Вопрос о смене фамилии в трудовой книжке часто возникает у работников, которые изменили фамилию в связи с браком, разводом, усыновлением или по другим причинам. В статье подробно рассмотрены:
- законодательные основы;
- какие документы нужны;
- какой срок имеет работник на предоставление этих документов;
- кто и как вносит запись в трудовую книжку;
- образец записи и образец приказа.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие изменение личных данных в трудовой книжке:
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек». Пункт 7 раздела II описывает порядок внесения изменений в личные данные.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 80, 81) – обязанность работодателя вести достоверный учет трудовых книжек.
- Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» (в части электронных трудовых книжек) – с 1 января 2021 г. для новых работников вводятся электронные трудовые книжки.
Кто может вносить изменения?
Запись об изменении фамилии вносит ответственный за ведение трудовых книжек (кадровик, бухгалтер или уполномоченный сотрудник). Работник сам запись не делает.
Необходимые документы
Для внесения изменения требуется один из следующих документов, подтверждающих новую фамилию:
- Свидетельство о браке (или о расторжении брака, если фамилия менялась в результате развода);
- Новый паспорт (с изменёнными данными);
- Свидетельство о рождении (в случае изменения фамилии в результате усыновления);
- Судебное решение о смене фамилии (если изменение произошло по решению суда).
Сроки предоставления документов
Согласно практике, установленной в большинстве организаций, работник обязан представить подтверждающие документы в течение трёх рабочих дней со дня получения их. Этот срок часто фиксируется в локальном нормативном акте (приказе работодателя) и согласуется с Трудовым кодексом, который требует от работника своевременного уведомления работодателя о изменении персональных данных.
Если работник не успел предоставить документы в указанный срок, работодателю рекомендуется:
- Отправить письменное уведомление (письмо‑напоминание) с указанием конкретного срока (обычно дополнительно 5 рабочих дней);
- В случае дальнейшего игнорирования – оформить запись «Фамилия не изменена» с указанием причины (отсутствие подтверждающих документов).
Пошаговый алгоритм внесения записи
Ниже представлена типовая последовательность действий, которую следует выполнить кадровому специалисту:
- Получение заявления от работника. Работник пишет заявление о смене фамилии (образец ниже).
- Проверка документов. Убедиться в наличии оригинала (или заверенной копии) одного из перечисленных в пункте 3 документов.
- Подготовка приказа. Составить приказ «О внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника» (образец приказа прилагается).
- Внесение записи в трудовую книжку. На титульной странице (или в разделе «Личные данные») вносится запись в следующем виде:
[Дата] Фамилия, имя, отчество (старые) → Фамилия, имя, отчество (новые)
Запись подписывается руководителем и кадровиком, ставятся печати.
- Обновление электронных систем. Внести изменения в личный кабинет сотрудника в Контур.Экстерн, 1С:Зарплата и Управление Персоналом и другие HR‑системы.
- Информирование сотрудника. Выдать сотруднику копию приказа и отметку в трудовой книжке.
Образцы документов
Заявление работника
Заявление Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № 45 12 345678, выдан «» г. Отделом УФМС России по г. Москве, прошу внести изменения в трудовую книжку в связи со сменой фамилии. Новая фамилия: Петров. Приложения: Копия свидетельства о браке (или новый паспорт); Копия приказа работодателя (при необходимости). Подпись: ___________
Приказ работодателя
Приказ № ___ от «__» __________ 2026 г. О внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника В соответствии с Приказом Минтруда России № 320н от г. С 1‑го апреля 2026 г. в трудовой книжке сотрудника Иванова И. И. (стар. фамилия) вносится запись: «Иван Петров Иванович – смена фамилии (свидетельство о браке № 123 от )». Внести изменения в электронный личный кабинет сотрудника в системе Контур.Экстерн. Ответственный за ведение трудовых книжек – Кадровик Петрова А. С. – обеспечить выполнение приказа в срок до 5 рабочих дней с даты его издания. Контроль исполнения: Директор отдела HR – Сидоров В. П. Подпись руководителя: ___________
Особенности для электронных трудовых книжек
С 1 января 2021 г. для новых работников, не имеющих предыдущего трудового стажа, вводятся электронные трудовые книжки. Процедура изменения фамилии в этом случае выглядит так:
- Работник загружает скан-копию подтверждающего документа в личный кабинет Госуслуги;
- Работодатель в системе Контур.Экстерн подтверждает изменение и отправляет запрос в ФГИС «Трудовые книжки»;
- После автоматической обработки система вносит запись без необходимости физической подписи.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке без приказа?
- Нет. По законодательству запись в трудовой книжке может вносить только уполномоченный сотрудник на основании приказа работодателя.
- Сколько времени занимает внесение записи?
- Согласно практике большинства компаний – до 5 рабочих дней после получения всех необходимых документов.
- Что делать, если работодатель отказывается вносить изменения?
- Работник может обратиться в Трудовую инспекцию с жалобой. Также возможен иск в суд о защите трудовых прав.
- Влияет ли смена фамилии на стаж и начисление пенсии?
- Нет. Смена фамилии не влияет на стаж работы, начисления и будущие пенсионные выплаты, если запись внесена корректно.
Смена фамилии в трудовой книжке – процесс, который требует:
- Своевременного уведомления работодателя (не более 3 рабочих дней);
- Наличия официальных документов, подтверждающих новую фамилию;
- Подготовки приказа и внесения записи уполномоченным сотрудником;
- Обновления данных в электронных HR‑системах.
Соблюдая указанные сроки и порядок, работник сохраняет свои трудовые права, а работодатель обеспечивает законность ведения кадровой документации.
Дата публикации: