Изменение наименования организации (переименование, смена организационно-правовой формы) — распространённое событие․ Важно правильно отразить это изменение в трудовых книжках сотрудников, чтобы избежать проблем с подтверждением трудового стажа в будущем․ Данная процедура регламентирована Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда РФ от № 69․

Когда и кому необходимо вносить запись?

Запись в трудовую книжку о переименовании работодателя обязательна в следующих случаях:

• Организация сменила название, но осталась тем же юридическим лицом (например, ООО «Весна» переименовано в ООО «Лето»)․
• Изменилась организационно-правовая форма (например, ЗАО преобразовано в АО)․
• Запись вносится всем сотрудникам, которые были приняты на работу до момента переименования и продолжают работать в организации после него․

Важно: Если сотрудник был принят уже после изменения наименования (в новом ЕГРЮЛ), то в его трудовой книжке с самого начала будет указано актуальное название․ Запись о переименовании ему не требуется․

Порядок заполнения: пошаговая инструкция

Запись оформляется отдельной строкой в разделе «Сведения о работе» (обычно это раздел 1 или 2 в старых бланках)․

Шаг 1: Подготовка документального основания

Основанием для записи является:

• Устав организации в новой редакции․
• Решение/протокол общего собрания участников об изменении наименования․
• Заявление о государственной регистрации изменений в ЕГРЮЛ․
• Выписка из ЕГРЮЛ с новым наименованием․
• Приказ (распоряжение) работодателя о внесении записей в трудовые книжки․

Шаг 2: Заполнение граф раздела «Сведения о работе»

Согласно п․ 3․2 Инструкции № 69, заполняются следующие графы:

• Графа 1: Указывается порядковый номер записи, следующий за последней записью о работе (устройстве, переводе, увольнении)․
• Графа 2: Не заполняется․ В эту графу (дата внесения записи) проставляется штамп или подпись ответственного лица, но сама дата переименования указывается только в тексте графы 3․
• Графа 3: Вносится полное текстовое описание изменения․ Формулировка должна быть однозначной:
  «[Старое наименование организации] с [дата переименования] переименована в [новое наименование организации]»․
• Графа 4: Указывается документальное основание: вид документа (приказ, протокол, выписка из ЕГРЮЛ), его номер и дата․ Если оснований несколько, можно перечислить через запятую или указать основной приказ работодателя, который ссылается на все документы․

Шаг 3: Технические требования

• Запись делается разборчивым почерком, без сокращений (кроме общепринятых, например «ООО»), исправлений, зачёркиваний․
• Используются синие, фиолетовые или чёрные чернила/шариковая ручка․
• Запись заверяется подписью уполномоченного лица отдела кадров (или руководителя) и печатью организации (если используется)․
• Дата внесения записи (текущая дата) и подпись ставятся в графе 2 (или в специально отведённом месте в конце раздела)․

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2023 года ведение ЭТК становится обязательным для большинства работодателей․ Процедура аналогична, но оформляется в электронном виде:

1. В программном обеспечении для ведения кадрового учёта (например, в 1С:Зарплата и управление персоналом) создаётся новая запись в разделе «Трудовая деятельность»․
2. В поле «Наименование организации» вносится та же формулировка: «ООО ‘Старое название’ с переименовано в ООО ‘Новое название'»․
3. В поле «Основание» указываются реквизиты документов․
4. Запись автоматически нумеруется и подписываеться электронной подписью (ЭП) ответственного лица․
5. Сотрудник должен быть ознакомлен с этой записью под роспись (в бумажном журнале ознакомления или в самой ЭТК)․

Важно: При увольнении сотрудника, имеющего в ЭТК запись о переименовании, в трудовой договоре и в самой ЭТК в качестве работодателя будет указано уже новое наименование․ Скан-копия приказа об увольнении также должен быть с новым наименованием․

Что делать с трудовыми договорами?

Переименование организации является изменением существенных условий трудового договора (п․ 1 ч․ 1 ст․ 74 ТК РФ)․

• Работодатель обязан в письменной форме уведомить каждого сотрудника об изменении наименования․
• Рекомендуется оформить дополнительные соглашения к трудовым договорам с изменённым наименованием работодателя․ В соглашении указывается: «На основании протокола․․․ наименование работодателя в трудовом договоре от ․․․ изменено․ Трудовой договор продолжает действовать в части, не противоречащей настоящему изменению»․
• Доп․ соглашение подписывается сторонами и вкладывается в личное дело сотрудника (или в ЭТК)․

Частые вопросы и ошибки

Можно ли не делать запись, если сотрудник уволен?

Нет․ Запись о переименовании вносится в трудовую книжку всех работающих на момент изменения сотрудников, независимо от планируемого увольнения․ Это необходимо для корректного отражения всего периода работы в одной организации․

Что если запись пропущена?

Если запись не была внесена вовремя, её необходимо сделать задним числом (на дату, когда должно было быть внесено изменение) с указанием текущей даты внесения в графе 2․ Основанием будет служить тот же приказ/протокол о переименовании и, возможно, новый приказ об исправлении записей․

Меняется ли номер СНИЛС или ИНН?

Нет․ При простом переименовании (без реорганизации в виде слияния, разделения) все реквизиты организации, включая ИНН, ОГРН, КПП (может измениться, если меняется правовая форма), остаются прежними․ СНИЛС работников не меняется․

Как отразить смену названия и фамилии индивидуального предпринимателя?

Аналогичный порядок․ В графе 3 указывается: «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович (ИП Иванов И․И․) с сменил фамилию на Петров, наименование ИП изменено на ИП Петров И․И․»․ Основание, заявление о смене данных в ЕГРИП и выписка из него․

Соблюдение этих правил гарантирует, что весь трудовой стаж работника будет непрерывно и корректно отражён в его трудовой книжке, что критически важно для назначения пенсии и других социальных выплат․