Изменение фамилии работника в трудовой книжке – процедура, требующая оформления определённых документов и соблюдения установленного порядка. Ниже подробно рассматриваем, какие справки, акты и иные бумаги требуются, а также как правильно оформить изменения.
Основания для внесения изменений
В трудовую книжку вносятся изменения по следующим основаниям:
- Паспорт гражданина (основной документ, подтверждающий новое имя и фамилию);
- Акт об отказе в получении трудовой книжки (если требуется при замене);
- Акт об уничтожении трудовой книжки (при полной замене документа);
- Другие официальные документы, подтверждающие изменение фамилии (свидетельство о рождении, свидетельство о смене имени и т.д.).
Эти документы служат основанием для внесения записей о изменении фамилии в учетные и кадровые документы.
Какой документ служит основанием?
На основании паспорта (или иных официальных документов, подтверждающих изменение фамилии) вносятся изменения в трудовую книжку. Именно паспорт – основной документ, на основании которого кадровый отдел вносит корректировки.
Пошаговая процедура внесения изменений
Для корректного оформления изменения фамилии в трудовой книжке следует выполнить следующие шаги:
- Собрать необходимые документы. Паспорт работника и, при наличии, документы, подтверждающие изменение фамилии (например, свидетельство о смене имени).
- Подготовить заявление. Заявление направляется в отдел кадров или в бухгалтерию с просьбой внести изменения.
- Оформить акт. На основании полученных документов составляется акт, в котором фиксируется необходимость внесения изменений.
- Внести изменения в трудовую книжку. На первой странице (ьном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (и, при необходимости, имя, отчество). Под зачёркнутой строкой вписывается новая фамилия, имя и отчество.
- Подписать документ. После внесения изменений в трудовую книжку её подписывает работник и уполномоченный представитель организации.
- Обновить остальные кадровые документы. Внесенные изменения должны отразиться во всех учетных и кадровых документах организации (личная карточка, листок нетто, договор труда и т.д.).
Как оформить запись в трудовой книжке
Официальный порядок оформления выглядит так:
- На ьном листе трудовой книжки в строке «Фамилия, имя, отчество» прежние данные зачеркиваются одной чертой.
- Под зачёркнутой строкой в том же виде вписываются новые данные.
- Подпись работника и организации ставятся рядом с новой записью.
- При необходимости внизу указывается дата внесения изменений и номер соответствующего акта.
Таким образом, изменения вносятся непосредственно в саму трудовую книжку, а не в отдельный документ;
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: На каком основании вносятся изменения в записи о смене фамилии?
Ответ: На основании паспорта (или иных официальных документов, подтверждающих изменение фамилии).
Вопрос: Можно ли оформить изменение без акта?
Ответ: Да, акт составляется по усмотрению организации, но обязательным является наличие паспорта и заявления работника.
Вопрос: Что делать, если в трудовой книжке уже есть ошибка?
Ответ: Ошибку устраняют актом об уничтожении старой трудовой книжки и выдачей новой с правильными данными.
Для изменения фамилии в трудовой книжке требуются:
- Паспорт работника;
- Заявление о внесении изменений;
- Акт (по желанию организации) об основании изменений;
- Остальные подтверждающие документы (свидетельство о рождении, акт об уничтожении старой трудовой книжки и т.д.).
После получения всех документов в трудовую книжку вносятся изменения на ьном листе, после чего обновляются все связанные кадровые документы. Соблюдение данного порядка гарантирует юридическую корректность и избегает возможных ошибок при расчёте заработной платы, пенсионных выплат и иных социальных prestations.