ С 15 марта 2026 года моя фамилия изменилась на Сидорову (Свидетельство о заключении брака № 123456 от )․
Прилагаю: копию паспорта и свидетельство о браке․
Дата‚ Подпись: _____________
Шаг 2: Внесение записи в саму книжку
Кадровик выполняет следующие действия:
- Зачеркивает старую фамилию в титульном листе и во всех записях о работе одной сплошной чертой (не прерываясь)‚ так чтобы можно было прочитать исправленное и прежнее․
- Сверху зачеркнутой фамилии пишет новую (полностью: фамилию‚ имя‚ отчество)․
- В середине строки (между зачеркнутой и новой фамилией) делает подпись и ставит печать организации (или отдела кадров)․
- Указывает дату внесения исправления․
Образец исправления в записи:
Иванова А․П․ Сидорова А․П․ /подпись/ /печать/
Шаг 3: Удостоверение исправления
Исправление удостоверяется:
- Подписью руководителя организации и печатью организации‚ ИЛИ
- Подписью специально уполномоченного лица (начальник отдела кадров) и печатью отдела кадров․
Особые случаи
А․ Изменение фамилии руководителя/ИП-работодателя
Если сменил фамилию сам генеральный директор или индивидуальный предприниматель‚ запись в трудовых книжках сотрудников вносится в том же порядке‚ что и при изменении наименования организации․ Основанием служит его новый паспорт․
Б․ Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Если у работника оформлена ЭТК‚ то сведения о смене фамилии вносятся в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности)․ Работодатель обязан:
- Внести изменения в раздел III ЭТК (запись о трудовой деятельности)․
- Сдать корректирующий СЗВ-ТД в ПФР․
- Выдать работнику свидетельство (выписку) из ЭТК с обновленными данными․
В․ Развод и возврат «девичьей» фамилии
Достаточно предоставить решение суда о разводе‚ в котором есть пункт о смене фамилии․ Если в решении суда такого пункта нет‚ потребуется свидетельство о расторжении брака и новый паспорт с фамилией‚ которую работник носил до брака․
Что делать‚ если предыдущий работодатель не внес изменения?
Если при увольнении фамилия в книжке не была исправлена‚ а документы на руки не выдавались (что нарушает закон)‚ текущий работодатель вправе внести исправление на основании предоставленных документов (паспорт‚ свидетельство)․ Это прямо предусмотрено п․ 27 Постановления Правительства № 225․
Важные предупреждения
- Не заклеивайте и не переписывайте старую фамилию! Исправление только путем зачеркивания и подписи с печатью;
- Не используйте корректор или «шариковую» руку для подписи․ Подпись и печать должны быть четкими․
- Проверьте‚ что исправлены ВСЕ записи в книжке (титульный лист и все страницы с трудовыми действиями)․
- Храните копии предоставленных документов у кадровика в личном деле․
Краткий алгоритм для сотрудника
- Получить документ‚ подтверждающий смену фамилии (паспорт‚ свидетельство)․
- Написать заявление на имя руководителя․
- Передать заявление и оригиналы документов в отдел кадров․
- Проверить‚ что исправление внесено корректно (зачеркнуто‚ подпись‚ печать‚ дата)․
- В случае с ЭТК — получить обновленную выписку․